هنگام خرید فایل باید به چه نکاتی توجه کنیم؟

مهم ترین نکته ای که باید در هنگام خرید فایل در نظر بگیرید این است که برای چه نوع اسنادی و چگونه می خواهید از آن استفاده کنید. علاوه بر این، اگرچه فاصله بین سوراخ های قسمت های پشتی فایل ها در ابزارهای بایگانی استاندارد است، اما نقطه شروع قطعات سوراخ با توجه به محصولات برندهای مختلف می تواند متفاوت باشد. به همین دلیل، رفتن به مسیر سفارش عمده برای خرید فایل، هم این مشکل را حل می کند و هم به شما کمک می کند که این محصولات را همیشه در دسترس داشته باشید.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.

علاوه بر فایل های کیسه ای، انواع فایل های دیگر نیز مناسب ترین راه حل ها را برای اهداف مختلف ارائه می دهند. در هنگام انتخاب این محصولات، معیار اصلی شما هدف استفاده و همچنین مواد، قیمت و ویژگی های زیبایی شناسی محصولات است. به عنوان مثال، فایل‌های دارای Snaps در ابزارهای بایگانی برای محافظت از اسناد و مواد با اندازه‌های مختلف آسان و کاربردی هستند. این محصولات از اولین عرضه خود مورد علاقه دانشجویان و کارکنان اداری قرار گرفته اند. برای پرونده های بسته، پرونده های دادگاه و پرونده های دفتر وکالت دو نمونه کلاسیک هستند. اگر ترجیح شما فایل لاستیکی است، باید به دوام لاستیک ها توجه کنید.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بدانید.

پرونده های پرسنلی بسیار مهم است.

یکی از مهمترین موضوعات زندگی تجاری، امور پرسنلی پرسنل است. پرونده هایی که دارای شرایط لازم برای پیگیری و بایگانی این تراکنش ها هستند، پرونده پرسنلی نامیده می شوند. از میان ابزارهای بایگانی، این فایل ها در کابینت های مخصوص در واحد منابع انسانی یا حسابداری بنگاه ها نگهداری می شوند. دقت زیادی در حفظ محرمانه بودن اطلاعات موجود در آنها می شود. در پرونده های پرسنلی کلیه مراحل زندگی کاری پرسنل مربوطه، وضعیت تأهل، وضعیت سلامت، اطلاعات حقوق، جوایز و مجازات های دریافتی، تجهیزات و صلاحیت های حرفه ای و کلیه معاملات پرسنلی دیگر وجود دارد.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید

انواع پوشه ها چیست؟

پوشه ها نیز یکی از محبوب ترین محصولات در میان ابزارهای بایگانی هستند. به طور کلی می توان انواع پوشه را به عنوان پوشه پلاستیکی، پوشه مقوایی، پوشه حلقه و پوشه تلگراف طبقه بندی کرد. در این میان می توان گفت که پوشه های پلاستیکی و مقوایی بیشتر ترجیح داده می شود. در میان ترجیحات رنگی، می توان گفت که تقاضای بیشتری برای پوشه های رنگی آبی و مشکی وجود دارد. مهم ترین نکته ای که در انتخاب پوشه ها از بین ابزارهای بایگانی باید به آن توجه کنید، دوام قطعات فلزی است که بایگانی را فراهم می کند. اگر به این نکته توجه کرده باشید، می توانید برای مدت طولانی از پوشه ای که دریافت می کنید استفاده کنید.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

محصولات کمکی در بین ابزارهای بایگانی کدامند؟

علاوه بر ابزارهای سنتی بایگانی که در بالا به آنها اشاره کردیم، اگر قفسه های اسناد، نگهدارنده های مجله، جداکننده ها و خردکن های اسناد را در بایگانی خود نگه دارید، حفظ نظم در آرشیو برای شما آسان تر خواهد بود. قفسه های اسناد در ابزارهای بایگانی از گم شدن اسنادی که هنوز در آرشیو خود قرار نداده اید جلوگیری می کند. از طرف دیگر دارندگان مجلات فضای زیادی را در محیط کار شما اشغال نمی کنند و به طبقه بندی مطالب آرشیوی شما کمک می کنند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

جداکننده ها یکی از مفیدترین محصولات کمکی برای مرتب سازی و سازماندهی اسناد مختلف شما هستند. جداکننده های نوکی که در بین این محصولات پرطرفدارترین هستند دارای انواع مختلفی با حروف، اعداد، رنگ و چیده شدن بر اساس ماه می باشند. جداکننده‌های نوکی که از مواد با کیفیت PP تولید شده‌اند، از نظر زیبایی و کاربردی، زیبایی متفاوتی را به آرشیو شما می‌بخشند.

از طرف دیگر، دستگاه های خردکن اسناد، مشکلاتی را که در هنگام تخریب فرآیندهای بایگانی با آن مواجه می شوند، به سرعت و به طور عملی حل می کنند. این که این محصولات فضای زیادی را اشغال می کنند، سریع هستند و همچنین در تخریب مواد مختلف مانند سی دی، منگنه و کارت اعتباری از مهمترین دلایل ترجیح هستند. شما می توانید از بین این محصولات که در سایزهای مختلف تولید می شوند مناسب ترین را برای آرشیو خود انتخاب کنید و بایگانی خود را موثرتر کنید.

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.