نرم افزار مدیریت اسناد؛ نحوه صرفه جویی در هزینه

نحوه صرفه جویی در هزینه با نرم افزار مدیریت اسناد در این محتوا آورده شده است. جهت کسب اطلاعات بیشتر درمورد نرم افزار اسناد پرشین سیستم با ما تماس بگیرید.

با پایان یافتن سال ۲۰۲۳، بسیاری از شرکت ها در حال تصویب بودجه سال ۲۰۲۴ خود بودند. از آنجایی که شرکت شما به دنبال بهبود کارایی و متمایل شدن به هزینه های غیرضروری است، ممکن است زمان آن رسیده باشد که در نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) سرمایه گذاری کنید.

اگر سازمان شما اسناد و فرآیندهای مختلفی مانند سیاست ها، رویه ها و آموزش کارکنان را مدیریت می کند. یک DMS می تواند فرآیندهای داخلی شما را ساده کند. در عین حال در هزینه شما صرفه جویی کند.

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت فایل الکترونیکی؛ امنیت ابری

صرفه جویی با نرم افزار مدیریت اسناد

انتقال به یک DMS ممکن است کاری پیچیده به نظر برسد. اما در واقع می‌تواند فرآیندی بدون دردسر با فروشنده نرم‌افزار مناسب باشد. در ادامه بخوانید تا بیاموزید که چگونه برنامه های مدیریت اسناد دیجیتال می توانند با افزایش کارایی کلی شرکت و کاهش قابلیت اطمینان شما روی کاغذ، در زمان و هزینه شرکت شما صرفه جویی کنند.

بیشتر بخوانید: مزایای استفاده از نرم‌افزار کنترل اسناد برای کارمندان جدید

افزایش کارایی کلی دفتر

شرکت شما نمی تواند وقت خود را برای مرتب سازی و تلاش برای یافتن اسناد تجاری ضروری تلف کند. چه در حال حاضر آنها را در فایل های فیزیکی یا در چندین پلت فرم دیجیتال مختلف ذخیره کنید، ارتقاء به DMS کارایی کارمندان شما را افزایش می دهد.

طبق گزارش McKinsey، کارکنان به طور متوسط ۱٫۸ ساعت در روز (۹٫۳ ساعت در هفته) را صرف جستجو و جمع آوری اطلاعات شرکت می کنند. علاوه بر این، حدود ۲۰ درصد از ساعات کاری صرف جستجوی اطلاعاتی می‌شود که برای کارمندان برای انجام مؤثر کارشان ضروری است. تغییر به DMS به شرکت شما اجازه می دهد تا این اعداد را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.

متمرکز شدن فایل ها در یک بستر

سیستم های مدیریت اسناد یک مکان مرکزی برای تمام اسناد، رسانه ها و فایل های کسب و کار شما فراهم می کند. کارمندان نیازی به صرف ساعت‌ها برای جستجوی خط‌مشی یا رویه‌ای که نیاز به به‌روزرسانی دارند، نخواهند داشت.

آنها به سادگی وارد DMS خود می شوند و هر سندی که ممکن است نیاز داشته باشند در چند ثانیه در دسترس است. زمانی که کارمندان شما صرف انجام کارهای اداری یا بازیابی اسناد گمشده می‌کنند، می‌تواند برای فعالیت‌های تجاری ضروری‌تر و مهم‌تر، افزایش کارایی کلی و صرفه‌جویی در هزینه استفاده شود.

بیشتر بخوانید: مدیریت اسناد دیجیتال (DM) و بهبود مدیریت ارتباط با مشتری

کاهش قابلیت اطمینان روی کاغذ

اگر هنوز از یک سیستم کاغذی سنتی استفاده می کنید، تغییر به برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی به شرکت شما کمک می کند تا وابستگی خود را به کاغذ کاهش دهد. در هزینه های بایگانی، نگهداری و چاپ صرفه جویی کند. این سوئیچ تأثیر مثبتی بر سود نهایی شرکت شما خواهد داشت.

نکته:

به گفته شرکت حسابداری Coopers & Lybrand، شرکت های آمریکایی به طور متوسط حدود ۲۰ دلار برای هزینه های نیروی کار برای تشکیل پرونده، ۱۲۰ دلار برای کار مورد نیاز برای یافتن یک سند اشتباه و ۲۲۰ دلار برای بازتولید یک سند گم شده هزینه می کنند.

این گروه بیان می‌کند که «شرکت‌ها به طور متوسط ۲۵۰۰۰ دلار برای پر کردن یک کابینت معمولی چهار کشو هزینه می‌کنند، ۲۰۰۰ دلار برای نگهداری آن سالانه». با اجرای ساده یک DMS، این هزینه های شرکت را می توان به طور کامل حذف کرد و هزاران دلار در کسب و کار شما در سال صرفه جویی کرد.

بیشتر بخوانید: چگونه DMS در فضای ابری انعطاف‌پذیری سایبری را ایجاد می‌کند؟

به عنوان مثال:

Imperial Manufacturing، مستقر در پورتلند، تخمین می زند که تنها با استفاده از یک نرم افزار اسناد، سالانه ۶۵۰۰ دلار صرفه جویی می کند. رکس پلومبون، مدیر حسابداری امپریال اظهار می کند:

با استفاده از یک سیستم نامگذاری فایل جهانی، پایگاه داده ما اطلاعات را دارد. نتیجه نیروی کار مجهزتر است که نه تنها کارآمد است، بلکه در سطح بالاتری نیز ارتباط برقرار می کند. سیستم بدون کاغذ همچنین هزینه هایی را که شاید فکرش را نمی کردید کاهش می دهد. تونر، تمبر و لوازم التحریر. تغییر از سیستم مدیریت اسناد کاغذی به دیجیتال یک موقعیت برد-برد برای کسب و کار شما است. هر گونه هزینه اولیه مرتبط با DMS در درازمدت ارزشمند خواهد بود، زمانی که اثرات بدون کاغذ بر نتیجه شرکت شما تأثیر مثبت بگذارد. و صرفه جویی در هزینه به کنار، یک شرکت بدون کاغذ نیز یک شرکت دوستدار محیط زیست است.

بیشتر بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب رایگان

نرم افزار مدیریت اسناد پرشین سیستم

نرم افزار مدیریت اسناد ما، کاربر پسند است و به راحتی قابل تنظیم است تا با موارد منحصر به فرد کسب و کار شما مطابقت داشته باشد. چه بخواهید کار کوچکی را با فرصت رشد شروع کنید، چه بخواهید یک راه حل سازمانی با ویژگی های غنی با مقیاس پذیری نامحدود، برنامه آرشیو دیحیتال اسناد پرشین برای سازمان شما انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است. و با خدمات انتقال، جابه جایی داده‌های شما به سیستم کنترل اسناد همیشه آسان است.

ما با افتخار خدمات بی نظیری به مشتریان ارائه می دهیم تا به شما و تیم شما کمک کنیم تا این برنامه را در سازمان خود ادغام کنید. برای یک نسخه آزمایشی یا برای اطلاعات بیشتر در مورد نرم افزار آرشیو اسناد و راه حل های ابری مدیریت شده برای بهبود کارایی شرکت و کاهش قابلیت اطمینان شما روی کاغذ، با ما تماس بگیرید.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد  . برنامه اسناد دیجیتال .  نرم افزار آرشیو اسناد . برنامه آرشیو اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد . برنامه آرشیو دیجیتال اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک . نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک . بایگانی اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد . برنامه بایگانی الکترونیک . نرم افزار آرشیو دیجیتال . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار بایگانی الکترونیک . نرم افزار مدیریت اسناد