با رشد سریع کسب و کارها در عصر دیجیتال، نیاز به مدیریت حجم زیادی از اطلاعات و اسناد پدیدار شده است. در حالی که روش های سنتی مدیریت اسناد می تواند زمان بر، پرهزینه و پیچیده باشد، یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) به کسب و کارهای مدرن کمک می کند تا بر این چالش ها غلبه کنند.
در این مقاله، مفهوم سیستم مدیریت اسناد را به تفصیل بررسی خواهیم کرد و در مورد چگونگی سودمندی کسب‌وکارها در فرآیند تحول دیجیتال بحث خواهیم کرد.
سیستم مدیریت اسناد (DMS) چیست؟
سیستم مدیریت اسناد (DMS) یک سیستم نرم افزاری است که به کسب و کارها اجازه می دهد اسناد را به صورت الکترونیکی ذخیره، سازماندهی، اشتراک گذاری و ردیابی کنند. هدف اصلی DMS بهینه سازی گردش کار اسناد شما، افزایش کارایی و کارآمدتر کردن فرآیندهای تجاری شما است.
مدیریت اسناد به صورت الکترونیکی:
به جای مدیریت اسناد سنتی مبتنی بر کاغذ، باعث صرفه جویی در زمان، کاهش از دست رفتن داده ها و دسترسی سریع به اطلاعات می شود.
بیشتر بخوانید: نحوه بهبود کارایی با سیستم مدیریت اسناد (DMS)
ویژگی های سیستم مدیریت اسناد
ویژگی های زیادی وجود دارد که در اختیار کسب و کارها قرار می دهد. در اینجا چند ویژگی مهم وجود دارد:
ذخیره سازی الکترونیکی اسناد:
به شما امکان می دهد اسناد را به صورت الکترونیکی ذخیره کنید. به این ترتیب نیاز به ذخیره سازی فیزیکی فایل ها را از بین می برد. باعث صرفه جویی در فضای اداری می شود.
ویرایش و کنترل نسخه:
سیستم مدیریت اسناد به شما امکان سازماندهی اسناد و پیگیری نسخه های مختلف را می دهد. با استفاده از این ویژگی می توانید تغییرات سند را لغو کنید و به نسخه های قبلی دسترسی پیدا کنید.
سهولت جستجو و دسترسی:
به شما امکان می دهد به سرعت به اسناد و مدارک دسترسی داشته باشید. با جستجوی کلمات کلیدی، برچسب ها یا محتوای متنی می توانید به راحتی سند مورد نظر خود را پیدا کنید.
امنیت:
سیستم مدیریت اسناد اقدامات امنیتی مختلفی را برای تضمین امنیت اسناد ارائه می دهد. با ویژگی هایی مانند مجوز کاربر، رمزگذاری و نظارت، حفاظت از اطلاعات حساس را در برابر دسترسی های غیرمجاز تضمین می کند.
اتوماسیون گردش کار:
یکی از قدرتمندترین ویژگی های، قابلیت خودکارسازی گردش کار است. مراحل گردش کار مانند فرآیندهای تأیید اسناد، اعلان ها و یادآوری ها را می توان به طور خودکار انجام داد، کارایی را افزایش داد و خطاها را کاهش داد.
بیشتر بخوانید: ویژگی های انطباق مدیریت اسناد و امنیت پیشرفته
مزایای سیستم مدیریت اسناد برای مشاغل
یک سیستم مدیریت اسناد تعدادی از مزایای را برای مشاغل ارائه می دهد. در اینجا برخی از مزایای مهم وجود دارد:
بهره وری و صرفه جویی در زمان:
فرآیندهای پردازش اسناد را تسریع می کند و کارایی را افزایش می دهد. کارمندان در زمان بیشتری صرفه جویی می کنند زیرا عملیات هایی مانند جستجوی اسناد، اشتراک گذاری و همکاری سریعتر انجام می شود.
کاهش هزینه:
DMS هزینه های مدیریت اسناد فیزیکی مانند کاغذ، چاپگر و ذخیره سازی را کاهش می دهد. همچنین از هزینه های ناشی از گم شدن یا آسیب دیدن اسناد جلوگیری می کند.
همکاری بهتر:
یک سیستم مدیریت اسناد به اعضای تیم اجازه می دهد تا به طور همزمان روی اسناد کار کنند و به روز رسانی را در زمان واقعی انجام دهند. این امر همکاری را افزایش می دهد و پروژه ها را قادر می سازد تا به طور مؤثرتری مدیریت شوند.
قابلیت ردیابی و انطباق:
فرصتی برای نظارت بر حرکات اسناد ارائه می دهد. شما می توانید به اطلاعاتی مانند افرادی که کدام سند را مشاهده کرده یا تغییر داده اند دسترسی داشته باشید. همچنین اسناد و مدارک را سازماندهی می کند و قابلیت ممیزی را برای برآوردن الزامات انطباق فراهم می کند.
بیشتر بخوانید: چگونه DMS می تواند به رعایت GDPR کمک کند؟
مزایای سیستم مدیریت اسناد
سیستم مدیریت اسناد یک سیستم نرم افزاری است که به کسب و کارها امکان ذخیره، سازماندهی، اشتراک گذاری و ردیابی اسناد را به صورت الکترونیکی می دهد. با بهینه سازی گردش کار اسناد، کارایی را افزایش می دهد و فرآیندهای تجاری را موثرتر می کند.
ذخیره سازی و جستجوی اسناد را آسان می کند.
باعث افزایش کارایی و سرعت بخشیدن به فرآیندهای تجاری می شود.
هزینه ها را کاهش می دهد و نیاز به ذخیره سازی فایل های فیزیکی را از بین می برد.
این همکاری را بهبود می بخشد و به اعضای تیم امکان می دهد همزمان روی سند کار کنند.
این قابلیت ردیابی و انطباق را فراهم می کند و به شما امکان می دهد حرکات اسناد را ردیابی کنید و با الزامات مطابقت کنید.
در مورد نرم افزار سهام بخوانید.
سیستم مدیریت اسناد چگونه کار می کند؟
اسناد را به صورت الکترونیکی اسکن می کند یا آنها را مستقیماً در قالب های الکترونیکی دریافت می کند. سپس اسناد را در یک پایگاه داده ذخیره و سازماندهی می کند. کاربران می توانند به اسناد دسترسی، ویرایش، اشتراک گذاری و ردیابی داشته باشند. DMS به طور کلی از ویژگی هایی مانند جستجوی کلمه کلیدی، کنترل نسخه، مجوز، و اتوماسیون گردش کار پشتیبانی می کند.
چگونه از امنیت سیستم مدیریت اسناد اطمینان حاصل کنیم؟
از اقدامات مختلفی برای تضمین امنیت استفاده می کند. اینها شامل ویژگی هایی مانند احراز هویت کاربر، رمزگذاری، پشتیبان گیری از داده ها، فایروال و نظارت است. حفاظت از اطلاعات حساس در برابر دسترسی های غیرمجاز و تضمین امنیت داده ها یکی از اهداف اولیه است.
برای چه نوع مشاغلی مناسب است؟
برای مشاغل در هر اندازه و در همه بخش ها مناسب است. می تواند نیازهای مدیریت اسناد کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ را برآورده کند. مشاغل در بسیاری از بخش های مختلف مانند شرکت های حقوقی، موسسات مالی، صنعت مراقبت های بهداشتی، شرکت های تولیدی می توانند از DMS استفاده کنند.
چگونه DMS را در کسب و کار ادغام کنیم؟
DMS اغلب به عنوان نرم افزار سازمانی ارائه می شود و می تواند با زیرساخت های موجود فناوری اطلاعات کسب و کار ادغام شود. استفاده از DMS را می توان با توجه به نیازها و مقیاس کسب و کار سفارشی کرد. برخی از مشاغل سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر را ترجیح می دهند، در حالی که برخی دیگر ممکن است از سرورهای محلی یا یک راه حل ترکیبی استفاده کنند.
تأثیر آن بر فرآیند تحول دیجیتال چیست؟
DMS نقش مهمی در فرآیند تحول دیجیتال کسب و کارها ایفا می کند. تغییر از مدیریت اسناد مبتنی بر کاغذ به مدیریت اسناد دیجیتال باعث افزایش کارایی، کاهش هزینه ها، بهبود همکاری و بهینه سازی فرآیندهای تجاری می شود. علاوه بر این، مدیریت اسناد دیجیتال به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا رویکردی پایدارتر و سازگار با محیط‌زیست را اتخاذ کنند.
چگونه را انتخاب و پیاده سازی کنیم؟
انتخاب و پیاده سازی DMS بسته به نیازها و اهداف کسب و کار انجام می شود. تعیین الزامات مدیریت اسناد کسب و کار، ارزیابی سیستم های موجود، تماس با ارائه دهندگان راه حل و درخواست نسخه نمایشی بسیار مهم است. علاوه بر این، آموزش کاربران و برنامه ریزی فرآیند انتقال نیز برای اجرای موفقیت آمیز مهم است.
بیشتر بخوانید: آماده شدن برای انطباق با GDPR
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار آرشیو اسناد . برنامه آرشیو اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد . برنامه آرشیو دیجیتال اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک . نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک . بایگانی اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد . برنامه بایگانی الکترونیک . نرم افزار آرشیو دیجیتال . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار بایگانی الکترونیک . نرم افزار مدیریت اسناد
