چگونه DMS می تواند به رعایت GDPR کمک کند؟

خانه چگونه DMS می تواند به رعایت GDPR کمک کند؟

چگونه DMS می تواند به رعایت GDPR کمک کند؟

143-9-4 0

واحد تولید محتوا

در این محتوا در مورد GDPR و Cloud Storage و DMS صحبت می کنیم. راه‌های زیادی وجود دارد که یک کسب‌وکار می‌تواند به دنبال رقابتی‌تر شدن و تجهیز خود به سمت موفقیت بلندمدت باشد.

از جمله این راهکار ها همراه شدن با جریان مدرن مدیریت محتوا است.

راه حل DMS چیست؟

حفظ داده ها در قلب اکثر کسب و کارها قرار دارد و سوابق همه انواع با روش های قدیمی و سنتی نگهداری می شود. کاغذبازی رایج است و به روز رسانی دستی صفحات گسترده بخشی از کار منظم بسیاری از سازمان ها را تشکیل می دهد. یک جایگزین برای روش‌های پرزحمت و وقت‌گیر، نرم‌افزار مدیریت اسناد و سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) است که برای استفاده از اطلاعات جمع‌آوری‌شده توسط یک کسب‌وکار، ذخیره‌سازی و در دسترس قرار دادن آن‌ها به آسانی و سریع طراحی شده‌اند.

یکسان سازی داده ها از بسیاری از سایت های مختلف و همچنین انتشار اطلاعات مهم به شیوه ای سازگار و استاندارد می تواند صورت گیرد. با خودکار شدن این فرآیند، حاشیه‌های خطای انسانی قابل توجهی را می‌توان در کنار صرفه‌جویی عمده در زمان کار از بین برد.

بیشتر بخوانید: راهنمای ۱۰ مرحله ای برای سازماندهی آرشیو اسناد

GDPR چیست؟

در ۲۵ می ۲۰۱۸، مقررات عمومی حفاظت از داده ها (GDPR) اجرا شد که نشان دهنده بزرگترین تغییر در قوانین حفظ حریم خصوصی است که در بیش از ۲۰ سال گذشته دیده شده است و جایگزین قانون حفاظت از داده ها شد.

GDPR، تمرکز زیادی بر حفظ حریم خصوصی دارد. یکی از تغییرات عمده ای که بر کسب و کارها تأثیر می گذارد، گنجاندن قوانین جدید در مورد به اصطلاح «حق فراموش شدن» است که به افراد اجازه می دهد از سازمان درخواست کنند که اطلاعات شخصی خود را حذف کند.

سایر عناصر GDPR عبارتند از «حق انتقال داده»، که به موضوع هر داده اجازه می دهد تا نسخه ای از آن را دریافت کند تا بتواند آن را به کنترل کننده داده دیگری منتقل کند. «استانداردهای اعلان نقض»، که به سازمان نیاز دارد. (گزارش برخی از فعالیت های نقض داده ها به مقامات و گاهی اوقات به افراد تحت تأثیر).

بیشتر بخوانید: صرفه جویی در هزینه با سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی در سال ۲۰۲۴

چگونه DMS می تواند به رعایت GDPR کمک کند؟

جریمه های قابل توجهی برای افرادی که سیستم شرکتی و یا سازمانی با مطابق با GDPR ندارند وجود دارد. کسب و کارها به دنبال راه هایی برای به حداقل رساندن تأثیر و پایبندی به خواسته ها و الزامات جدید هستند. یک راه حل DMS می تواند به کسب و کار کمک های ارزشمندی در این کار ارائه دهد.

زمانی که اصطلاح «حق فراموش شدن» را در نظر می گیریم، تلاش برای مکان یابی و پاک کردن همه داده های مربوط به یک فرد می تواند یک کار وقت گیر و بالقوه دشوار برای رسیدگی به پرونده های کاغذی باشد. اطلاعات می‌تواند در تعدادی از سایت‌ها و مکان‌ها پخش شود و تکرار شود یا حتی گم شود.

با این حال، مکان یابی اطلاعات مربوطه از طریق یک DMS یک فرآیند ساده و کارآمد است:

چیزی که می تواند فقط چند لحظه طول بکشد و می تواند جستجوی کامل و جامع برای همه مطالب مورد نیاز ارائه دهد. با تاکید بر حفظ حریم خصوصی GDPR، یک DMS همچنین می‌تواند اطمینان حاصل کند که داده‌ها به اشتباه به دست نمی‌آیند و به روشی امن ذخیره می‌شوند. جایی که از بین رفتن، آسیب‌دیدگی و حتی سرقتی که ممکن است کاغذبازی در معرض آن باشد، حذف می‌شود.

اگر هر گونه نقض داده رخ دهد، می توان آن را بلافاصله شناسایی و گزارش کرد. کاری که تقریباً غیرممکن است هنگام کار با اسناد کاغذی در مکان های مختلف انجام شود.

در مورد نرم افزار سهام بخوانید.

مزایای فناوری ابر

هنگام در نظر گرفتن اینکه چه شکلی از DMS ممکن است برای یک کسب و کار کار کند، سطحی از ترجیحات شخصی درگیر است. پرشین سیستم قابلیت میزبانی محلی یا از راه دور از طریق ابر را ارائه می دهد. چیزی که توسط تعداد کمی از شرکت های DMS ارائه می شود. در حالی که گاهی اوقات روش اول ترجیح داده می شود، روش دوم برای ذخیره داده ها به طور فزاینده ای تبدیل به هنجار صنعت می شود.

یک مطالعه اخیر توسط Gemalto و موسسه Ponemon نشان داد که ۷۳ درصد از مشاغل خدمات مبتنی بر ابر را برای عملیات خود مهم می دانند.

مزیت ذخیره سازی داده ها از طریق ابر، در کنار رفع نیاز به سرورها، امنیت بالای این روش است.

عملکرد DMS یکسان باقی می‌ماند و تنها تفاوت این است که داده‌ها دقیقاً در کجا ذخیره می‌شوند. تعمیر و نگهداری دیگر یک نگرانی نیست و مسائل مربوط به ایجاد پشتیبان و بازیابی بلایا حل می شود. داده های ذخیره شده در فضای ابری مشمول پروتکل های امنیتی سختگیرانه هستند و در برابر حملات باج افزار مقاوم هستند.

موضوعی که اخیراً توسط پرونده‌های پرطرفدار اخیر که ربایندگان درخواست پول برای انتشار داده‌های به خطر انداخته‌اند، به خط مقدم آگاهی هدایت شده است. نتیجه نهایی این است که کسب‌وکارها می‌توانند مطمئن باشند که داده‌هایشان ایمن است و خطر نقض با DMS مبتنی بر ابر پرشین سیستم به حداقل رسیده است.

بیشتر بخوانید: نرم افزار اسناد: پیدا کردن (DMS) مناسب