ضرورت استفاده از نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد در شرکت ها

استفاده از نرم افزارهای مدیریت اسناد به دلایل زیر در موسسات اجباری شده اند:

• برای تصمیم گیری

• ارائه پشتیبانی قانونی و اسناد قانونی

• جلوگیری از لوازم التحریر و کاهش هزینه ها

• مرجع بودن برای اسناد جدید

• ارائه یک رویکرد سیستماتیک برای بررسی اسناد

• افزایش کارایی شرکت

• محافظت از پرونده های ارزشمند

• جلوگیری از تولید اسناد غیرضروری

• تأمین نیازهای اطلاعاتی موسسه

• منبع تحقیق تاریخی بودن

• حفظ تاریخ موسسه

• ارائه کیفیت برای مطالعات بایگانی 

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

مدیریت اسناد الکترونیکی

منظور از مدیریت الکترونیک اسناد، تولید، پردازش، ذخیره و دسترسی الکترونیکی اسناد است. با این حال، هنگام صحبت در مورد این سیستم، اولین چیزی که معمولاً به ذهن خطور می کند سخت افزار است. با این حال، سخت افزار به تنهایی منطقی نیست. بدون نرم افزاری که باعث شود سخت افزار عملکردی داشته باشد و افراد واجد شرایط لازم برای اجرای این سیستم، سخت افزار نمی تواند به تنهایی فراتر از هیچ چیز باشد. به عبارت دیگر، مدیریت اسناد الکترونیکی نتیجه یک مطالعه جامع است که همه این زمینه ها را شامل می شود.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

مزایای مدیریت الکترونیک اسناد

• بایگانی سریع اسناد

• دسترسی سریع به اسناد

• سهولت در اتصال اسناد متعلق به پرونده های مختلف

• بایگانی اسناد الکترونیکی قبل از انتقال آنها به رسانه های چاپی

• صرفه جویی در کاغذ

• فتوکپی کارمندان و … در حین کار. صرفه جویی در زمان به دلیل سیستمی است که به آنها امکان می دهد عملیات نسبتاً کمتری انجام دهند

• افزایش راندمان کار

• بیش از یک نفر می تواند همزمان روی یک سند کار کند

• سطح بالای امنیت

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

سوالات:

• می توان شرایط فعلی را برای سیستم جدید اعمال کرد؟

• می تواند با پیشرفت های فن آوری آینده سازگار باشد؟

• با نرم افزارهای اصلی که امروزه به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرد سازگار است؟

• امنیت کافی است؟

• کاربرانی که سیستم را نمی شناسند می توانند به راحتی از آن استفاده کنند؟ 

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

در راستای مزایا و معایب سیستم های الکترونیک مدیریت اسناد که در بالا ذکر شد، نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد شرکت پرشین سیستم معرفی خواهد شد.

پشتیبانی کاربر:

در هنگام استفاده از نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد، سه واحد راهنمایی مختلف در اختیار کاربران قرار گرفته است.

عنوان موضوعی که باید از آن مطلع شوید از لیست تهیه شده انتخاب و بر روی دکمه شروع کلیک کنید. از این لحظه به بعد، کارهایی که باید درباره آن موضوع انجام شود، مرحله به مرحله روی صفحه نمایش منعکس می شوند. بنابراین، حتی کاربری که هیچ اطلاعی از موضوع ندارد به راحتی می تواند شغل مورد نظر را درک کند.

کمک دیگر صفحات “راهنما” است که با برنامه های ویندوز با آنها آشنا هستیم. آنها اطلاعات دقیق تری از راهنمای فوق ارائه می دهند. “کاتالوگ راهنما کاربر” در قالب PDF وجود دارد.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

ویرایش پرونده ها:

هنگامی که یک فایل جدید ایجاد می شود، نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد، امکان تعیین ساختار فایل را ارائه می دهد. به عبارت دیگر، می توان نام پرونده، ساختار خصوصی یا مخفی، و میزان امنیت لازم برای دسترسی به این پرونده را تعیین کرد. اگر پرونده ای به عنوان مثال، امور سهام و سهامدارن به عنوان “خصوصی” توصیف شود، فقط شخصی که پرونده را ایجاد کرده و مدیر سیستم می توانند به این پرونده دسترسی پیدا کنند.

اگر پرونده به صورت “پنهان” تعریف شود، به این معنی است که فقط کاربرانی که اجازه دسترسی به چنین پرونده هایی را دارند، می توانند به این پرونده دسترسی پیدا کنند. از طرف دیگر، می توان سطح دسترسی را نیز در این نرم افزار تعریف کرد.

این که آیا فایل تازه ایجاد شده در پرونده دیگری است یا در همان سطح با پرونده های دیگر است از جمله گزینه هایی است که می تواند بسته به ماهیت پرونده انتخاب شود.

قسمتهای پرونده نیز با در نظر گرفتن تمام یا بخشی از گزینه های داده شده ایجاد می شوند. به عنوان مثال، شماره تلفن، شماره نمابر، نام مسئول، نام شرکت، موضوع تعریف شده است. برخی یا همه آنها را می توان انتخاب کرد، همچنین ساختاری است که امکان ایجاد فضایی خارج از این گزینه ها را فراهم می کند.

در مورد برنامه مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

معاملات با اسناد:

طبیعتاً اولین فرایندی که در مدیریت الکترونیک اسناد انجام می شود، ذخیره سند و قرار دادن آن در پرونده ای است که به آن تعلق دارد. برای این منظور ، سند باید به رسانه های الکترونیکی منتقل و ضبط شود. اگر سند به صورت الکترونیکی نباشد، ابتدا از طریق اسکنر برای رسانه های الکترونیکی آماده می شود و سپس در پرونده مورد نظر ذخیره می شود. البته، مدیر سیستم باید از قبل تعیین کند که کدام پرونده ذخیره شود. بنابراین، اطلاعات مربوط به سند در قسمت های موجود در آن پرونده وارد شده و ثبت نام به پایان می رسد.