دلایلی برای انتخاب سیستم مدیریت اسناد در این محتوا آورده شده است. دور شدن از کاغذ و حرکت به سمت روشی متفاوت برای ذخیره سازی اطلاعات می تواند برای هر کسب و کاری که شیوه های کاری را ایجاد کرده است، دلهره آور به نظر برسد. با این حال، واقعیت این است که اختلال در الگوهای کاری می تواند به حداقل برسد. تغییر به یک روش جدید کار می تواند بسیار کارآمدتر باشد.
کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد
دلایلی برای استفاده از سیستم مدیریت اسناد
در اینجا دلایل قانع کننده ای برای اسنتفاده از سیستم مدیریت اسناد آورده شده است. با استفاده از روش های مدرن و به روز می توانید در افزایش بهره وری اثرگذار باشید. در اینجا با دلایل تغییر سیستم های سنتی به مدرن صحبت می کنیم.
کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
صرفه جویی در زمان و مکان
مزایای راه حل های بدون کاغذ برای مشاغل کوچکی که ممکن است فضای فیزیکی و زمان کمی داشته باشند می تواند عالی باشد. نیاز به کابینت های بایگانی حجیم، یا حتی اتاق های جداگانه پر از مدارک را می توان حذف کرد و فضای ارزشمندی را برای استفاده به روش های سازنده تر آزاد کرد.
زمان صرف شده برای جستجوی اسناد، و شاید حتی انتقال آنها بین مکان‌ها، نیز قابل ذخیره است. زیرا تنها با چند کلیک ساده می‌توان به فایل‌ها دسترسی داشت.
کلیک کنید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
پس انداز کنید
علاوه بر صرفه جویی در فضای ذخیره سازی و زمان صرف شده برای مکان یابی اسناد، می توانید در هزینه های کاغذ، چاپ، هزینه پست، جوهر و کابینت های ذخیره سازی نیز صرفه جویی کنید. هزینه های چاپ به تنهایی می تواند در دفتری که از کاغذ زیادی استفاده می کند، قابل توجه باشد. در واقع، هزینه های چاپ معمولاً سومین هزینه بالاتر برای مشاغل پس از اجاره و حقوق و دستمزد است.
کلیک کنید: نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک
اثرات زیست محیطی
شرکت شما نه تنها مزایای بدون کاغذ را از طریق کاهش هزینه ها احساس می کند، بلکه تأثیر خود را بر محیط زیست نیز بهبود می بخشد. بسیاری از ما در حال یافتن راه هایی برای سازگاری با محیط ریست هستیم. یکی از راه هایی که می توانیم انجام دهیم کاهش نیاز به کاغذ در دفتر است.
یک سیستم مدیریت اسناد تمام داده های شما را در یک مکان نگه می دارد و می تواند نیاز به فایل های کاغذی را برطرف کند. آیا شما ISO14001 را برای کاهش اثرات زیست محیطی خود به عنوان یک شرکت دریافت می کنید ؟. یا فقط می خواهید کارهای خود را انجام دهید؟ یک DMS می تواند به شما کمک کند.
کلیک کنید: برنامه مدیریت اسناد
آسیب پذیری های کاغذ
کاغذ، به دلیل ماهیت خود، می تواند در معرض تعدادی از موارد باشد که می تواند مشکلاتی را برای مشاغل کوچک ایجاد کند. کاغذ ممکن است در اثر حوادث غیرقابل پیش بینی مانند سیل یا آتش سوزی آسیب ببیند. سایش طبیعی کاغذهای پرکاربرد می تواند به این معنی باشد که اقلام به سرعت غیرقابل استفاده یا ناخوانا می شوند. کارمندان ممکن است باعث آسیب تصادفی شوند و موارد ممکن است با بی احتیاطی یا سوء قصد گم شوند.
دور شدن از اطلاعات مبتنی بر کاغذ می تواند به کاهش خطر ابتلای اسناد حیاتی به هر یک از آسیب پذیری های کاغذ کمک کند.
کلیک کنید: نرم افزار مدیریت اسناد
مفاهیم GDPR
مقررات عمومی حفاظت از داده ها (GDPR) که در ماه مه ۲۰۱۸ جایگزین قانون حفاظت از داده ها (DPA) می شود، به این معنی است که کسب و کارهای کوچک باید تغییراتی در رویه های خود ایجاد کنند تا از آن پیروی کنند.
بخش مهمی از GDPR به عنوان «حق پاک کردن» شناخته می‌شود، که بیان می‌کند که افراد می‌توانند در صورتی که هیچ دلیل قانع‌کننده‌ای برای حفظ آن وجود نداشته باشد، درخواست کنند که هر گونه اطلاعاتی که توسط یک کسب‌وکار در اختیار دارد، حذف شود. پیدا کردن و حذف آن از اسناد کاغذی ممکن است دشوار و زمان بر باشد، اما در صورت استفاده از سیستم مدیریت اسناد، بسیار آسان می شود.
جستجو برای اطلاعات می تواند سریع و کامل باشد و حذف موارد به راحتی و به طور دائم انجام می شود. هیچ خطری وجود نخواهد داشت که مدارک از قلم افتاده باشد یا موارد تکراری ناآگاهانه ساخته شده باشد.
کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
انتقال آسان
دور شدن از کاغذبازی نباید دشوار باشد، یا نیازی به اختلال کامل در روش‌های کار تعیین شده داشته باشد. راه‌حل‌های مدیریت اسناد چیزهایی را که سازمان‌ها در مورد کاغذ می‌پسندند، حفظ می‌کنند، یعنی ظاهر و انعطاف‌پذیری – در هر کسب‌وکاری که در آن فعالیت می‌کنند.
راه حل میزبان وب، نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد، نیازی به نصب یا نگهداری ندارد. اما از طریق اینترنت قابل دسترسی است و به طور مداوم به روز می شود. انتقال به سمت استفاده از آن آسان است. استفاده از آن ساده و شهودی، دسترسی آسان، ایمن و ایمن و همچنین مطابق با GDPR است.
هر داده ای که یک کسب و کار دارد می تواند مستقیماً به آن وارد شود و سازگاری بین پلتفرم به این معنی است که هر دستگاهی می تواند به Papercloud دسترسی داشته باشد.
سطوح بالای ایمنی، که شامل رمزگذاری امنیت داده‌های چندلایه، پشتیبان‌گیری، ورود به سیستم کاربر و انعطاف‌پذیری باج‌افزار می‌شود. به این معنی است که با شروع دور شدن از کاغذبازی به سیستم مدیریت اسناد، آرامش نیز وجود دارد.
حرکت به سمت تبدیل شدن به یک دفتر بدون کاغذ به شما کمک می کند تا به یک تجارت کارآمدتر تبدیل شوید. در زمان صرفه جویی کنید و خطر از بین رفتن یا آسیب دیدگی اسناد را از بین ببرید. مهمتر از همه، این تضمین می کند که شما با GDPR مطابقت داشته باشید، که ضرب الاجل آن در ۲۵ می ۲۰۱۸ است.
می توانید در وبلاگ ما در مورد مزایای سیستم مدیریت اسناد و اینکه چرا باید از آن استفاده کنید اطلاعات بیشتری کسب کنید.
در مورد نرم افزار امور سهام بخوانید.
