آرشیو دیجیتال و راه حل های آن

آرشیو دیجیتال و راه حل های آن کدامند؟ در اوایل دهه ۹۰، معاصرترین قالب موجود در آرشیو، میکروفیلم بود. آرشیو روزنامه ها به ویژه در حمل و نقل و در دسترس قرار دادن حجم زیاد در دسترس کاربران با مشکل مواجه بودند. در این موارد قطعا ساییدگی پابند و روزنامه وجود داشت. انتقال این آرشیوها و آرشیوهای مشابه به میکروفیلم ها نه تنها باعث راحتی کاربران می شود، بلکه از فرسودگی مطالب بایگانی با ارزش نیز جلوگیری می کند. امروزه حتی این میکروفیلم ها با اسکنرهای مناسب دیجیتالی می شوند.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

البته، مهمتر از همه، برخی از مواد در حال حاضر به صورت دیجیتالی متولد می شوند. داده های بیشتری نسبت به قبل در حال تولید است. شاید حداقل روزی یک بار با موبایلمان عکس می گیریم، پیام، ایمیل می نویسیم و دریافت می کنیم. وابستگی به کاغذ به تدریج به خودی خود کاهش می یابد. اما میلیاردها سند، روزنامه، پروژه، نقشه، کاست صوتی، ویدئو کاست و… وجود دارد که در گذشته تولید شده اند و هنوز به دلایل قانونی یا مختلف از بین نرفتند و یا به صورت دیجیتالی تولید نشده اند.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

دیجیتالیزه شدن

در اینجا به انتقال این مواد به محیط کامپیوتر با استفاده از فناوری مناسب که بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد، «دیجیتالیزه شدن» می گوییم. کار البته به اینجا ختم نمی شود. یافتن آنچه که در میان هزاران و میلیون ها صفحه دیجیتال، عکس، پروژه و نقشه مورد نظر است، تنها با «هوشمندی» هر ماده یک به یک امکان پذیر است. به عنوان مثال، ما فقط می توانیم در مورد آرشیو دیجیتال بعد از نمایه سازی شماره، تاریخ، از کجا آمده، کجا رفته، موضوع و غیره سند مکاتبات صحبت کنیم.

برای صرفه جویی در وقت و هزینه، به سادگی به یک آرشیو دیجیتال بروید. باز هم با یک مثال ساده توضیح می دهیم. سندی که یک سال پیش ایجاد کردید به احتمال زیاد در کمد نزدیک به شما در دفتر قرار دارد. دقایقی طول می کشد تا به او برسید. شما باید به اسنادی که ۲-۳ سال پیش ایجاد شده اند دسترسی داشته باشید. به احتمال زیاد مجبور خواهید بود به اتاق بایگانی خود در زیرزمین همان ساختمان بروید.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

پوشه ها را در جعبه ها، در قفسه ها جستجو خواهید کرد. زمانی که اسناد ۵-۶ سال پیش مورد نیاز باشد، زمان بیشتری برای رسیدن به سند، یعنی “اطلاعات” نیاز است. آرشیو دیجیتال کل آرشیو شما را به روشی بسیار کلاسیک برای شما به ارمغان می آورد. البته با امنیت و اقتدار بالا.

آرشیو دیجیتال

آرشیو دیجیتال انتقال تمام اسناد به محیط کامپیوتر است. سیستم آرشیو دیجیتال با انتقال داده ها به رایانه و سیستم های ابری، دسترسی و مدیریت را از هر نقطه ممکن می کند. این روش که هیچ فایل و سندی وجود ندارد و همه چیز در یک محیط دیجیتال ذخیره می شود، به حفظ آرشیو جامع تری کمک می کند. منطق ایجاد یک آرشیو این است که اطمینان حاصل شود که اطلاعات، فایل ها و پروژه های مهم همیشه در دسترس هستند. آرشیو دیجیتال که مزیت قابل توجهی نسبت به بایگانی های فیزیکی دارد، امروزه یکی از کاربردی ترین روش های ذخیره سازی داده ها محسوب می شود. آرشیوهای دیجیتال، درست مانند بایگانی های فیزیکی، می توانند کاربردی، برجسته شوند و دسترسی آسان را ارائه دهند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

چرا باید از آرشیو الکترونیکی استفاده کرد؟

دلایل اصلی استفاده از آرشیو دیجیتال دسترسی سریع به داده ها و جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات است. بدیهی است که آرشیو دیجیتال از این نظر بسیار کاربردی، سریع، کاربردی و امن تر از آرشیو فیزیکی است. بنابراین، چرا باید یک آرشیو دیجیتال به جای آرشیو فیزیکی ترجیح داده شود؟ در اینجا دستاوردهای آرشیو دیجیتال در چند مورد وجود دارد.

• دسترسی آسان به اسناد

• جلوگیری از سایش سند

• هزینه های نگهداری اولیه مانند تمیز کردن و گرم کردن بایگانی فیزیکی را حذف کنید

• سهولت دسترسی به همه فایل ها در یک زمان

• امکان دسترسی بیش از یک نفر به یک داده واحد

• تضمین امنیت داده ها

• افزایش راندمان کاری

• صرفه جویی در زمان و مالی

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

اگرچه کاربردی ترین ویژگی آرشیو الکترونیک تسهیل دسترسی به اطلاعات است، اما مزایای ذکر شده این موسسه را قادر می سازد تا سیستم کارآمدتر و سریع تری داشته باشد و ساختار سازمانی را تقویت کند.

نگهداری آرشیو با نرم افزار آرشیو الکترونیکی بسیار کاربردی است

نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین سیستم یک سرویس پیشرفته در نرم افزار آرشیو دیجیتال ارائه می دهد که باعث صرفه جویی در وقت و هزینه می شود. خدمات آرشیو دیجیتال راه حل های مدرنی را در تمامی زمینه های فعالیت موسسات و سازمان های عمومی، شرکت ها، انجمن ها، بنیادها و به طور خلاصه در جایی که اطلاعات ثبت می شود و آرشیو موجود است، ارائه می دهد.

در مورد نرم افزار ارسال مراسلات بدانید.

راه حل های جدید برای بایگانی سوابق داده ها در یک چارچوب امنیتی سطح بالا موفقیت فوق العاده ای داشته اند. این سیستم ها در افزایش عملکرد و کارایی کلی کسب و کار نشان می دهد. نرم افزار آرشیو دیجیتال از اتلاف زمان جلوگیری می کند و شما را با جدیدترین سیستم های تکنولوژی آشنا می کند. برای دیجیتالی کردن آرشیو فیزیکی یا راه اندازی آرشیو از ابتدا می توانید برای پشتیبانی نرم افزاری ویژه با ما تماس بگیرید.