مدیریت اسناد یا مدیریت سوابق، مجموعه ای از برنامه ها و نرم افزار هاست که در ایجاد و تنظیم اسناد، ذخیره سازی و محافظت از آنها، سهولت دسترسی و تنظیم این اسناد، نقش دارد.
اطلاعات متعلق به شرکت ها و سازمان ها در رسانه های مختلف ضبط شده است. به همین دلیل، اسناد به مهمترین منابع موسسات تبدیل شده اند.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.
برای موفقیت یک سازمان و ایجاد نظم سازمانی در شرکت مورد نظر، اسناد موجود در این سازمان ها باید به طور کارآمد مورد استفاده قرار گیرد و برای استفاده کارآمد مدیریت شود. بنابراین، با توجه به مطالب ذکر شده، مفهوم مدیریت اسناد، که سازماندهی، حفاظت و استفاده صحیح از اسناد می باشد، پدید آمده است.
تولید و استفاده از اسناد از دوران باستان وجود داشته است، اما مفهوم مدیریت اسناد از قرن ۲۰ میلادی تبدیل به یک رشته شد که در حال حاضر حدود ۸۵ درصد شرکت های تازه تاسیس و یا سازمانهایی با سابقه ی کار بالا، از نرم افزار های مدیریت الکترونیک اسناد استفاده می کنند.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد
اطلاعات یک سازمان عنصر بسیار مهمی است. تلاش برای مدیریت اطلاعات با توجه به اهمیت بسیار بالای اطلاعات و اسناد مربوط به آنها، یک ضرورت است. این سازمان ها را بر آن می دارد تا از حفظ اسناد به شکل سنتی فاصله گرفته و فناوری های روز جهان است استفاده کنند.
ساختارهای در حال رشد و پیچیده نهادها و سازمان ها باعث می شود اسناد بیشتری مورد استفاده قرار گیرد. تعداد این اسناد بسته به تعداد شرکا و مشتریان و شرکت هایی که سازمان مورد نظر با آنها در ارتباط است، متغییر است.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
استفاده از برنامه مدیریت الکترونیک اسناد، که یک موسسه، شرکت و یا سازمان برای استفاده صحیح از این اسناد اعمال خواهد کرد، مزایای بسیاری را برای استفاده کنندگان فراهم می کند.
مدیریت اسناد الکترونیکی یا مدیریت سوابق الکترونیکی، نرم افزاری برای انتقال اسناد موجود در محیط فیزیکی به رسانه های الکترونیکی یا تولید اسناد در محیط الکترونیکی و کنترل، ویرایش، استفاده و بایگانی این اسناد است.
امروزه این سیستم در کشورهای پیشرفته رواج یافته است. ایران نیز همگام با این کشورهاست و نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد طراحی شده توسط شرکت پرشین سیستم، با نرم افزار های مدیریت اسناد این کشورها، برابری می کند.
در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.
مزایای مدیریت الکترونیک اسناد
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد، اسناد موجود و اسنادی که در حال ایجاد هستند را کنترل و مورد بازرسی قرار می دهند. دسترسی به سند را در صورت تمایل برای استفاده تسهیل می کنند. اسنادی را که از تاریخ گذشته است متمایز کرده و از اسناد محافظت می کنند.
هدف دیگر کمک به بایگانی ملی است. که از هر نظر منبعی برای دولت است. بستر آن را ایجاد کرده و به شکل گیری آن کمک می کند.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
مدیریت الکترونیک اسناد، از طریق برنامه ها و فرآیندهای خاص و اطمینان از کنترل آنها در افزودن اسناد به بایگانی ملی نقش دارد.
از دیگر مزایای آن میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
-
ارائه پشتیبانی قانونی و اسناد قانونی.
-
مرجع اسناد جدید.
-
ارائه یک رویکرد سیستماتیک برای بررسی اسناد.
-
افزایش کارایی شرکت.
-
محافظت از پرونده های ارزشمند.
-
جلوگیری از تولید اسناد غیرضروری.
-
تأمین نیازهای اطلاعاتی شرکت و سازمان.
-
حفظ تاریخچه سازمان.
-
ارائه صلاحیت برای مطالعات بایگانی.
-
پیشگیری از هدر رفت کاغذ و لوازم التحریر و کاهش هزینه ها.
-
کمک به حفظ محیط ریست
-
مدیریت اسناد الکترونیکی.
-
جستجوی سریع و راحت.
در مورد برنامه مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد شرکت پرشین سیستم، تمام نیاز های مربوط به مدیریت الکترونیک اسناد را برای سازمان ها، شرکت ها و موسسات برطرف کرده است.
