خدمات مشاوره بایگانی چیست؟ با وجود تمامی تدابیر امنیتی، به دلیل عدم آگاهی، امکان نفوذ افراد و سیستم های مخرب به سازمان وجود دارد. در صورت بروز چنین نشتی، بدافزار می تواند به کل داده های سازمانی نفوذ کند و به راحتی به آن نفوذ کند. بسیاری از سیستم های آرشیو در سراسر جهان از رمزنگاری ۲۵۶ بیتی استفاده می کنند و هنوز دست نخورده هستند. اگر داده‌های شرکت بدون رمزگذاری بایگانی شوند، همه داده‌ها می‌توانند به راحتی به سرقت رفته و از سازمان حذف شوند. به همین دلیل کلیه داده های موسسه در محیط دیجیتال باید در یک سیستم رمزگذاری شده ۵۱۲ بیتی بایگانی شوند.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک بخوانید.
به منظور جلوگیری از نشت چنین اطلاعاتی، می توانید از خدمات مشاوره بایگانی بهره ببرید. اطلاعات شما به صورت امن بایگانی شده و در اینترنت ذخیره می شود. طبق قانون KVKK عمل می کند و هیچ مشکل قانونی ندارد. به لطف خدمات مشاوره بایگانی ارائه شده توسط یک تیم حرفه ای، کسب و کار شما قابل اعتمادتر خواهد شد. هر مشتری که در اینترنت معامله می کند می خواهد اطلاعاتش محافظت شود. به منظور تضمین حفاظت از اطلاعات مشتریان و کسب و کار خود، استفاده از خدمات مشاوره بایگانی مفید خواهد بود.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید.
مشاوره خدمات مشاوره بایگانی چیست؟
اطلاعات شما با شرکت مربوطه که خدمات مشاوره بایگانی را ارائه می دهد، به طور ایمن پردازش و محافظت می شود. مشاوران خدمات مشاوره بایگانی مطالب دیجیتالی است که توسط مجموعه‌ها و آرشیوهای ویژه صادر و ایجاد می‌شود. از جمله ایجاد سوابق فراداده، و سیاست‌های مربوط به ایجاد، ذخیره‌سازی، حفظ، سازماندهی، شناسایی و دسترسی به این مواد. آرشیو دیجیتال مسئول شروع و حفظ فعالیت های دسترسی، مرجع و توسعه مجموعه برای آرشیو دانشگاه و سایر مجموعه های آرشیوی مرتبط با تاریخ و فرهنگ منطقه است.
در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.
داده های شرکت را می توان به ۳ روش توسط افراد غیرمجاز از سازمان خارج کرد: چاپ فیزیکی، صرفه جویی در واحدهای ذخیره سازی داده های تلفن همراه، کپی مستقیم از منبع در رایانه های همراه. شبکه از طریق سیستم‌های خارجی مانند FTP، Gmail، WeTransfer، اتصال WiFi خارجی، پورت‌های اکسترانت ایمن با استفاده از پروفایل‌های کاربر/گذرواژه دزدیده شده. انجام تست‌های نفوذ لازم و ارزیابی کد برنامه‌های دریافتی از طریق درب‌های پشتی خارجی اپلیکیشن‌های داخلی مانند اپلیکیشن‌های پیام‌رسانی مانند واتس‌اپ، ایمیل شرکتی یا با اتصال به اپلیکیشن/سرویس جاسوسی، خطر بزرگی را از نظر امنیت به همراه دارد. قبل از اعمال این موارد باید تصمیم بگیرید که فرآیند دیجیتال سازی را در سازمان خود آغاز کنید.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.
فرآیند دیجیتال سازی آرشیو
دیجیتالی‌سازی آرشیوی، که به عنوان دیجیتالی کردن آرشیو نیز شناخته می‌شود، شامل گرفتن یک شی فیزیکی یا یک آیتم آنالوگ، مانند یک شی هنری، ضبط نوار، نقشه، یا مکاتبات، از یک مجموعه نادر یا منحصر به فرد، اغلب بسیار شکننده، و گرفتن عکس از آیتم است. و انتقال عکس ها به رسانه های دیجیتال. به طور خلاصه، ما یک مورد فیزیکی را با انتقال آن به رسانه دیجیتال بایگانی می کنیم. مطالب مهمی مانند اطلاعات و اسناد را می توان در محیط فیزیکی از دست داد و با دیجیتالی کردن و خدمات مشاوره بایگانی آنها می توان برای سال ها ذخیره کرد.
در مورد آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.
در «دنیای کاغذ» اکثر شرکت‌ها بایگانی کردن را به ساده‌ترین راه‌حل آن کاهش می‌دهند: ذخیره‌سازی کاغذ در زیرزمین یا دفاتر. از آنجایی که کاغذ به تدریج تخریب می شود. با توجه به تکامل سریع و پیر شدن سریع فناوری، یکپارچگی اطلاعات و خوانایی آرشیوهای دیجیتال بسیار مهم شده است.
این امر مستلزم اقدامات فنی و سازمانی برای اطمینان از محافظت از اطلاعات است. یک راه حل خوب بایگانی دیجیتال که از استانداردهای بین المللی مانند ISO 14721 یا ISO 16175 پیروی می کند، به شرکت شما کمک می کند تا از شر فایل های کاغذی خلاص شود و دسترسی به اطلاعات شما را آسان تر کند. اینجاست که دیجیتالی کردن آرشیو وارد عمل می شود. بیایید اسناد و اطلاعات شما را که در انبارهای شما در معرض خطر هستند به رسانه های دیجیتال منتقل کنیم تا از انواع خطرات در امان باشند.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.
مزایای دیجیتال سازی آرشیو
خدمات دیجیتالی کردن آرشیو مزایای زیادی دارد. اطلاعات موجود در اسناد را می توان به روش های مختلفی منتشر کرد و در دسترس مخاطبان جهانی قرار داد. بنابراین دسترسی دیگر محدود به کسانی نیست که می توانند از مکان فیزیکی بازدید کنند. در زمان و هزینه های سفر صرفه جویی می شود. همچنین دسترسی به منابع موجودی وجود دارد که قبلاً با فرمت آنها محدود شده بودند، مانند نقشه های بزرگ و مواد ذخیره شده در میکروفیلم. بسیاری از اسناد حاوی اطلاعاتی هستند که در صورت ارائه به مخاطبان مناسب می توانند ارزش تجاری داشته باشند.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
دیجیتالی شدن این پتانسیل را برای ایجاد جریان های درآمدی جدید باز می کند. گرفتن داده‌های توصیفی دقیق از یک سند دیجیتالی، یافتن محتوای مرتبط را بسیار آسان‌تر می‌کند. همچنین با به حداکثر رساندن کارایی به روند سیستم کمک می‌کند. محتوای دیجیتالی همه کاره است و می توان از آن برای برقراری ارتباط با مشتریان از طریق طیف وسیعی از کانال ها استفاده کرد. این ابزار به ویژه قدرتمندی برای رسانه های اجتماعی است که با مشتریان درگیر می شود و فعالیت هایی مانند جمع سپاری و وبلاگ نویسی را تشویق می کند. دیجیتالی شدن آرشیو این مزایای منحصر به فرد را فراهم می کند.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
