با توسعه فناوری اطلاعات، فناوری محاسبات ابری امکانات بسیاری را برای همه جنبه های کار و زندگی به ارمغان آورده است. با ارتقای مستمر، رواج و توسعه شدید دولت الکترونیک و تجارت الکترونیک، تعداد اسناد به صورت الکترونیکی روز به روز بیشتر و بیشتر می شود. همچنین استفاده از مدیریت فایل الکترونیکی رو به افزایش است.
چگونه اسناد الکترونیکی را به صورت علمی و موثر مدیریت کنیم؟
سند الکترونیکی ابزار اصلی ضروری و سابقه واقعی دولت الکترونیک و فعالیت های تجاری است. این موضوع مهمی است که دولت ها و شرکت ها در بهبود کارایی مدیریت، حفاظت از اسرار دولتی یا اسرار تجاری و کاهش هزینه های مدیریت با آن مواجه هستند.
بیشتر بخوانید: مدیریت اسناد دیجیتال (DM) و بهبود مدیریت ارتباط با مشتری
این مقاله کاربرد فناوری رایانش ابری در ساخت سیستم مدیریت فایل الکترونیکی را مورد بحث قرار می‌دهد، معماری سیستم مدیریت فایل الکترونیکی را بر اساس رایانش ابری پیشنهاد می‌کند. همچنین بحث مفصل‌تری در مورد فناوری‌های کلیدی و پیاده‌سازی می‌کند.
سیستم مدیریت فایل الکترونیکی بر اساس معماری ابری ساخته شده است تا کاربران را قادر به آپلود، دانلود، اشتراک گذاری، تنظیم نقش های امنیتی، ممیزی و بازیابی فایل ها بر اساس حالت های مختلف کند. یک سیستم مدیریت فایل الکترونیکی مبتنی بر محاسبات ابری می تواند از فناوری های ذخیره سازی ابری، امنیت ابری و رایانش ابری برای دستیابی به مدیریت یکپارچه، قابل اعتماد و ایمن فایل های الکترونیکی استفاده کامل کند.
بیشتر بخوانید: آینده مدیریت اسناد: راه‌حل‌های مدیریت اسناد
سیستم مدیریت فایل الکترونیکی؛ امنیت و فناوری محاسبات ابری
با ترویج مداوم، عمومیت و توسعه شدید دولت الکترونیک و تجارت الکترونیک، تعداد اسناد به شکل الکترونیکی در حال افزایش است. اسناد الکترونیکی ابزار اصلی ضروری و سوابق واقعی دولت الکترونیک و فعالیت های تجاری هستند. برای تحقق مدیریت علمی اسناد الکترونیکی و جلوگیری از زیان‌های هنگفت ناشی از مدیریت نادرست، تقویت تحقیقات نظری و عملی مدیریت اسناد الکترونیکی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بر اساس معماری ابری ساخته شده است و از فناوری های ذخیره سازی ابری، امنیت ابری و محاسبات ابری برای دستیابی به مدیریت یکپارچه، قابل اعتماد و ایمن فایل های الکترونیکی استفاده کامل می کند.
از طریق توسعه یک سیستم مدیریت فایل الکترونیکی مبتنی بر محاسبات ابری، کاربران می‌توانند اسناد را بر اساس حالت‌های چندگانه مدیریت کنند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار اسناد: پیدا کردن (DMS) مناسب
نظراتی بر فناوری محاسبات ابری و برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی
در حال حاضر محافل دانشگاهی در مورد تعریف رایانش ابری نظرات متفاوتی دارند و هر کدام امتیازات خاص خود را دارند.
تعریف NIST موسسه ملی استاندارد و فناوری:
رایانش ابری نوعی ارائه و انتشار سریع، همه جا حاضر، راحت، بر اساس تقاضا با حداقل قابلیت های مدیریتی یا تعامل با ارائه دهندگان خدمات است. دسترسی به الگوها به استخرهای مشترک منابع محاسباتی قابل تنظیم مانند شبکه ها، سرورها، ذخیره سازی، برنامه ها و خدمات است. در حال حاضر، رایانش ابری به طور گسترده مورد استفاده قرار گرفته است.
فنگ هویلینگ در پایان نامه دکتری خود اشاره می کند که سوابق الکترونیکی (اسناد الکترونیکی) محصول توسعه فناوری رایانه هستند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب رایگان
مدیریت مؤثر اسناد
با توسعه مستمر اسناد الکترونیکی، تعداد اسناد در حال افزایش است و محتوای اسناد روز به روز گسترده تر می شود. به منظور تحقق مدیریت علمی و مؤثر اسناد الکترونیکی، سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی پدید آمده اند.
ایجاد یک سیستم مدیریت فراگیر، دریافت و ذخیره اسناد الکترونیکی، و اطمینان از صحت، قابلیت اطمینان، یکپارچگی و در دسترس بودن اسناد الکترونیکی بخش مهمی از مدیریت است. رایانش ابری جهت جدیدی در توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات است که تأثیر بی سابقه ای بر توسعه مدیریت اسناد الکترونیکی خواهد داشت.
در جهان لیو تمام سبک های معمول محصولات مدیریت امنیت اسناد را توضیح داده است. Juris فناوری پایگاه داده مبتنی بر سند NoSQL و پیاده سازی آن را در حوزه مدیریت محتوای سازمانی پیشنهاد کرده است. Hsu یک سیستم خدمات مبتنی بر مکان (ULSS) را پیاده‌سازی کرده که مشکل رایانش ابری را برای توسعه ناکارآمد و استفاده مجدد با پتانسیل کم حل نموده است. همه اینها امکان مدیریت اسناد الکترونیکی در معماری رایانش ابری را فراهم می کند.
بیشتر بخوانید: مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم
مزایای رایانش ابری برای مدیریت اسناد الکترونیک
ویژگی ها و مزایای رایانش ابری عبارتند از:
-
مدیریت یکپارچه فایل های الکترونیکی
-
ذخیره سازی ابری فایل های الکترونیکی
-
حل و فصل انتقال و تبادل الکترونیکی فایل ها
-
اجرای خدمات یکپارچه سازی فایل های الکترونیکی
برنت گیتوود استاد دانشگاه خاطرنشان می کند که تمرکز پژوهشی فایل‌های الکترونیکی در عصر رایانش ابری باید بر نحوه اعمال قوانین مدیریت فایل در راه‌حل‌های ذخیره‌سازی اطلاعات رایانش ابری تمرکز کند. موتورهای جستجو تضمین فضای ذخیره‌سازی هستند و فضای نامحدود و جستجوی معنایی وب فرصت‌های بزرگی را برای مدیریت فایل‌ها و اسناد دیجیتالی آینده به ارمغان می‌آورد.
در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار آرشیو اسناد . برنامه آرشیو اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد . برنامه آرشیو دیجیتال اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک . نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک . بایگانی اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد . برنامه بایگانی الکترونیک . نرم افزار آرشیو دیجیتال . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار بایگانی الکترونیک . نرم افزار مدیریت اسناد
