سیستم بایگانی مبتنی بر ابر یا کاغذ؟

برای هر کسب و کاری، تشکیل پرونده یک جنبه مهم برای عملیات روزانه شما است. قراردادها، سفارش‌ها، یادداشت‌های داخلی و موارد دیگر باید به درستی ثبت شوند تا در آینده به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید. بحث بزرگی که در مدیریت اسناد و سیستم بایگانی وجود دارد این است که آیا شما باید مبتنی بر فضای ابری باشید یا مبتنی بر کاغذ؟

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد

چرا باید نرم افزار سیستم بایگانی را انتخاب کنید؟

استفاده از نرم افزار مبتنی بر ابر یا نصب مستقیم نرم افزار بر روی سیستم شما مفید است. زیرا می توانید تمام اسناد خود را در یک مکان متمرکز داشته باشید که به راحتی قابل دسترسی باشد. اسناد را می توان به راحتی مشاهده کرد و بین کارمندان یا مشتریان به اشتراک گذاشت. بنابراین می توانید کارهای بیشتری را نسبت به زمانی که به یک سند فیزیکی متکی هستید انجام دهید.

همچنین در فضا صرفه جویی خواهید کرد. برخی از شرکت‌ها اتاق‌های کاملی را به سیستم‌های بایگانی خود اختصاص داده‌اند. اما با قرار دادن اسناد خود به صورت آنلاین، در این فضا صرفه‌جویی می‌کنید و دیگر نگران وجود صدها سند نخواهید بود. اسناد خوش خیم آنلاین همچنین می توانند کنترل کنند که چه کسی به آنها دسترسی دارد. بدانید دسترسی به نرم افزار امن برای مشاهده یک سند بسیار سخت تر و امن تر است.

از آنجایی که کاغذ فیزیکی است، لازم نیست نگران پیمایش سیستم‌های پیچیده مبتنی بر رایانه باشید. که اگر در شرکتی کار کنید که کارکنان آن استعداد زیادی در استفاده از رایانه ندارند، می‌تواند مفید باشد. اسناد حقوقی نیز برای ثبت فیزیکی مناسب هستند. زیرا ممکن است به امضاهای فیزیکی نیاز داشته باشید یا یک کپی از آن بخواهید که در صورت نیاز می توانید از آن استفاده کنید.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک

مدیریت اسناد الکترونیکی با نرم افزار مدیریت اسناد پرشین سیستم

اگر به دنبال یک شرکت قابل اعتماد برای کمک به سیستم مدیریت اسناد خود هستید، با ما در پرشین سیستم تماس بگیرید. ما هم نرم افزار مدیریت اسناد مبتنی بر ابر و هم یک نرم افزار مدیریت اسناد محلی را ارائه می دهیم که می تواند در سیستم شما نصب و میزبانی شود.

استفاده از نرم افزار ما آسان است و به کسب و کار شما کمک می کند تا مولد باقی بماند و هر سندی را که نیاز دارید ایمن، ایمن و نزدیک به دست داشته باشید.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد

چگونه سیستم بایگانی می تواند به کسب و کار شما کمک کند؟

از آنجایی که کسب‌وکارها به دنبال ساده‌سازی و بهبود شیوه‌های خود هستند، به زودی توجهشان بر روی نحوه ذخیره اسناد خود معطوف می‌شود. برای کسانی که برای مدت طولانی معامله می‌کنند، یا کسانی که اطلاعات زیادی در فعالیت‌های خود جمع‌آوری می‌کنند، فضای ذخیره‌سازی می‌تواند به چیزی تبدیل شود که ممکن است مانع توسعه و گسترش آینده و همچنین ایجاد هزینه‌ شود. یک راه حل می تواند به شکل ذخیره سازی آرشیوی ارائه شده توسط ما باشد.

کلیک کنید: نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

آزاد کردن فضا

از آنجایی که فضای اداری گران است، اختصاص بخش قابل توجهی از آن به انبار می تواند مشکل ایجاد کند. داشتن مناطق جداگانه به طور خاص برای نگهداری اطلاعات می تواند یک نگرانی بزرگ باشد. بسیاری از کسب و کارها متوجه می شوند که نیاز به اجاره فضای خارج از محل دارند، صرفاً برای ذخیره آنچه که نیاز دارند. با استفاده از نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم این کاملا غیر ضروری است. همه چیز را می توان آپلود کرد، فایل ها را اسکن کرد و اطلاعات را از طریق ابر ذخیره کرد و فضای ارزشمندی را برای فعالیت های دیگر آزاد کرد.

کلیک کنید: برنامه مدیریت اسناد

سیستم بایگانی: بازیابی آسان

مکان یابی و استخراج اطلاعات در صورت لزوم می تواند یک کار زمان بر و گاه دشوار باشد که مستلزم آن است که کارکنان تلاش زیادی برای جستجوی اقلام انجام دهند. اگر اسناد و مدارک دور از محیط کار اصلی آنها ذخیره شود، این مسائل پیچیده می شود. با استفاده از اسناد ذخیره سازی آرشیوی می توان به راحتی بازیابی و با حداقل تلاش و زمان استفاده کرد. جستجوی کامل برای اطلاعات می‌تواند انجام شود و اطمینان حاصل شود که هیچ اطلاعات مهمی از دست نمی‌رود و همه چیز در دست کسانی است که به آن نیاز دارند.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت اسناد

امنیت

از آنجایی که امنیت بخش مهمی از سیستم بایگانی است، ذخیره‌سازی امن اسناد با نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم می‌تواند تضمین کند که همه چیز تا حد امکان ایمن نگه داشته می‌شود. خطراتی مانند آسیب ناشی از آتش سوزی، سیل یا هر رویداد غیرقابل پیش بینی دیگری، و همچنین تهدید ناشی از گم شدن یا جابجایی اتفاقی اشیا پس از استفاده، حذف می شوند.

از آنجایی که داده ها در فضای ابری ذخیره می شوند، امنیت ناشی از باج افزار توسط اطلاعاتی که در معرض خطر قرار نمی گیرند، تامین می شود.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

سیستم بایگانی: راحتی در استفاده

استفاده از ذخیره سازی آرشیو ممکن است برای کسب و کارهایی که قبلاً چنین کاری را انجام نداده اند ترسناک به نظر برسد. اما روند جابجایی و پیاده سازی به طور قابل ملاحظه ای آسان است.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم ظاهر و انعطاف‌پذیری کاغذ را حفظ می‌کند، از طریق اینترنت قابل دسترسی است و نیازی به نصب تجهیزات یا نگهداری مداوم ندارد. به روز رسانی ها به صورت خودکار انجام می شود.

هر ساختار فایل موجود را می توان پیاده سازی کرد و رویه های کاری تا حد زیادی تحت تاثیر قرار نمی گیرند. اسناد را می توان در هر قالبی که وجود دارد نگهداری کرد، و یک مرکز چاپ به این معنی است که کاربران می توانند مستقیماً در نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم چاپ کنند و از این رو اسناد خود را بایگانی کنند. انتقال سریع و بدون زحمت است، به این معنی که هیچ تغییر عمده یا آموزش مجدد کارکنان لازم نیست.

از آنجایی که نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم روی بسیاری از پلتفرم‌ها کار می‌کند، دسترسی را می‌توان در دستگاه‌های مختلف انجام داد، باز هم به این معنی که دسترسی به آرشیو اسناد آسان است و می‌توان آن را در هر مکانی انجام داد.

برای پرس و جو در مورد راه حل های ذخیره سازی اسناد مبتنی بر ابر یا سرور ما با تماس بگیرید.

در مورد نرم افزار امور سهام بخوانید.