یافتن نرم افزار اسناد (DMS) مناسب برای یک سازمان می تواند نیاز به کمی فکر و بررسی دقیق داشته باشد. زیرا تغییر از سوابق کاغذی به ذخیره سازی داده ها به روشی جدید ممکن است دلهره آور به نظر برسد.
نرم افزار اسناد چه می کند؟
برنامه و نرم افزار اسناد یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر است که به کاربران خود کنترل بسیاری از عناصر دخیل در ذخیره سازی داده و نگهداری آن را می دهد. از آنجایی که در محیط کاری هر کسی که از آن استفاده می‌کند نصب و میزبانی می‌شود. به این معنی است که تصمیم‌گیری در مورد ذخیره‌سازی آن کاملاً به خود فرد بستگی دارد.
ویژگی‌های آن شامل تشخیص کامل کاراکتر نوری (OCR) و جستجوی متنی است. به این معنی که جستجوی هر سندی را می‌توان به سرعت و به راحتی انجام داد. عنصری از سیستم‌های مدیریت اسناد که واقعاً توسط مقررات جدید GDPR به منصه ظهور رسیده است و الزامات آن‌ها به داده‌ها. به طور کامل پیدا و پاک شود.
اسناد همچنین می توانند به طور کامل نظارت و ردیابی شوند. مدیریت دیجیتال اسناد با کنترل نسخه سازی این امکان را فراهم می کند که ببینید چه کسی چه چیزی را ویرایش کرده و به چه چیزی دسترسی داشته است. و چه زمانی این کار را انجام داده است. برای اینکه چه کسی می تواند اسناد و اطلاعات خاص را مشاهده کند، می توان محدودیت هایی اعمال کرد.
در مورد نرم افزار سهام بخوانید.
نکته:
نصب نرم افزار سند از طریق ادغام کامل با Microsoft Office آسان می شود. ایمیل‌ها را می‌توان ذخیره و بایگانی کرد. اسناد در Word و Excel را می‌توان به صورت خودکار ضبط و ذخیره کرد. با دسترسی از راه دور از طریق یک پورتال وب، و همچنین کپی‌های USB فقط خواندنی.
یک امتیاز بزرگ این واقعیت است که می توان از آن برای ذخیره مقادیر نامحدود داده استفاده کرد. به این معنی که می توان فضای قابل توجهی را صرفه جویی کرد. همچنین چیزهایی که ممکن است قبلاً به مناطق ذخیره سازی محدود شده باشند که ممکن است برای بازیابی اقلام زمان و تلاش لازم بوده باشد. ، اکنون می توان فوراً به دست آورد.
مدیریت دیجیتال اسناد پرشین سیستم هخامنش چه می کند؟
برنامه مدیریت الکترونیک و نرم افزار سند یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر است. به این معنی که تمام دسترسی ها از طریق ابر انجام می شود. این همچنین نیاز به نصب و نگهداری را از بین می برد. اینطور که هر به روز رسانی مورد نیاز به صورت خودکار انجام می شود. همچنین به کاربران این امکان را می دهد که بتوانند در هر کجا که هستند به آن دسترسی داشته باشند.
ظاهر و انعطاف کار با کاغذ را حفظ می کند. که گزینه های چاپ و اسکن مجازی را ارائه می دهد که به کاربران امکان می دهد مستقیماً اسناد را در مدیریت دیجیتال اسناد چاپ کنند.
ادغام مایکروسافت آفیس و اکسل، به روشی مشابه نرم افزار سند، با قابلیت وارد کردن داده‌ها به طور مستقیم به آن، وجود دارد.
کنترل نسخه و OCR نیز هر دو مورد استفاده قرار می‌گیرند و از نظر آسان‌تر کردن انطباق با GDPR روی داده‌ها، تقویت یکسانی را ایجاد می‌کنند.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد دارای بسیاری از اقدامات امنیتی است که شامل پشتیبان‌گیری و به‌روزرسانی‌های زنده و خودکار و رمزگذاری داده‌های چندلایه است. ورود کاربر به صورت انفرادی در دسترس است، که اطمینان حاصل می کند که مسیرهای حسابرسی در دسترس است، و دسترسی می تواند در سطح مناسب داده شود.
نرم افزار اسناد و نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد چه تفاوتی دارند؟
تفاوت عمده بین نرم افزار سند و سایر نرم افزارهای مدیریت الکترونیک اسناد به عنوان یک DMS در نحوه ذخیره داده ها است. در حالی که نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد مبتنی بر ابر است، مدیریت دیجیتال اسناد گزینه ای برای کسانی است که ترجیح می دهند از سرور خود استفاده کنند و چیزها را به صورت محلی نگه دارند ارائه می دهد.
دلایل زیادی وجود دارد که چرا یک سازمان هر کدام را ترجیح می دهد، اما بزرگترین سوال شاید این باشد که چقدر شخصی سازی مورد نیاز است.
مدیریت دیجیتال اسناد پرشین کنترل بیشتری را در مورد نحوه اجرای کارها ارائه می دهد، به خصوص از نظر نحوه اجرای جنبه های امنیتی، که ممکن است جذاب باشد.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد:
امکان پیکربندی بیشتر را فراهم می کند. از آنجایی که نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد توسط سرور کاربر میزبانی نمی‌شود، در صورت بروز هر گونه مشکلی، با هیچ نقطه‌ای از شکست مواجه نمی‌شوید و کارها می‌توانند ادامه داشته باشند. همچنین در صورت بروز هرگونه حمله باج‌افزاری، می‌توان آن را به سادگی بازنشانی کرد و سپس آن را دوباره به داده‌های کاربر متصل کرد.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد . نرم افزار مدیریت اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد . برنامه آرشیو اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک . نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک . نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد . بایگانی اسناد . برنامه بایگانی الکترونیک . نرم افزار آرشیو دیجیتال . برنامه بایگانی دیجیتال . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار بایگانی الکترونیک
