مدیریت اسناد دیجیتال (DM) و بهبود مدیریت ارتباط با مشتری

آیا از سیستم مدیریت اسناد دیجیتال (DM) خود برای بهبود مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) استفاده می کنید؟

باید بدانید که حداکثر ارزش را از دارایی های مدیریت اسناد خود استخراج کنید. سپس داده ها را برای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) متمرکز کنید.

اینکه چقدر سریع، گسترده و دقیق اطلاعات در سراسر یک کسب و کار در دسترس است برای موفقیت مهم است. پاسخ‌های کند و نادرست می‌تواند فاجعه‌بار باشد و منجر به تصمیم‌گیری ضعیف، ترک خرید و فرار مشتری شود.

بیشتر بخوانید: مدیریت اسناد: ابزار مدیریت ریسک

تاریخچه مدیریت اسناد دیجیتال

سرگذشت مدیریت اسناد (DM) شگفت انگیز است. با کنار گذاشتن نقاشی‌های غار به‌عنوان یک انبار داده، مهم‌ترین عامل تغییر بازی، اختراع کابینت بایگانی بود. نوآوری ادوین سیبلز در دهه ۱۸۸۰ مشکلاتی را در جهانی که با هرج و مرج مدیریت اسناد روبرو بود حل کرد. در طول قرن بعد، مردم حداقل می‌دانستند کجا به دنبال اسناد بگردند.

DM متعاقباً از طریق سرورها، رایانه شخصی، جستجو، اسکن، ابر و دستگاه‌های هوشمند تکامل یافت. امروزه هدف در DM یافتن اطلاعات بر اساس «چیزی است» است و نه محدود شدن به «محل قرارگیری یا ذخیره‌سازی آن».

داده های متمرکز به نفع همه است

هدف اصلی امروز باید متمرکز کردن اسناد باشد. در حالی که DM برای اولین بار در محیط‌های پشتیبان مانند حساب‌ها نصب شد، هدف امروزی یکپارچه‌سازی سیستم‌ها است. به طوری که DM برای همه بخش‌ها به نفع کل کسب‌وکار، از جمله کارکنان مشتری، کار می‌کند.

زمانی که «نسخه‌ای از حقیقت» فوراً در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد – در فاکتورها، قراردادها، تأییدیه‌ها، پرداخت‌ها، شکایات، نظرات و مکاتبات ایمیلی – یک پایه قابل اعتماد برای مراقبت عالی از مشتری فراهم می‌کند.

بیشتر بخوانید: آینده مدیریت اسناد: راه‌حل‌های مدیریت اسناد

تکثیر سیستم های مدیریت نتیجه معکوس دارد

همه‌گیری کووید، به دلایل بسیاری، از نیاز به جای دادن کارگران راه دور گرفته تا نیاز به یافتن کارایی هزینه‌ها در زمانی که کسب و کار عادی به شدت مختل شده بود، تحول دیجیتال را تسریع بخشید.

یک رشته خاص از پاسخ منجر به افزایش تعداد سیستم‌های اداری مستقر در یک کسب‌وکار به ۱۰ مورد شد که خود مشکلاتی را ایجاد می‌کند. تکثیر برنامه‌ها و سیستم‌ها به این معنی است که اطلاعات به اندازه زمانی که اسناد در کابینت‌های بایگانی نگهداری می‌شد، محو و قطع می‌شوند. که مانع از انجام کار درست کارمندان و تیم‌های خدمات مشتری می‌شود.

یک راه حل موثر CRM باید شامل یکپارچه سازی سیستم های تجاری و متمرکز سازی داده ها باشد.

پاسخ فوری در تجارت انتظار می رود

ما در جهانی زندگی می کنیم که در آن بی واسطه بودن یک انتظار اساسی است. در محیط‌های امروزی، میانگین زمانی که خریداران برای صف‌بندی آماده می‌شوند، تنها شش دقیقه قبل از ترک تلاش برای خرید است (منبع: آی‌تی نیوز آنلاین).

مدیریت تحمل؛ یکی از ملاحظات مهم در استراتژی رضایت مشتری و یک جنبه کلیدی در ایجاد وفاداری مشتری است. سازمان هایی که به دنبال کسب مزیت نسبت به رقبای خود هستند می دانند که ارائه خدمات عالی به مشتریان یک عامل تعیین کننده است.

بیشتر بخوانید: چگونه DMS در فضای ابری انعطاف‌پذیری سایبری را ایجاد می‌کند؟

تجارب انتظار فعال به جای منفعل ایجاد کنید

افراد زمانی کمترین تحمل را دارند که تجربه انتظارشان منفعل باشد. مانند زمانی که در صف می ایستند. DM به عنوان یک ابزار مدیریت روابط، کاربران را قادر می سازد تا به کل تاریخچه مشتری – یا کارمند یا تامین کننده – دسترسی داشته باشند تا به سرعت با مسائل برخورد کنند و به سؤالات پاسخ دهند.

با بهره مندی از توابع جستجوی متن و سند فوری، کارکنان دانش می توانند به طور فعال و مثبت با کارکنان، مشتریان و تامین کنندگان تعامل داشته باشند. هیچ خطری وجود ندارد که نتوانید اطلاعاتی را پیدا کنید یا خطر اطلاعات تکراری که می تواند وضعیت را سردرگم یا بدتر کند وجود ندارد.

داده های متمرکز برای CRM بسیار مهم است

هنگامی که به دنبال راه هایی برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان هستند، کسب و کارها معمولاً آموزش کارکنان را در نظر می گیرند. در حالی که آموزش می تواند به دستیابی به اهداف تجاری کمک کند، سیستمی که اغلب نادیده گرفته می شود، مدیریت اسناد موثر است.

استراتژی مدیریت اسناد فقط در مورد بهبود گردش کار سازمانی نیست. این در مورد افزایش عملکرد هر فرآیند تجاری است. راه های متعددی وجود دارد که DM رضایت مشتری را افزایش می دهد.

بیشتر بخوانید: مزیت نرم افزار مدیریت ارسال برای مشتریان (بخش اول)

زمان پاسخ سریعتر با DM متمرکز

با استفاده از اطلاعات دقیق با کارکنان و مشتریان تعامل فعال داشته باشید.

راندمان هزینه بیشتر

فرآیندهای تجاری کارآمد بهره وری را در هر بخش بهبود می بخشد.

دارایی های DM فعلی را به حداکثر برسانید

DM چندین سیستم مستقل را پل می کند و ROI را در پیاده سازی های قبلی ایجاد می کند.

بیشتر بخوانید: مزیت نرم افزار مدیریت ارسال برای مشتریان (بخش دوم)

خطاهای کمتر

متمرکزسازی ناسازگاری های مرتبط با سیستم های متعدد را حذف می کند. اتوماسیون گردش کار خطر خطای انسانی و نظارت را کاهش می دهد.

همکاری راحت تر

همه از هر مکانی به یک فایل دسترسی دارند.

سازمان شما این قدرت را دارد که کارکنان و مشتریان خود را به بزرگترین حامیان خود یا به سرسخت ترین منتقدان خود تبدیل کند. همه چیز از این شروع می شود که چگونه روش های تعامل شما به رفع نیازهای آنها کمک می کند.

در مورد نرم افزار سهام بخوانید.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد  . برنامه اسناد دیجیتال .  نرم افزار آرشیو اسناد . برنامه آرشیو اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد . برنامه آرشیو دیجیتال اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک . نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک . بایگانی اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد . برنامه بایگانی الکترونیک . نرم افزار آرشیو دیجیتال . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار بایگانی الکترونیک . نرم افزار مدیریت اسناد