برنامه مدیریت اسناد، یافتن برنامه مناسب در پنج مرحله

این محتوا شامل یافتن برنامه مدیریت اسناد مناسب در ۵ مرحله است. موارد مهمی وجود دارد که در هنگام انتخاب سیستم مدیریت اسناد باید در نظر بگیرید.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

• کسب و کار شما روزانه چند سند را پردازش می کند؟

• کارمندان شما از چند سند در جلسات، ارائه ها، بازدید از مشتریان استفاده می کنند؟

• دپارتمان های مالی و حسابداری شما هر ماه چند فاکتور، قرارداد و فایل پیشنهادی تهیه و با بخش های مربوطه به اشتراک می گذارند؟

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

سیستم‌های پیشرفته مدیریت اسناد که کارمندان را قادر می‌سازد اسناد مشترک را مشاهده کنند. تغییراتی ایجاد کنند و اسناد لازم را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. به خصوص برای مشاغلی که ترافیک گردش کار اسناد سنگین در عصر دیجیتالی شدن دارند. آنها به عنوان مهم ترین ابزار افزایش کارایی، تحت کنترل نگه داشتن هزینه ها و در نتیجه عقب نماندن از رقبا به میدان می آیند. برای یافتن برنامه مدیریت اسناد که مطابق کسب و کار شما باشد، گام اساسی بردارید.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

۱- اهداف خود را مشخص کنید.

قبل از تصمیم گیری در مورد برنامه مدیریت اسناد، اهداف خود را به وضوح فهرست کنید. خدمات سند مدیریت شده معمولاً اهداف زیر را انجام می دهند:

• افزایش کارایی (سهولت یافتن و اشتراک گذاری اسناد)

• کاهش استفاده از کاغذ با دیجیتالی کردن اسناد

• ادغام ابزارهای مدیریت اسناد در چاپگرهای اداری و MFP

• توسعه همکاری در بخش ها یا مکان های مختلف برای کار بر روی اسناد مشابه

• تسهیل امنیت اسناد و انطباق با پروتکل های امنیتی محلی، ملی و بین المللی با عملکردهایی مانند شناسایی / مجوز کاربر

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

۲- فرآیندهای کسب و کار را تعریف کنید.

تعیین اینکه کسب و کار شما بر اساس کدام فرآیندهای مهم تجاری ساخته شده است و کدام یک از آنها با راه حل های گردش کار بهینه می شوند، یافتن سیستم مدیریت اسناد ایده آل را برای شما آسان تر می کند.

• یک برنامه مدیریت اسناد خوب تضمین می کند که اسناد قبل از نهایی شدن، مراحل بررسی و تایید را طی می کنند.

• به عنوان یادآوری برای اسنادی که نیاز به تمدید دوره ای دارند، کارکرد دارند. (به عنوان مثال قراردادهای سالانه، پرونده های بهداشتی پرسنل).

• فرصت های همکاری در سطح بالا را برای مشاغل فراهم می کند.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

۳- برنامه مدیریت اسنادی را که برای شما مناسب تر است در نظر بگیرید.

کسب‌وکارهای امروزی می‌توانند نرم‌افزار اسنادی که فقط بر روی محصولات سخت‌افزاری در محدوده شرکت نصب می‌شوند انتخاب کنند. همچنین نرم‌افزارهایی که روی سیستم‌هایی مانند ابر اجرا می‌شوند و به مکان آن وابسته نیستند، را مورد استفاده قرار دهند. می‌توانند سیستم‌های پیشرفته‌تری را انتخاب کنند که آنها را با هم ترکیب می‌کند. جهت این انتخاب با توجه به ساختار کلی کسب و کار و هدفی مورد نظر سازمانی تعیین خواهد شد.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

۴- نیازهای خود را روشن کنید.

برنامه های مختلف مدیریت اسناد نیازهای مختلف کسب و کار را برآورده می کنند. شناسایی از قبل نیازهای اسناد اولیه کسب و کار شما به شما در انتخاب سیستم مناسب کمک می کند.

اگر برنامه های مایکروسافت آفیس و برنامه های مشابه به طور مکرر در دفتر شما استفاده می شود، سیستم مدیریت اسنادی که انتخاب می کنید باید با این برنامه ها سازگار باشد. به این ترتیب می توان بدون نیاز به نصب اضافی به؛ به روزترین نسخه اسناد پرکاربرد در آینده دسترسی پیدا کرد و اسناد را بدون نگرانی از مشکلات نسخه دانلود و ویرایش کرد.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید.

• برخی از راه حل های مدیریت اسناد اجازه تنظیم یادآوری برای اسنادی را می دهند که باید مرتباً به روز شوند/بررسی شوند. چنین یادآوری هایی می تواند برای بخش هایی مانند حقوق، حسابداری و امور مالی که به شدت کار می کنند نجات بخش باشد.

• این یک نیاز مهم برای بسیاری از مشاغل از نظر امنیت اسناد و مدیریت گردش کار است که کل چرخه عمر اسناد مختلف قابل مدیریت باشد و بنابراین کنترل شود که چه کسی می تواند آنها را بررسی و اصلاح کند. اگر چنین نیازی دارید، مناسب است به راه حل های گردش کار با عملکردهای نظارت و مدیریت دقیق روی آورید.

• راه حل های مستند که گزینه های جستجوی دقیق را به کاربران ارائه می دهند، از اتلاف زمان و افزایش بهره وری جلوگیری می کنند.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک بخوانید.

۵- گزینه های برنامه مدیریت اسناد را مرور و آزمایش کنید.

پس از تعیین نیازهای خود، می توانید شروع به بررسی گزینه هایی کنید که فکر می کنید آنها را برآورده می کند. یعد از بررسی گزینه ها بر روی کاغذ و کاهش تعداد آنها، ملاقات با ارائه دهندگان خدمات و درخواست استفاده از نسخه های آزمایشی راه حل های موجود در لیست خود برای مدت زمان معین به شما کمک زیادی می کند تا برنامه مدیریت اسناد مناسب را پیدا کنید. پس از تجربه تمامی سیستم های ممکن، می توانید با بخش های مربوطه در شرکت خود (واحدهایی که بیشترین استفاده را از سیستم خواهند کرد، بخش فناوری اطلاعات و …) صحبت کرده و تصمیم نهایی خود را بگیرید.