اصطلاح آرشیو از یونانی “archeion” و لاتین “archivum”؛ دفتر رسمی یعنی شهرداری است. بنابراین به معنای محلی است که اسناد رسمی متعلق به یک سازمان اداری معین در آنجا به طور مرتب جمع آوری می شود. در محل مورد نظر از اسناد مکتوب نگهداری و محافظت می شود.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
تعریف مشترک اتخاذ شده توسط کشورهای شرکت کننده در هشتمین کنفرانس بین المللی میزگرد آرشیو که در مادرید در سال ۱۹۶۲ برگزار شد، هنوز در حال استفاده است. بر این اساس، آرشیو؛
اسنادی که در نتیجه خدمات ارائه شده توسط مؤسسات، اشخاص حقیقی یا حقوقی، ارتباطات یا تراکنش های آنها ایجاد شده (جمع آوری، انباشته شده) و برای یک هدف ذخیره شده است.
موسسه ای که اسناد مورد نظر را مدیریت می کند به محل بایگانی اشاره دارد. اینها مکانهایی هستند که اسناد و اطلاعات را در خود جای داده اند. البته نا گفته پیداست که محتوای تولید شده در رسانه های دیجیتال و اجتماعی امروز در آینده ای نزدیک سبک کار آرشیو و بایگانی را تغییر خواهد داد.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
وظایف آرشیو
-
شناسایی و جداسازی مطالب آرشیوی.
-
برای محافظت از مطالب بایگانی از گم شدن.
-
نگهداری مطالب بایگانی تحت شرایط لازم.
-
در دسترس قرار دادن مطالب بایگانی.
-
کنترل آن در مرحله بازسازی مواد آرشیوی.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.
آرشیودار
آرشیودار شخصی است که مطالعات بایگانی مختلفی را انجام می دهد یا مدیریت می کند. او در زمینه بایگانی آموزش خاصی دیده است. در سخنرانی افتتاحیه کنگره آرشیو که در سال ۱۹۶۶ در واشنگتن تشکیل شد، اتین سابه، آرشیودار بلژیک که در آن زمان رئیس شورای بین المللی بایگانی (ICA-) بود، وظیفه آرشیوداران را به اختصار چنین بیان کرد:
«ما آرشیوداران هستیم. نگهبانان گذشته و بنیانگذاران آینده.»
در مورد آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.
آرشیوداران در خدمت بایگانی و سپس کسانی هستند که از آرشیو بهره مند می شوند. یعنی حفظ و نگهداری آرشیوهایی که گنجینه های تاریخی یک ملت را تشکیل می دهد، به عهده آرشیوداران است. ازجمله وظایف آرشیوداران کمک و راهنمایی به دیگر افراد نا آشنا در این حوزه است. دانشمندان و سهیم شدن در تربیت دانشمندان فردا.
وظایف بایگانی
وظایف بایگانی در کنفرانس بین المللی میزگرد بایگانی، به شرح زیر تعیین شد:
-
جمع آوری مطالب آرشیوی
-
حفظ مطالب آرشیوی
-
طبقه بندی مطالب بایگانی
-
ارزیابی مطالب بایگانی
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.
به این وظایف اصلی بایگانی می توان وظایفی مانند ارتقای غنای بایگانی به جامعه، کنترل بایگانی و استخراج اسناد بایگانی را اضافه کرد.
مواد آرشیو
انواع اسناد مکتوب، دفتر، تصاویر، طرح ها، نقشه ها، فیلم ها، فتوکپی ها که در نتیجه خدمات ارائه شده توسط موسسات و سازمان ها (جمع آوری، انباشته) به وجود می آید و برای روشنگری هر موضوعی در زمینه های تاریخی، حقوقی، اداری و … استفاده می شود. جنبه های مختلف، برای مستندسازی و حمایت از برخی حقوق، ضبط، نوار صوتی و اسناد و مواد مشابه مواد آرشیو گفته می شود.
در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.
اهمیت و ارزش آرشیو
آرشیو را که وظیفه حیاتی برقراری ارتباط بین گذشته و حال را بر عهده دارد، باید ارزشمندترین گنجینه یک ملت و خاطره موجودیت دولت تلقی شود. به طور کلی اهمیت و ارزش بایگانی را می توان به صورت زیر بیان کرد.
بایگانی؛
-
این سند از حقوق دولت، افراد و روابط بین‌الملل حمایت می‌کند.
-
به روشن کردن، سازماندهی و تعیین یک موضوع کمک می کند.
-
نشان دهنده آداب و سنن دوره ای است که به آن تعلق دارد.
-
ساختار اجتماعی، نهادهای آن و ارتباطات و روابط بین آنها را روشن می کند.
-
بایگانی امکان تحقیقات علمی را فراهم می کند.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید.
