نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در مدیریت سوابق چیست؟

در اینجا توضیح خواهیم داد که چگونه دیجیتالی کردن می تواند به تغییر بهتر فرآیندهای مدیریت سوابق شما کمک کند. فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) و راهکارهای مدیریت اسناد در این فرآیند ضروری هستند.

اگر در یک تجارت بزرگ کار کرده باشید، می دانید که حجم کاغذ بازی در این کسب و کار بسیار زیاد است. خوشبختانه، روزهای تشکیل پرونده به سرعت به پایان می رسد. حتی صندوق های ایمیل نیز قادر به مقابله با داده هایی که روزانه تولید می کنیم، نیستند. اما اگر راهی برای کارآمدتر کردن کارها وجود داشت چه؟

بیشتر بخوانید: برنامه مودیان؛ ویژگی ها و عملکردهای کلیدی

ملاحضات مهم در مدیریت اسناد

کسب و کارها باید روزانه با مقادیر زیادی اسناد و مدارک سر و کار داشته باشند. سوابق بخش مهمی از هر کسب و کار است. زیرا ما را قادر می سازد تا فعالیت ها و عملیات شرکت شما را پیگیری کنیم. وقتی نوبت به مدیریت سوابق می رسد، چندین ملاحظات حیاتی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید.

الزامات قانونی و مقرراتی

ما باید سوابق را برای اهداف قانونی مختلف، از جمله گزارش مالیاتی و الزامات حسابداری نگهداری کنیم. زیرا این اسناد همچنین می توانند در صورت لزوم در طی مراحل قانونی به مدرک تبدیل شوند. در چنین مواردی، اطلاعات موجود در سوابق باید همیشه دقیق و به‌روز باشد. زیرا اگر کسب‌وکارتان به دادگاه ختم شود، بدون توجه به اینکه آیا شما مقصر هستید یا خیر، نگهداری ناکافی سوابق می‌تواند شما را به دردسر بیاندازد.

بیشتر بخوانید: مدیریت اسناد دیجیتال (DM) و بهبود مدیریت ارتباط با مشتری

نیازهای تجاری

دلایل تجاری نیز وجود دارد که چرا برخی اسناد باید بیشتر از سایرین نگهداری شوند، به عنوان مثال، سوابق حقوقی و مالی. مقررات خاص مربوط به سوابق به مکان سازمان، نوع کسب و کار یا صنعت بستگی دارد.

راه‌حل‌های نرم‌افزاری مدیریت الکترونیک اسناد پرشین به‌عنوان پیشرو در صنعت، تمامی نیازهای کسب‌وکار، از جمله مدیریت اسناد الکترونیکی، هوش مصنوعی و APA و موارد دیگر را برآورده می‌کند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب رایگان پرشین؛ هشت مزیت اصلی

مستندات لازم برای عملیات روزانه حیاتی است

ما نمی توانیم اهمیت مستندسازی را بیش از حد بیان کنیم. این نه تنها برای اهداف قانونی بلکه برای عملیات روزمره حیاتی است. به عنوان مثال، بدون آن، کارمندان ممکن است اشتباهات اساسی در محل کار خود مرتکب شوند یا مشتریان ممکن است بیش از حد یا کمتر از آنها هزینه دریافت کنند. که منجر به از دست دادن شرکت شما یا بدتر شدن آن می شود. علاوه بر این، ممکن است لازم باشد برای حل اختلاف به یکی از قراردادهای کارمند خود مراجعه کنید.

اسناد همچنین نقش حیاتی در برنامه ریزی تداوم کسب و کار (BCP)، مدیریت ریسک، بازیابی بلایا و بسیاری دیگر از استراتژی های انعطاف پذیری کسب و کار ایفا می کند. دسترسی سریع و کارآمد به این اطلاعات بسیار سودمند است. زیرا نیاز به غربال کردن کاغذ را نفی می کند و در زمان صرفه جویی می کند.

بیشتر بخوانید: برنامه ورود و خروج ابری رایگان اندروید

کاستی های جدی مدیریت سوابق دستی

مدیریت سوابق شامل جمع آوری، طبقه بندی، ذخیره، نگهداری و دفع سوابق کاغذی و الکترونیکی است. اما انجام این کار به صورت دستی دارای کاستی های جدی است.

این کاستی ها به این دلیل وجود دارند که یافتن اسناد فیزیکی چالش برانگیز است. اما مهمتر از آن، به راحتی از بین می روند یا به اشتباه ثبت می شوند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار اسناد: پیدا کردن (DMS) مناسب

مزایای فناوری اطلاعات و ارتباطات در فرآیند مدیریت سوابق

استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در فرآیند مدیریت سوابق مزایای زیادی دارد که یکی از اصلی ترین آنها کاهش هزینه است. استفاده از مدیریت سوابق فناوری اطلاعات و ارتباطات، میزان کاغذ مصرفی شرکت شما را کاهش می دهد و کارایی را افزایش می دهد.

یک شرکت می تواند کارایی خود را به طرق مختلف افزایش دهد، از جمله استفاده از سرورهای فایل و پایگاه داده برای ذخیره سازی و سیستم های تصویربرداری اسناد مانند اسکنرها و چاپگرها برای صرفه جویی در هزینه های نیروی کار.

بالا رفتن بهره وری

افزایش بهره وری نیز مزیت دیگری است. یک سیستم مدیریت سوابق کافی، یافتن سریع اسناد مورد نیاز را برای کارمندان آسان‌تر می‌کند، زیرا به جای پراکنده شدن در کابینت‌های بایگانی مختلف در اطراف فضای اداری، همه آنها در کنار هم ذخیره می‌شوند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب کاملا رایگان پرشین سیستم

دیجیتالی شدن

دیجیتالی شدن فرآیند اسکن اسناد فیزیکی به فایل های دیجیتال است. این فرآیند می تواند از طریق چندین روش مختلف انجام شود.

اسکن شامل استفاده از یک اسکنر برای گرفتن تصویر از هر صفحه در یک فایل کاغذی است. اکثر اسکنرها دارای یک تغذیه کننده خودکار اسناد هستند که سند را در داخل و با سرعت بالا اسکن می کند.

اول، OCR (تشخیص کاراکتر نوری) متن را از تصاویر می گیرد. سپس به فایل‌های متنی تبدیل می‌شود که می‌توانند راحت‌تر از اسناد اسکن شده ویرایش شوند.

بیشتر بخوانید: سامانه ورود و خروج رایگان؛ ثبت کارکرد پرسنل به شکل اسناد دیجیتال

کارایی

استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات به طور موثر کارکنان را قادر می سازد تا در صورت نیاز سریع به اطلاعات دسترسی پیدا کنند. آنها مجبور نیستند وقت خود را برای جستجوی دستی در اسناد برای یافتن آنچه نیاز دارند تلف کنند. در عوض، آنها می توانند اسناد یا سوابق مورد نیاز خود را با استفاده از کلمات کلیدی برای جستجوی پربازدیدترین اسناد بازیابی کنند.

به این ترتیب کارمندان با انجام سریع‌تر وظایف در زمان صرفه‌جویی می‌کنند و از خطاهای ناشی از اطلاعات نادرست جلوگیری می‌کنند و در نتیجه باعث صرفه‌جویی در هزینه می‌شوند.

آنها همچنین می توانند از خانه به اطلاعات دسترسی داشته باشند، که از زمان شروع انقلاب کار از خانه حیاتی شده است.

بیشتر بخوانید: نقش برنامه مالیاتی مودیان در تحول دیجیتال

مدیریت سوابق

در مقایسه با روش های دستی، استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در مدیریت سوابق به طور چشمگیری باعث افزایش کارایی و همچنین کاهش هزینه ها می شود. بنابراین، این یک روش بسیار موثر و کارآمد برای مدیریت اسناد تجاری، ایمیل ها و سایر داده های ضروری است. توانایی جستجوی سریع و دقیق اطلاعات با کاهش نیاز به فضای ذخیره سازی دستی و بهبود کارایی باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شرکت ها شده است.

برای اطلاعات بیشتر در مورد مدیریت سوابق، امروز با ما تماس بگیرید تا ببینید چگونه می توانیم به کسب و کار شما در دیجیتالی شدن کمک کنیم.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد  . برنامه اسناد دیجیتال .  نرم افزار آرشیو اسناد . برنامه آرشیو اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد . برنامه آرشیو دیجیتال اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک . نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک . بایگانی اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد . برنامه بایگانی الکترونیک . نرم افزار آرشیو دیجیتال . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار بایگانی الکترونیک . نرم افزار مدیریت اسناد