چه میز شما در یک دفتر باشد یا یک اتاقک، مراحلی وجود دارد که می توانید برای چیدمان موثر فضای کاری خود بردارید. این می تواند تأثیر زیادی بر عملکرد کلی شما در دفتر داشته باشد. یک فضای کاری سازمان یافته می تواند به شما کمک کند در محل کار تمرکز و خلاقیت بیشتری داشته باشید. یادگیری مراحلی که می توانید برای سازماندهی محل کار یا یک میز انجام دهید، چه دفتر کار داشته باشید یا یک اتاقک، می تواند به شما کمک کند تصمیم بگیرید که برای تنظیم فضای خود چه کاری باید انجام دهید.
| در مورد نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید. |
۱۰ نکته برای سازماندهی محل کار
در این مقاله، به این موضوع می پردازیم که چرا حفظ یک فضای کاری منظم اهمیت دارد؟ چگونه میز، دفتر یا اتاقک خود را در محل کار مرتب کنید؟ در اینجا ۱۰ مرحله وجود دارد که می توانید برای سازماندهی میز، دفتر یا اتاقک خود در محل کار انجام دهید:
۱- کشوها و کابینت ها را خالی کنید
هنگام سازماندهی میز، کابینت ها و کشوهای خود را از همه چیز خالی کنید تا بتوانید آنچه را که ذخیره کرده اید ارزیابی کنید. هر چیزی که هدف کاربردی یا زیبایی شناختی ندارد را دور بریزید. مواردی را که برای نگهداری انتخاب می کنید سازماندهی مجدد کنید. تا بتوانید راحت تر آنها را روی میز خود نشان دهید یا در کشوها ذخیره کنید.
| در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بدانید. |
۲- در مورد موارد نمایش داده شده انتخابی باشید
یک گیاه، یک یا دو عکس قاب شده و یک وزنه کاغذی اغلب برای ایجاد حسی برای اتاقک یا دفتر کار شما کافی است. در مورد تعداد اقلامی که در دفتر یا روی میز خود به نمایش می گذارید بسیار گزینشگر باشید. بسیاری از اقلام می توانند باعث حواس پرتی شوند. به یاد داشته باشید، فضای کاری شما نمایشی بصری از سطح حرفه ای بودن شماست. این به دیگران می گوید که شما اخلاق کاری قوی دارید و موفقیت برای شما مهم است.
| در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید |
۳- از وسایل ساده استفاده کنید
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای مرتب نگه‌داشتن وسایلتان این است که هنگام سازماندهی میز، آنها را به دسته‌های مختلف تقسیم کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید سینی های کشو، جداکننده های کمد بایگانی، مرتب کننده صندوق ورودی یا یک فنجان برای نگهداری خودکار و مداد بخرید.
۴- یک قفسه کتاب یا کمد بایگانی تهیه کنید
اگر اسناد زیادی دارید که باید برای کار خود ذخیره کنید، یک قفسه کتاب کوچک یا کمد بایگانی را به اتاقک یا دفتر خود اضافه کنید. اگر می خواهید یک قفسه کتاب به فضای خود اضافه کنید، کاغذهای خود را به دسته های مختلف تقسیم کنید. سپس از کلاسورهای سه حلقه ای با جلد سخت برای جداسازی کاغذهای خود استفاده کنید. این کار باعث می شود که به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را با سرعت پیدا کنید.
| در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید. |
۵- هنگام سازماندهی میز، فضاها را مشخص کنید
هنگامی که همه اقلام خود را سازماندهی کردید، مواردی را که باید بالای میز شما باشند شناسایی کنید. این مجموعه را به حداقل موارد ممکن محدود کنید. سپس مکان های خاصی را برای هر مورد تعیین کنید. همین رویکرد را با سایر موارد موجود در اتاقک یا دفتر خود در نظر بگیرید.
همانطور که فضاهایی را برای موارد مختلف تعیین می کنید، خواسته های کار خود را در نظر داشته باشید. مواردی که اغلب استفاده می کنید باید در دسترس باشند.
همانطور که فضاهایی را برای کاغذبازی و بایگانی تعیین می کنید، هنگام سازماندهی میز نیز باید فضاهایی را برای نوشتن تعیین کنید. اگر اغلب مجبور به بررسی اسناد یا نوشتن به عنوان بخشی از کار خود هستید، باید یک فضای باز در کنار رایانه خود داشته باشید.
| در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید. |
۶- فضایی برای وسایل شخصی ایجاد کنید
یک فضای درست در کنار درب دفتر یا ورودی اتاقک برای جمع آوری وسایل شخصی و زباله ها تعیین کنید. این منطقه باید دارای یک قفسه برای قرار دادن سینی برای اسناد، یک قلاب برای یک ژاکت، یک جعبه برای قرار دادن وسایل شخصی شما و یک سطل زباله باشد.
۷- از صندوق ورودی و خروجی استفاده کنید
هنگام سازماندهی میز خود، مطمئن شوید که صندوق ورودی و خروجی خود را تمیز کرده و از آنها برای هدف مورد نظر خود استفاده کنید. جداسازی نامه ها و مطالب دریافتی و خروجی. این جعبه ها را در کنار ورودی دفتر یا اتاقک خود قرار دهید تا در صورت لزوم برای هر کسی آسان باشد که وسایل را تحویل بگیرد.
| در مورد نرم افزار اسناد بخوانید. |
۸- یک برچسب بخرید
یک برچسب‌زن دستی می‌تواند حفظ تلاش‌های سازمان شما را آسان‌تر کند. با برچسب زدن کلاسورها، تقسیم‌کننده‌ها، درهای کابینت و حتی کشوهای میز، می‌توانید اقلام مورد نیاز خود را به سرعت و به آسانی پس از اتمام کار به مکان‌های تعیین‌شده‌شان برگردانید.
۹- کابل های خود را سازماندهی کنید
کابل‌های خود را با استفاده از نگهدارنده کابل یا گیره کلاسور باز نگه دارید تا آنها را روی میز خود جمع و تمیز نگه دارید. همچنین ممکن است بخواهید به سیم ها و شارژرهای خود برچسب بزنید تا ردیابی آنها آسان باشد.
| در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید. |
۱۰- اسناد مرجع را در نزدیکی خود نگه دارید
گاهی اسناد خاصی وجود دارد که اغلب به عنوان مواد مرجع از آنها استفاده می کنید، مکان مناسبی برای آنها پیدا کنید تا همیشه برای گرفتن سریع در دسترس باشند. اگر در یک اتاقک هستید، آنها را به دیوار سنجاق کنید. ممکن است دفتر کار داشته باشید تا بخواهید یک تخته چوب پنبه ای به دیوار اضافه کنید تا بتوانید این وسایل را در دیدتان آویزان کنید.
| در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید. |
