برنامه مدیریت الکترونیک اسناد شرکت پرشین سیستم هخامنش، “برنامه ای است که ابزار اسنادی را توسط موسسه ای در جریان رویدادهای تجاری تهیه یا ارائه می کند.” یا “ابزاری اطلاعاتی که برای عملیات ضروری است و قابل تولید است”.
مدیریت اسناد “برای تأمین اقتصاد و کارایی در تولید، سازماندهی، حفاظت، استفاده، دسترسی ایجاد شده است” و تنظیم اسناد، اجرای یک برنامه است. “
در این مقاله ویژگی های اصلی نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد را، بررسی می کنیم.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب کلاس اندروید بخوانید.
کنترل دسترسی و ادغام Office 365
اسناد، پوشه ها، بخش ها یا حتی کل حساب را با مجوزهای مختلف (پیش نمایش، نمایشگر، ویرایشگر) برای هر کسی که دوست دارید به اشتراک بگذارید. گروه هایی از همکاران را برای همگام سازی با بسیاری از افراد ایجاد کنید. می توانید در برنامه های Office 365 به طور مشترک کار کنید. در حالی که برنامه مدیریت الکترونیک اسناد، هرگونه تغییر و حتی پیش نمایش فایل را ثبت می کند و پاسخگویی را ارائه می دهد.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
جستجوی قدرتمند با OCR چند زبانه
یک عملکرد جستجوی زنده قدرتمند در نرم افزار مدیریت اسناد ابری ما تعبیه شده است. می توانید اسناد را نه تنها با نام فایل و فراداده، مانند کلمات کلیدی، بلکه به لطف فناوری تشخیص نوری کاراکتر (OCR)، در محتوای فایل ها جستجو کنید. PDF، پرونده های Docx یا حتی عکسهای صفحه و عکس اسناد، با برنامه مدیریت الکترونیک اسناد کاملاً قابل جستجو هستند.
در مورد نرم افزار ارسال بسته پستی بخوانید.
تأیید گردش کار و رد خودکار
آیا قبل از مرحله بعدی فاکتور، برنامه تعطیلات یا تنظیم سند دیگری، نیاز به تأیید یک یا چند نفر دارد؟
مشکلی نیست! از افراد دعوت کنید نظرات خود را تأیید و اضافه کنند. به ترتیب ثابت یا یکباره. گرفتن و پیگیری مصوبات هرگز به این آسانی نبوده است. با برنامه مدیریت الکترونیک اسناد، همیشه در جریان روند امور اسنادی و کنترل امور کارکنان سازمان خود خواهید بود.
همچنین می توانید برای هر پوشه و پرونده یک دوره نگهداری اختیاری تعیین کنید (روزها ، هفته ها ، ماه ها یا سالها).
در مورد نرم افزار حضورغیاب آنلاین بخوانید.
شماره گذاری اسناد، اعلان ها و مسیرهای حسابرسی
بر اساس طرح هایی که تعریف می کنید، از شماره گذاری خودکار سند استفاده کنید. اعلان های خودکار را برای تغییرات در اسناد، پوشه ها یا بخش ها را مشخص کنید. هر چند بار که انتخاب می کنید ( در لحظه تغییر یا به صورت یک اعلان گروهی یک بار در روز یا هفته تنظیم می شود ). هر وقت کسی پرونده ای را اضافه کرد، چیزی را حذف کرد، یا چه کسی چه کاری انجام داده است و چه زمانی. تمام این اطلاعات به طور کامل در برنامه مدیریت الکترونیک اسناد ثبت می شود.
در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.
مرتبط کردن پرونده ها و افزودن فراداده
-
امضاکنندگان
-
یادداشت ها
-
تاریخ
-
سررسید
در مورد نرم افزار تحلیل بازار بخوانید.
برای کمک به سازماندهی اسناد سازمان شما، در برنامه مدیریت الکترونیک اسناد گنجانده شده اند. به راحتی می توانید زمینه های فراداده خود را اضافه کنید. همچنین می توانید پرونده ها را برای ایجاد ارتباط بین اسناد در ساختارهای مختلف پوشه که به هم تعلق دارند، مرتبط کنید. در برنامه مدیریت اسناد مبتنی بر ابر، این امر آسان است.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
نسخه های فایل
می توانید نسخه جدیدی از یک سند را بارگذاری کنید. فراداده موجود و تمام نسخه های قبلی پرونده را ( که همیشه فقط با یک کلیک به راحتی قابل بازیابی هستند ) حفظ کنید. ویژگی ورود و خروج از سند به شما امکان می دهد تا هنگام ویرایش سندی در رایانه خود، ورود کارکنان دیگر را مسدود کنید.
در مورد نرم افزار مدیریت بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.
یادآوری ها
هر زمان در تاریخ و زمان مشخصی به اعلانی نیاز داشتید، فقط بخش یادآوری را برنامه مدیریت الکترونیک اسناد تنظیم کنید. می توانید هر تعداد یادآوری که دوست دارید اضافه کنید. و همچنین یک آدرس ایمیل متفاوت را برای اطلاع رسانی در هر یک از آنها انتخاب کنید.
صندوق ورودی
برای هر یک از نقش های حساب خود یک آدرس ایمیل اختصاصی دریافت می کنید. فقط یک ایمیل به آن آدرس ارسال کنید. تا فایل پیوست شده در صندوق ورودی پوشه ی شما در برنامه مدیریت الکترونیک اسناد قرار بگیرد. آیا روشی ساده تر از این سراغ دارید؟ این ویژگی برنامه، برای ذخیره اسناد در حال حرکت بسیار مناسب است.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
نقش ها یا حساب های فرعی
شما می توانید سلسله مراتب نامحدودی را تحت نقش اصلی حساب خود ایجاد کنید. می توانید تا ۵ نقش اضافی را در برنامه مدیریت الکترونیک اسناد اضافه کنید. به این ترتیب، شما می توانید یکی را برای شرکت خود یا بخشهای آن، یکی را برای نیازهای شخصی خود، باشگاه ها یا هر چیز دیگری برای اشتراک با افراد مربوطه داشته باشید.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بخوانید.
DMS
اسناد شما در سیستم مدیریت اسناد آنلاین، از طریق هر رایانه شخصی، مک، رایانه لوحی یا تلفن هوشمند با اتصال به اینترنت برای شما قابل دسترسی است. این اتصال می تواند از سراسر جهان باشد.
پشتیبان گیری از اسناد
اسناد شما در یک ابر امن ذخیره شده و کاملاً ایمن هستند. در صورت تمایل، می توانید به راحتی هر حساب دلخواه را برای تهیه پشتیبان محلی خود، کل حساب یا تک تک پرونده ها / پوشه ها را بر روی هارد دیسک خود بارگیری کنید. برنامه مدیریت الکترونیک اسناد یک برنامه دسک تاپ ویندوز است که امکان همگام سازی داده ها را آسان می کند.
ایمن و امن
تمام اطلاعات شما در برنامه مدیریت الکترونیک اسناد ابری، در جایی که با خیال راحت ذخیره می شود و از طریق لایه امن SSL ارسال می شود، پشتیبان گیری سه گانه دارد و در سطح بانک رمزگذاری می شود. همچنین می توانید سیاست گذرواژه را برای اعضای تیم خود سفارشی کنید. بنابراین آنها فقط می توانند گذرواژه های دیگری انتخاب کنند. لازم است گذرواژه خود را هر چند بار که خواستید، تغییر دهند.
در مورد نرم افزار افزایش سرمایه بخوانید.
