مزایای استفاده از نرم‌افزار کنترل اسناد برای کارمندان جدید

در این محتوا سه مورد از مزایای استفاده از نرم‌افزار کنترل اسناد برای کارمندان جدید مورد بررسی قرار می گیرد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد برنامه مدیریت اسناد به شماره‌های قبلی مقالات مراجعه کنید.

اقدام به کارگیری کارکنان جدید بخش مهمی از مدیریت منابع انسانی هر شرکتی است. با این حال، تلاش برای مدیریت اسناد و در عین حال هماهنگ کردن آموزش در مورد سیاست ها و رویه های شرکت، اغلب می تواند یک فرآیند پیچیده باشد.

مورد دوم می تواند انجام وظایف اساسی تر را مختل کند. از جمله: آشنایی کارمندان جدید با محیط شرکت و آموزش آنها در مورد نقش تیمی.

بیشتر بخوانید: مزایای نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد

مزایای استفاده از نرم‌افزار کنترل اسناد

خوشبختانه، یک نرم افزار کنترل اسناد مانند مدیرت اسناد پرشین می تواند به بی دردسر کردن این فرآیند برای تجارت شما کمک کند. سیستم‌های کنترل اسناد، ردیابی مدارک کارمندان را ساده می‌کنند. سپس به جای اینکه کارمندان با پر کردن فرم تحت فشار قرار بگیرند، تیم منابع انسانی شما می‌تواند بر بهبود تجربه استخدامی جدیدتان تمرکز کند. حال بیایید نگاهی به سه مزیت استفاده از نرم افزار کنترل اسناد برای کارمندان جدید بیندازیم:

ایمنی اسناد حیاتی منابع انسانی

محرمانه بودن اولویت بالایی برای بخش های منابع انسانی دارد. این منابع باید توسط تیم مربوطه مدیریت شوند. اسناد مهمی مانند درخواست ها، رزومه ها، اسناد جبران خسارت کارگران، بررسی عملکرد، اطلاعات استخدام، اطلاعات بیمه، اسناد حقوق و دستمزد و موارد دیگر.

بیشتر بخوانید: مدیریت محتوای سازمانی: اهمیت، مزایا و سوالات متداول

هنگام استفاده از سیستم مدیریت اسناد دستی، کاغذبازی کارکنان با اطلاعات حساس مستعد خطاهای انسانی است. اینجاست که مسیرهای حسابرسی و مدل امنیتی چند لایه مدیرت اسناد پرشین وارد می‌شود. سیستم کنترل اسناد ما دارای کنترل داده‌های قوی و در عین حال قابل تنظیم با امنیت سایبری پیشرفته است.  این برنامه تضمین می‌کند که اسناد شما فقط در دسترس کاربرانی است که شما مجاز می‌کنید.

با اجرای مسیرهای حسابرسی، مدیرت اسناد پرشین ایجاد، اصلاح، بررسی، تایید و حذف سوابق را به همراه مهرهای تاریخ و زمان کامپیوتری برای هر سند در سیستم خود پیگیری می کند. این دو فرآیند با هم هر گونه خطر امنیتی را که ممکن است شرکت شما با آن مواجه شود را از بین می برد و اطلاعات کارکنان شما را کاملاً محرمانه نگه می دارد.

بیشتر بخوانید: مدیریت اسناد دیجیتال (DM) و بهبود مدیریت ارتباط با مشتری

رعایت مقررات پرسنلی و منابع انسانی

به همان اندازه که آموزش استخدام‌های جدید مهم است، اطمینان از اینکه این روش‌های آموزشی تحت سطوح مختلف انطباق مورد انتظار صنعت شما قرار می‌گیرند، ضروری‌تر است. پیگیری قوانین مختلف حاکم بر اعضای تیم شما می تواند بسیار چالش برانگیز باشد.

با این حال، استفاده از یک سیستم کنترل اسناد که این مقررات را پیگیری می‌کند، تضمین می‌نماید که فعالیت‌های منابع انسانی و پرسنل شرکت شما به خوبی در این محدوده‌های انطباق است.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی پرشین به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با کنترل نسخه، کنترل تغییر، و ویژگی‌های مدیریت آموزش که به کسب‌وکار شما کمک می‌کند اسناد لازم را به‌سرعت و آسان به‌روزرسانی کند. تأییدیه‌ها را دریافت و کارکنان مناسب را برای حفظ انطباق آموزش دهد. با حوزه نظارتی در حال تغییر همگام شوند. و هنگامی که زمان حسابرسی دولتی فرا می رسد، می توانید به راحتی اسناد مورد نیاز را بازیابی و گزارش دهید. در این حال ساعت ها غربالگری از طریق کاغذبازی حذف می شود.

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت اسناد (DMS): ابزاری قدرتمند برای تغییر گردش کار شما

نرم‌افزار کنترل اسناد: مدیریت سوابق آموزش کارکنان

برنامه ریزی و اجرای دوره های آموزشی در سراسر یک شرکت مستلزم سازماندهی و هماهنگی زیادی است. به ویژه شرکت هایی که دارای شعبه‌های متعدد هستند. تلاش برای انجام این فرآیندها در صفحات گسترده و سیستم های یکپارچه، خطای انسانی را افزایش می دهد و مدیریت یک برنامه آموزشی جامع را به یک کار فرسایشی تبدیل می کند.

با نرم‌افزاری مانند مدیرت اسناد پرشین، اسناد شما در مرکز قرار می‌گیرند و به شما این امکان را می‌دهند تا الزامات آموزشی را بر اساس عنوان شغلی، مدیریت فهرست‌ها، درک مطلب تست‌ها و نتایج رویدادهای آموزشی را در یک مکان تعریف کنید. به شرکت شما ابزارهای مورد نیاز برای ارائه آموزش به همه کارکنان شما، چه در دفتر شما و چه در سرتاسر جهان ارائه می‌شود و با اطمینان، مطابقت با آموزش شما را با چند کلیک به حسابرسان نشان می‌دهد.

بیشتر بخوانید: نحوه بهبود کارایی با سیستم مدیریت اسناد (DMS)

نرم‌افزار کنترل اسناد پرشین سیستم، می توانید تمام این فرآیندها را ساده کنید. به جای صرف زمان و منابع گرانبها برای سازماندهی فایل های منابع انسانی و مدیریت آموزش به صورت دستی و سنتی، مدیرت اسناد پرشین کارهای سنگین را برای شما انجام می دهد.

وقت آن است که بدانید چگونه سیستم کنترل اسناد مدیرت اسناد پرشین می تواند فرآیندهای مدیریت آموزشی شما را ساده و در زمان و هزینه شما صرفه جویی کند. همین امروز یک نسخه آزمایشی از ما دریافت کنید.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد  . برنامه اسناد دیجیتال .  نرم افزار آرشیو اسناد . برنامه آرشیو اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد . برنامه آرشیو دیجیتال اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک . نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک . بایگانی اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد . برنامه بایگانی الکترونیک . نرم افزار آرشیو دیجیتال . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار بایگانی الکترونیک . نرم افزار مدیریت اسناد