بسیاری از شرکت ها با مشکلات حضور و غیاب کارمندان دست و پنجه نرم می کنند. کارمندان ممکن است به دلایلی مانند یک روز مرخصی تصادفی یا حتی دیرکردن، مکرراً کار را از دست بدهند.
به عنوان مثال برخی از کارشناسان ادعا می کنند که عدم رسیدن به موقع به تنهایی برای کارفرمایان ایالات متحده میلیاردها دلار در سال هزینه دارد. در حالی که روش‌های سنتی برای مهار این رفتار ممکن است بر جریمه‌هایی برای غیبت‌های غیر موجه تمرکز کند، تحقیقات فزآینده رویکرد متفاوتی را پیشنهاد می‌کنند:
بیشتر بخوانید: نرم افزار اسناد ابری (بخش اول)
انتخاب سیاست‌های زمان مرخصی مناسب به منظور بهبود حضور کارکنان
اوقات مرخصی، حضور و غیبت از موضوعات مرتبط با منابع انسانی هستند. این مقاله به این موضوع می پردازد که چگونه خط مشی های حضور و غیاب خوب طراحی شده می تواند به کاهش غیبت کارکنان کمک کند.
پی بردن به چالش های حضور و غیاب کارکنان
مدیریت و ردیابی حضور و غیاب کارکنان برای حفظ یک محیط کاری مولد کلیدی است. با این حال، بیشتر سازمان ها با غیبت های برنامه ریزی نشده کارمندان دست و پنجه نرم می کنند. که نه تنها می تواند جریان کار را مختل کند و روحیه تیم را تحت تاثیر قرار دهد، بلکه از نظر بهره وری و پول نقد عملیاتی نیز گران است.
بیایید نگاهی به برخی از مسائل رایج در مورد حضور و غیاب کارمندان بیندازیم و اینکه چگونه قوانین حضور ناکافی می تواند به مشکلات غیبت بیش از حد کمک کند.
فراتر از اختلال فوری کسب و کار ناشی از کارمندان غایب، غیبت های بیش از حد می تواند تأثیری آبشاری در سراسر سازمان شما داشته باشد. این خطرات عبارتند از:
بیشتر بخوانید: نرم افزار اسناد: پیدا کردن (DMS) مناسب
افزایش بار بر دوش همکاران:
وقتی شخصی غایب است، حتی اگر در مورد کارمندان بیمار صحبت کنیم، بار کاری آنها اغلب بر دوش همکاران می افتد، که باید این سستی را جبران کنند. این می تواند منجر به استرس، فرسودگی شغلی، کاهش روحیه کارکنان، و رنجش در میان کارکنان باقی مانده شود.
بهره وری از دست رفته:
اختلال در جریان کار و افزایش حجم کار برای کارکنان باقی مانده می تواند منجر به کاهش قابل توجهی در بهره وری کلی تیم شود. این می‌تواند بر ضرب‌الاجل‌ها، تکمیل پروژه و در نهایت روی نتیجه شرکت تأثیر بگذارد.
صدمه به شهرت:
حضور ضعیف در یک تیم می تواند تصوری از غیرقابل اعتماد بودن برای کل سازمان ایجاد کند. این می تواند به اعتبار یک شرکت نزد مشتریان و شرکا آسیب برساند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار اسناد ابری (بخش دوم)
نقش سیاست‌های مرخصی ناکافی در حضور و غیاب کارکنان
شیوه های حضور ناکافی می تواند به طور قابل توجهی به مشکلات حضور کمک کند. در اینجا به این صورت است:
فقدان انعطاف پذیری:
سیاست های سفت و سخت مرخصی که نیازهای شخصی را برآورده نمی کند، می تواند مدیریت موثر برنامه های خود را برای کارمندان دشوار کند. این می تواند منجر به غیبت در آخرین لحظه در هنگام بروز مشکلات غیرمنتظره شود.
ارتباطات نامشخص:
اگر کارمندان در مورد مراحل مرخصی مطمئن نباشند، می توانند از حقوق خود برای یک روز مرخصی در زمانی که واقعاً به آن نیاز دارند صرف نظر کنند، و در عوض به دلیل فرسودگی آنها حاضر نشوند.
با پرداختن به این مسائل و اجرای سیاست های حضور و غیاب به خوبی طراحی شده، سازمان ها می توانند محیط کاری ایجاد کنند که نرخ حضور و غیاب خوب را ارتقا دهد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد؛ قابلیت های بازیابی اطلاعات و دسترسی
۴ مزیت کلیدی سیاست های موثر در زمان استراحت
سیاست های حضور موثر یک موقعیت برد-برد را هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان ارائه می دهد. در اینجا آمده است که چگونه برنامه های مرخصی خوب طراحی شده می تواند به سازمان شما کمک کند تا میزان حضور و غیاب کارکنان را بهبود بخشد.
کاهش استرس و افزایش آرامش:
قطع ارتباط از محل کار به کارکنان اجازه می دهد تا استرس خود را کاهش دهند و دوباره شارژ شوند. این می تواند منجر به بهبود سلامت جسمی و روانی، کاهش خطر فرسودگی شغلی و بیماری و در نتیجه غیبت های برنامه ریزی نشده شود. کارمندانی که از تمام زمان تعطیلات خود استفاده می کنند، سطح استرس کمتر و سلامت کلی بهتری را گزارش می دهند.
بیشتر بخوانید: برنامه ورود و خروج ابری رایگان اندروید
فرصت های مراقبت های پیشگیرانه:
زمان مرخصی به کارمندان اجازه می دهد مرخصی استعلاجی را برنامه ریزی کنند و مراقبت های پیشگیرانه را در اولویت قرار دهند. این می تواند به نیروی کار سالم تر و غیبت های ناخواسته کمتر به دلیل بیماری منجر شود.
احساس ارزشمندی و اعتماد:
ارائه سیاست های سخاوتمندانه مرخصی نشان دهنده اعتماد به کارمندان و توانایی آنها در مدیریت مسئولانه برنامه هایشان است. این می تواند به ایجاد حس قدردانی و وفاداری کمک کند و منجر به رضایت شغلی و حضور بیشتر کارکنان شود.
بهبود تعادل بین کار و زندگی:
زمان استراحت کافی به کارمندان اجازه می دهد تا ارتباط خود را با کار قطع کنند، علایق و سرگرمی های شخصی را دنبال کنند و زمانی را با عزیزان خود بگذرانند. به نوبه خود، این می تواند منجر به برداشت بهتر از شغل آنها شود.
بیشتر بخوانید: برنامه مودیان؛ تأثیر این برنامه بر کاهش هزینه های اداری برای سازمان های مالیاتی
مولفه های کلیدی سیاست های موثر زمان مرخصی و حضور و غیاب کارمندان
سیاست‌های زمانی مرخصی و غیبت که به خوبی طراحی شده‌اند فراتر از ارائه روزهای مرخصی با حقوق است. انعطاف پذیری، ارتباطات باز و انصاف کلیدهای حضور خوب کارکنان در اجرای سیاست های مرخصی است.
انعطاف پذیری:
یک رویکرد یک اندازه، برای همه یکسان عمل نمی کند. سیاست‌های مؤثر باید انعطاف‌پذیری را برای هماهنگی با بسیاری از نیازهای مختلف نیروی کار شما ارائه دهند. این می تواند شامل اجازه دادن به کارمندان برای استفاده از PTO به صورت افزایشی برای قرار ملاقات ها، مسائل شخصی یا استراحت های کوتاه، در کنار زمان های طولانی تر برای تعطیلات باشد.
بیشتر بخوانید: ۷ برنامه ارسال صورتحساب الکترونیکی رایگان
ارتباط شفاف در حضور و غیاب کارمندان:
فقط خط مشی حضور و غیاب را ارائه نکنید و انتظار داشته باشید همه همه چیز را به خاطر بسپارند. درک را از طریق جلسات آموزشی، پرسش‌های متداول یا کانال‌های ارتباطی داخلی به طور فعال ارتقا دهید تا اطمینان حاصل شود که کارکنان در فرآیند درخواست مرخصی راحت هستند.
علاوه بر این، گفتگوی باز را تشویق کنید. کارمندان باید احساس راحتی کنند که در مورد نیازهای مرخصی خود با مدیران یا متخصصان منابع انسانی صحبت کنند. اطمینان از ارتباطات باز، امکان برنامه ریزی بهتر را فراهم می کند و از اختلالات لحظه آخری جلوگیری می کند.
عملی، سازگار و منصفانه:
خط مشی حضور و غیاب کارمندان باید به طور مداوم برای همه کارکنان، صرف نظر از موقعیت یا بخش، اعمال شود. و هر کارمند، صرف نظر از حقوق یا موقعیت شغلی‌اش، باید بتواند با شرایط خود در طول زمان مرخصی خود کار کند. بهترین راه حل برای این سناریو نرم افزار مفیدی است که همه می توانند به آن دسترسی داشته باشند و همه می توانند بر اساس آن عمل کنند.
بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم هخامنش
مفتخریم که برای اولین بار در ایران برنامه حضور و غیاب کاملا رایگان را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی نرم افزار حضور و غیاب وارد شوید. برای دریافت رایگان برنامه با ما تماس بگیرید.
