۳ پیش بینی برای چگونگی تغییر دفاتر تا سال ۲۰۲۵

دنیای کار دائما در حال تغییر است و در عرض ۵ سال اتفاقات زیادی می تواند بیفتد. روندهای رو به رشد بر همه چیز در مورد نحوه کار ما تأثیر می گذارد. از کارهایی که انجام می دهیم، فرآیندهایی که استفاده می کنیم و فضاهایی که در آنها کار می کنیم. ۳ پیش بینی برای چگونگی تغییر دفاتر تا سال ۲۰۲۵ وجود دارد که در این محتوا آمده است.

بیشتر بخوانید: دلایلی برای انتخاب سیستم مدیریت اسناد

چگونگی تغییر دفاتر

در اینجا ۳ پیش بینی برتر برای چگونگی تغییر دفاتر تا سال ۲۰۲۵ آمده است:

تغییر دفاتر: فضاهای کار مشترک به طور فزاینده ای رواج یافته است.

در چند سال گذشته، کار انعطاف‌پذیر یا «چابک» افزایش زیادی در محبوبیت داشته است. کتابخانه CV ساعات منعطف را به عنوان مطلوب‌ترین امتیاز کارمند رتبه‌بندی می‌کند و ۴۷ درصد از آرای نظرسنجی را به دست آورده است.

از آنجایی که کارگران ساعات غیر اصلی بیشتری را انتخاب می‌کنند و می‌خواهند از خانه کار کنند، تعداد افرادی که در یک «دفتر» سنتی کار می‌کنند کاهش می‌یابد. فضاهای کار مشترک، که معمولاً مشاغل کوچکتر یا کارآفرینان برای استفاده از فضای اداری مشترک هزینه پرداخت می کنند، بیشتر و بیشتر محبوب می شوند. زیرا کارگران کمتری به میزهای دائمی نیاز دارند.

آیا برای کار انعطاف پذیر آماده هستید؟

یک نیروی کار چابک باید بتواند به فایل‌های خود از خانه یا یک مکان ماهواره‌ای (در آینده بیشتر در مورد فناوری مبتنی بر ابر) در ساعاتی که مناسب آن‌ها باشد، بدون اینکه به دسته‌های کاغذ بسته شوند، دسترسی داشته باشند. (دفاتر بدون کاغذ بعداً بیشتر خواهد شد).

بیشتر بخوانید: چگونه به یک متخصص اسناد موفق تبدیل شویم؟

تغییر دفاتر: ظهور فناوری متمرکز مبتنی بر ابر. حفاظت از داده ها کلیدی است.

ممکن است از شنیدن این موضوع متعجب شوید که همین چند سال پیش، کارشناسان رایانش ابری را به عنوان یک مد دیگر رد کردند. اکنون، چهره فناوری اطلاعات و نحوه عملکرد کسب و کارها در سراسر جهان را به طور عمده تغییر داده است. محبوبیت دستگاه های تلفن همراه (و نیروی کار سیار فوق الذکر) تا حدی پشت سر افزایش فناوری های مبتنی بر ابر است. همانطور که نیاز به همکاری وجود دارد:

محصولات مبتنی بر ابر امکان ارتباط بین کارمندان و فرآیندهای ساده‌تر را فراهم می‌کنند.

حفاظت از داده ها نیز همچنان قابل توجه خواهد بود. زیرا مصرف کنندگان بیشتر از حقوق خود آگاه می شوند و قوانین مربوط به GDPR بیشتر در زندگی کاری ما گنجانده می شود. مردم در مورد اینکه چگونه ابر بر حفاظت و امنیت داده‌ها تأثیر می‌گذارد تردید داشتند. اما یک مطالعه RapidScale ادعا می‌کند که ۹۴ درصد از کسب‌وکارها پس از جابه‌جایی به فضای ابری شاهد بهبود امنیت بوده‌اند. همچنین ۹۱ درصد گفتند که این ابر سازگاری با قوانین را آسان‌تر کرده است.

بیشتر بخوانید: مدیریت کارآمد اسناد در هر زمان و مکان

آیا برای حرکت به سمت ابر آماده هستید؟

محصولات مبتنی بر ابر موجب صرفه جویی در زمان می شوند. تسهیل ارتباط بهتر؛ به شما کنترل بیشتری می دهد؛ امنیت خود را افزایش دهید؛ و خواسته های نیروی کار انعطاف پذیر را برآورده کند. ممکن است بخواهید به یک CRM مبتنی بر ابر، مجموعه آفیس مانند Office365 و یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر انتقال دهید.

بیشتر بخوانید: ۵ راه ساده برای کاهش اثرات زیست محیطی کسب و کار شما

تغییر دفاتر: مردم به سیاره زمین اهمیت می دهند.

به عنوان یک جامعه، ما به طور مداوم از تأثیر خود بر محیط زیست آگاهتر می شویم. تقاضای مصرف‌کننده، کسب‌وکارها را تحت فشار قرار می‌دهد تا دوستدار محیط‌زیست باشند.

GreenBiz از رشد ۲۵ درصدی شرکت‌هایی که مزایای زیست‌محیطی را تبلیغ می‌کنند در ۲ سال گذشته گزارش می‌دهد. ۴۰ درصد از کسب‌وکارها می‌گویند که برای بهبود سازگاری با محیط‌زیست چیزی که ارائه می‌کنند اقدام کرده‌اند. این به معنای کاهش میزان پلاستیکی که استفاده می‌کنیم. تجدید حیات در مفهوم «دفاتر بدون کاغذ» است که سال‌هاست درباره آن می‌شنویم.

در حالی که ممکن است سال‌ها یک دفتر واقعاً بدون کاغذ باقی بماند، ما شاهد تلاش‌های قوی از سوی کسب‌وکارهایی خواهیم بود که مصرف کاغذ خود را به میزان قابل توجهی کاهش می دهند.

این به معنای چاپ کمتر اسناد غیر ضروری است. عدم کپی برداری از فایل های چاپ شده قبلی. و حرکت به سمت یک سیستم مدیریت اسناد دیجیتال به جای پوشه های فیزیکی سنتی.

بیشتر بخوانید: ۱۰ نکته برای سازماندهی میز، دفتر یا اتاقک در محل کار

آیا برای کاهش اتکای خود به کاغذ آماده اید؟

برای اثبات اعتبار زیست محیطی که برای مصرف کنندگان شما اهمیت بیشتری پیدا می کند، باید فرآیندهایی وجود داشته باشد. که میزان چاپ، کپی و ذخیره سازی را کاهش دهد. به علاوه، ذخیره نکردن صدها فایل فیزیکی باعث صرفه جویی در فضا نیز می شود. به شما کمک می کند تا از اتاقی که در اختیار دارید بهتر استفاده کنید یا حتی به سمت استفاده از فضاهای کار مشترک بروید.

آیا هیچ یک از پیش‌بینی‌های ما کمی احساس ناآمادگی در شما ایجاد کرده است؟

یک راه حل ساده می تواند به مقابله با هر ۳ مورد از این حوزه های آینده کمک کند. سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر. این سیستمی است که با در نظر گرفتن آینده کسب و کار شما ساخته شده است. برای رفع نیازهای هر سازمانی با تکیه بر فایل های کاغذی طراحی شده است که می خواهد انعطاف پذیری را بهبود بخشد. در زمان و هزینه مدیر صرفه جویی کند و مصرف کاغذ را کاهش دهد.

در مورد نرم افزار سهام بخوانید.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد  . برنامه اسناد دیجیتال .  نرم افزار آرشیو اسناد . برنامه آرشیو اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد . برنامه آرشیو دیجیتال اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک . نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک . بایگانی اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد . برنامه بایگانی الکترونیک . نرم افزار آرشیو دیجیتال . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار بایگانی الکترونیک . نرم افزار مدیریت اسناد