آماده شدن برای انطباق با GDPR

مقررات حفاظت از داده های عمومی (GDPR) چیزی است که در مورد سازمان ها و مشاغل با هر شکل، اندازه و ظرفیتی است و توجه زیادی را از همه جانبه به خود جلب کرده است.

آماده سازی برای انطباق تمرکز اصلی یک سازمان است و به شکل چند نکته مهم در نظر گرفته می شود:

درک کامل GDPR

آگاهی کامل از GDPR چیست و چه چیزی از سازمان ها می خواهد؟ برای آماده شدن برای آن چه نکاتی باید رعایت شود؟ با وجود جریمه‌های سخت‌گیرانه و قابل توجه برای افرادی که به مقررات پایبند نیستند، نادیده گرفتن GDPR ساده نیست. بنابراین از کسب‌وکارها خواسته می‌شود دقیقاً آنچه را که باید انجام دهند، بیابند.

برخی از کسب و کارها ممکن است سیستمی داشته باشند که به سادگی نیاز به چند تغییر دارد تا اطمینان حاصل شود که داده های شخصی در حال نگهداری با همه GDPR مطابقت دارد. برخی دیگر ممکن است متوجه شوند که یک بازنگری اساسی در کل فرآیند کارشان مورد نیاز است.

بیشتر بخوانید: ویژگی های انطباق مدیریت اسناد و امنیت پیشرفته

پیدا کردن محل مشکلات

اینکه دقیقاً چه اطلاعات شخصی در سازمان شما نگهداری می شود، در چه ظرفیتی و در کجا ذخیره می شود، مهم است. این می تواند شامل یک ممیزی کامل باشد که تمام مراحل فرآیند به طور کامل ثبت شده باشد. ممکن است مشکلاتی در مورد اشتراک گذاری داده ها با اشخاص ثالث ایجاد شود. چیزی که GDPR در مورد آن بسیار خاص است و همچنین جایی که داده ها ممکن است در مکان های جغرافیایی مختلف پخش شوند.

اطلاع رسانی به مشتریان

به روز رسانی مشتریان در مورد یادداشت های حفظ حریم خصوصی و آنچه که قصد دارید با داده های آنها انجام دهید ضروری است. در حالی که بسیاری از سازمان‌ها اعلامیه‌های حفظ حریم خصوصی دارند، مخصوصاً سازمان‌هایی که حضور آنلاین دارند، ممکن است نیاز به تغییر و اصلاح داشته باشند. تا الزامات اضافی GDPR را رعایت کنند که شامل نحوه استفاده از داده‌ها، مدت زمان نگهداری و چه چیزی است که بر اساس آن نگهداری می شود.

جنبه «حق فراموش شدن» GDPR، که به افراد اجازه می‌دهد تا در صورت وجود هیچ دلیل قانع‌کننده‌ای برای نگهداری آن‌ها، درخواست حذف همه داده‌های خود را داشته باشند، به این معنی است که فرآیندی نیز برای امکان‌پذیر کردن آن باید اجرا شود.

بیشتر بخوانید: چگونه DMS می تواند به رعایت GDPR کمک کند؟

به مشتریان باید اطلاع داده شود که این اتفاق افتاده است.

سپس تمام داده‌های مرتبط باید به شیوه‌ای کارآمد و کامل پیدا و حذف شوند. همچنین دانستن و آگاهی از دلایلی که هر سازمانی برای نگهداری و پردازش داده ها دارد بسیار مهم است.

به روشی مشابه، افراد می توانند اطلاعاتی را در مورد اینکه چه داده هایی در مورد آنها نگهداری می شود و چرا درخواست کنند. فرآیندی باید تنظیم شود که در آن بتوان این کار را نیز در چارچوب زمانی یک ماهه ای که GDPR مشخص می کند، انجام داد.

اگر سازمانی قصد دارد از رضایت یک فرد به عنوان مبنای قانونی خود برای استفاده از داده های شخصی استفاده کند، باید راهی برای کسب آن ایجاد شود. GDPR قوانین صریحی در مورد اینکه چه چیزی به منزله رضایت است، دارد. بیان می‌کند که نمی‌توان به طور ضمنی اشاره کرد و باید صریح و فعالانه ارائه شود. کودکان زیر ۱۶ سال نمی توانند رضایت دهند، به این معنی که بزرگسالان باید به طور مناسب با آنها مشورت کرده و از آنها مطلع شوند.

استفاده از سیستم مدیریت اسناد

هنگام آماده شدن برای GDPR، استفاده از سیستم مدیریت اسناد (DMS) می تواند کمک بزرگی باشد. همانطور که در بالا ذکر شد، هنگامی که با “حق فراموش شدن” روبرو می شوید، توانایی یافتن داده های مورد نیاز سریع و آسان ارائه می شود. سیستم ها را می توان جستجو کرد و تمام اطلاعات را به طور کامل یافت.

در حالی که اسناد فیزیکی ممکن است در مکان های مختلف پخش شوند، با DMS این مشکل نیست. اگر فردی بخواهد داده هایش حذف شود، یک DMS می تواند از این موضوع اطمینان حاصل کند.

در حالی که اقلام فیزیکی به این معنی است که ممکن است برخی از آنها نادیده گرفته شوند یا حتی گم شوند، که می تواند منجر به پیامدهای جدی تحت قانون GDPR شود، DMS با چنین مشکلاتی مواجه نمی شود.

پرشین سیستم دارای دو سیستم مدیریت اسناد مطابق با GDPR است. راه حل میزبانی محلی، حجم، و راه حل مدیریت اسناد مبتنی بر ابر. در صفحه مرور کلی نرم افزار ما می توانید درباره مزایای هر راه حل بیشتر بدانید.

در مورد نرم افزار سهام بخوانید.

اتخاذ یک فرآیند مناسب برای نقض داده ها

گزارش نقض داده ها چیزی است که GDPR بر آن تاکید دارد، اما ممکن است بسیاری از سازمان ها با آن آشنا نباشند. باید رویه هایی ایجاد شود که در صورت وقوع، به این موضوع رسیدگی کند. همچنین باید روش‌هایی برای محافظت از چنین مواردی وجود داشته باشد. ممکن است نیاز باشد که تخصص یا خدمات فنی کافی در داخل یا خارج پیدا شود.

آزمایش‌های تأثیر نقض داده‌ها ممکن است چیزی باشد که بسیاری از سازمان‌ها تصمیم به انجام آن دارند، که می‌تواند دوباره به خدمات کارشناسان نیاز داشته باشد.

به منظور نظارت بر بسیاری از جنبه‌های حفظ حریم خصوصی که GDPR به آن نیاز دارد، مؤسسات با اندازه معینی برای استخدام یک افسر حفاظت از داده‌ها مورد نیاز هستند.

بنابراین پس از انجام ممیزی از فرآیندهای ذخیره سازی داده های خود، ممکن است متوجه شوید که باید روش کار خود را مطابق با GDPR تنظیم کنید.

تغییر به سیستم مدیریت اسناد شما را در برابر از دست دادن یا تکرار اطلاعات شخصی به صورت کاغذی محافظت می کند. امروز با پرشین سیستم تماس بگیرید تا ببینید راه حل های مدیریت اسناد ما چگونه می تواند به شما کمک کند کارآمدتر و مطابق با GDPR شوید.

بیشتر بخوانید: نحوه بهبود کارایی با سیستم مدیریت اسناد (DMS)

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد  . برنامه اسناد دیجیتال .  نرم افزار آرشیو اسناد . برنامه آرشیو اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد . برنامه آرشیو دیجیتال اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک . نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک . بایگانی اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد . برنامه بایگانی الکترونیک . نرم افزار آرشیو دیجیتال . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار بایگانی الکترونیک . نرم افزار مدیریت اسناد