مزایا و اهداف اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری، با یک تعریف ساده، دستیابی فوری به اسناد مورد نظر و دریافت آنها از چاپگر با فشار دادن یک دکمه است. اتوماسیون اداری استفاده از ایستگاه های کاری متصل به سیستم های پردازش اطلاعات به منظور افزایش کارایی در عملکرد مدیران، متخصصان، دبیران، به طور خلاصه، افرادی که در محیط دفتر کار می کنند است.

اتوماسیون اداری وضعیت فعلی استفاده از رایانه های یکپارچه، ارتباطات و دفتر، فناوری های تولید و علوم اجتماعی برای پشتیبانی از هزاران فعالیت و مشاغل اداری و محیط اداری است.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب کلاس اندروید بخوانید.

اتوماسیون اداری مجموعه ای از مفاهیم و فرایندها است که هدف آن پردازش و هدایت اطلاعات با حداقل سهم انسانی و حداکثر فناوری و گردآوری و تلفیق مولفه ها و عناصر مختلف این فرآیند است.

استفاده از سیستم های رایانه ای یکی از مهمترین ویژگی های مفهوم اتوماسیون اداری به منظور سازماندهی بهتر سند و جریان کار و فراهم آوردن محیط دفتری انعطاف پذیر و کارآمد است.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

اهداف اتوماسیون اداری

• دسترسی آسان به اطلاعات

• افزایش کارایی در ارتباطات

• خودداری از مکاتبات غیرضروری

• صرفه جویی در ابزار و تجهیزات اداری

• از بین بردن کنترل غیرضروری

• از بین بردن تکرارهای غیرضروری

• کاهش بوروکراسی

• صرفه جویی در استفاده از لوازم التحریر

• افزایش کارایی کلی دفتر

• افزایش انگیزه کارکنان

• صرفه جویی در وقت

• اطمینان از انجام کارها

• ارزان بودن

• افزایش سرعت و دقت

• اطمینان از تصمیم گیری صحیح و موثر

• کاهش هزینه ها، افزایش کارایی و بهره وری

• افزایش کیفیت زندگی کاری

در مورد نرم افزار حضورغیاب آنلاین بخوانید.

مزایای اتوماسیون اداری

از طریق اتوماسیون اداری، وظایف در مدت زمان کمتری انجام می شود، و خروجی بیشتری از هر کارمند به دست می آید.

به لطف اتوماسیون اداری، بهبود روحیه کارمندان در یک کار هماهنگ منجر به افزایش رضایت شغلی، خدمات سریعتر و افزایش رضایت مشتری می شود.

مدیران به لطف پردازش، ذخیره سازی و طبقه بندی اطلاعات در اتوماسیون اداری و در نهایت ایجاد راحتی برای سازمان، تصمیمات سریعتر و با کیفیت تری می گیرند.

خطاهای ناشی از عامل انسانی مداخله گر هنگام انتقال اطلاعات از بین می روند. در نتیجه افزایش بهره وری ارتباطی، با کنترل گردش کار، یک ساختار انعطاف پذیر که بتواند خود را با نوآوری ها سازگار کند، حاصل می شود.

در مورد نرم افزار ارسال مراسلات بخوانید.

با تحقق عملکرد دستگاههایی مانند ماشین تحریر، نمابر و تلکس که برای خدمات دفتری در رایانه استفاده می شود، پس انداز حاصل می شود. زیرا تقاضای جدید برای چنین دستگاههایی کاهش می یابد.

مدیران با صرف وقت کمتری برای انجام کارهای معمول و دستیابی به موقع به اطلاعات مورد نیاز، عملکرد خود را افزایش می دهند.

در نتیجه، دسترسی به اطلاعات و افراد با سهولت بیشتری انجام می شود، نظارت بر کارمندان موثر تر می شود و سهم کارکنان در فعالیت های دفتر افزایش می یابد.

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.

ساختار اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری باید به عنوان یک سیستم در نظر گرفته شود و این سیستم متشکل از زیر مجموعه هایی است که مکمل یکدیگر هستند. اساس ساختار این سیستم ها، “رایانه” ، “فناوری های ارتباطی” و “بسته های نرم افزاری” است.

ابزارها و فرم، اندازه سازمان، حوزه فعالیت آن، شکل سازمان و رویکرد مدیریت عالی به موضوع اتوماسیون اداری را تعیین می کند.

سیستم های اتوماسیون اداری از ادغام سخت افزار و نرم افزار تشکیل شده است. همه سیستم های اداری امروزی مبتنی بر الکترونیک هستند و از نظر نرم افزاری کار می کنند. سیستم های اداری از ترکیب فناوری های رایانه ای، الکترونیکی و مخابراتی تشکیل شده اند.

در مورد نرم افزار حضورغیاب دورکاری بخوانید.

زیر مجموعه های اتوماسیون اداری

1. سیستم های پردازش اسناد

2. سیستم های پست الکترونیکی

3. سیستم های پشتیبانی اجرایی

4. رابط سیستم های اطلاعات مدیریت

 

سیستم های پردازش اسناد

• طراحی فرم

• ویرایش متن (پردازش متن)

• هجی کردن

• بایگانی الکترونیکی

در مورد نرم افزار بایگانی الکترونیک اسناد بخوانید.

سیستم های پست الکترونیکی

• آماده سازی پیام

• انتقال پیام الکترونیکی

• پخش پیام استاندارد

• بایگانی و دسترسی الکترونیکی

در مورد نرم افزار حضور و غیاب اندروید بخوانید.

سیستم های پشتیبانی اجرایی

• تقویم ها

• فرهنگ لغت ها

• بسته های محاسبه

• راهنما

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه بخوانید.

سیستم های مدیریت اطلاعات

• سیستم های پشتیبانی تصمیم

• سیستم های خبره

• سیستم های اجرایی