در این محتوا در مورد برنامه های کاربردی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی صحبت خواهیم کرد. همانطور که مشخص است، موسسات دولتی مانند بنگاه های خصوصی از فناوری که هر روز با ابعاد مختلف در حال توسعه است، بهره زیادی می برند. مؤسسات و سازمان‌های عمومی موظفند کارهایی را که انجام می‌دهند و اهدافی را که به آن دست می‌یابند، یعنی دلایل وجودی آنها را؛ در قالبی رسمی به صورت مکتوب حفظ کنند و آنها را در نظم و یکپارچگی نگه دارند. در نتیجه تحولات در حوزه انفورماتیک، مدیریت اسناد در بعد فیزیکی به بعد منطقی و در نتیجه به کامپیوتر منتقل شد.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
با توسعه معماری سیستم، منطق سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی متولد شد و در نتیجه برنامه های کاربردی، موسسات انعطاف پذیری و چابکی پیدا کردند. به این ترتیب کلیه اسنادی که در نتیجه تراکنش ها ایجاد می شوند این امکان را دارند که به صورت امن ذخیره شوند. برنامه های کاربردی، همچنین گام مهمی برای رهایی از بوروکراسی از نظر دست و پا گیر بودن بوده است.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
کاربردهای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیک
می دانیم که اسناد عنصری است که امروزه برای انواع سازمان ها حیاتی است و به نوعی دلایل وجود آنها را توضیح می دهد. سازمانها در طول سال‌ها معاملات زیادی را با فرآیندهای تجاری بسیار متفاوت انجام داده‌اند. در صورت اختلال در دسترسی به اطلاعات به روز یا قدیمی در حین هر عملیات، فرآیند مسدود شده، سازمان از کار افتاده و به نوعی قفل می شود. برای جلوگیری از این وضعیت، عملیات باید تحت نظر یک سیستم مدیریت اطلاعات/ اسناد سریع و به روز برای دسترسی فوری به انواع اطلاعات قدیمی یا جدید و رفع مشکلات انجام شود.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.
با نقطه ای که امروزه فناوری رایانه به آن رسیده است، اشتراک گذاری اطلاعات که در گذشته بسیار کند بود، اکنون بسیار سریع، دقیق و امن است. علاوه بر این، ذخیره سازی امن اطلاعات فرصتی است که توسط این فناوری فراهم شده است. در این زمینه، ایجاد، اشتراک و ذخیره سازی اطلاعات باید از طریق سیستم های مبتنی بر کامپیوتر باشد. تضمین «حکومت» و افزایش شفافیت، به ویژه در نهادهای عمومی، با گسترش کاربردهای دولت الکترونیک امکان پذیر خواهد بود.
توسعه فناوری اطلاعات؛ انواع جدیدی از اسناد را آشکار کرده است که به غیر از اسناد کاغذی نیاز به مدیریت دارند. این پیشرفت ها همچنین منجر به توسعه سیستم های الکترونیکی جدیدی شده است که مدیریت اسناد را در محیط الکترونیکی امکان پذیر می کند. این مطالعات که در ده سال اخیر در ترکیه شتاب بیشتری گرفته است، نام های مختلفی مانند سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد، سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد داده شده است.
در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.
یکپارچگی در سیستم مدیریت الکترونیک اسناد:
در تعاریف سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) بر یکپارچگی سیستم تاکید شده است. یکپارچگی سیستم در سیستم های اطلاعاتی؛ از پنج عنصر تشکیل شده است: سخت افزار، نرم افزار، داده، منابع انسانی و فرآیندها. تمامی سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر فناوری و عناصر انسانی هستند و عنصر انسانی جایگاه مهمی در عملکرد سیستم های آنها دارد. تضمین یکپارچگی در صورتی امکان پذیر است که این ۵ عنصر رابطه معناداری با یکدیگر داشته باشند.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.
سیستم مدیریت سوابق الکترونیک عبارت است از:
«فرآیند تولید تا انحلال نهایی این اسناد با استخراج اسنادی که ممکن است شواهدی از فعالیت های شرکتی از انواع اسناد ایجاد شده توسط مؤسسات در حین انجام باشد. کار روزانه آنها و حفاظت از محتوا، قالب و ویژگی های رابطه آنها. سیستمی که برای مدیریت آن استفاده می شود، سیستم مدیریت اسناد را شکل می دهد».
در مورد نرم افزار ارسال مراسلات بدانید.
از سوی دیگر، سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد به عنوان مجموعه ای از برنامه ها و سیستم هایی تعریف می شود که در ایجاد و ویرایش اسناد، ذخیره و محافظت از آنها برای استفاده در مواقع ضروری، سهولت دسترسی و تنظیم آنها برای این امر نقش دارند.
۱٫۱٫ مزایا و ملاحظات سیستم مدیریت اسناد
قبل از نصب، باید به خوبی شناخته شود که این سیستم چه چیزی در اختیار سازمان قرار می دهد. در این زمینه، می‌توانیم مزایای را به صورت زیر خلاصه کنیم:
-
بایگانی سریع اسناد
-
دسترسی سریع به اسناد
-
سهولت پیوند اسناد متعلق به فایل های مختلف
-
بایگانی اسناد در رسانه های الکترونیکی بدون انتقال آنها به رسانه های چاپی
-
صرفه جویی در کاغذ
-
فتوکپی آسان کارمندان و غیره در حین کار
در مورد نرم افزار افزایش سرمایه بیشتر بدانید.
حال سوالات زیر مطرح می شود که:
-
آیا شرایط موجود برای سیستم جدید قابل اجرا است؟
-
آیا می تواند با پیشرفت های فناوری آینده سازگار باشد؟
-
آیا با نرم افزار اصلی مورد استفاده امروز سازگار است؟
-
آیا از نظر امنیت کافی است؟
-
آیا برای کاربرانی که سیستم را نمی شناسند به راحتی قابل استفاده است؟
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بدانید.
۱٫۲٫ هدف از سیستم مدیریت مدارک
در مکاتبات بین واحدهای داخلی و سایر نهادها و سازمانها در محیط کامپیوتر انجام می شود. در این زمینه، نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم هخامنش با هدف استانداردسازی مکاتبات، کوتاه کردن زمان اولیه و تایید مکاتبات، صرفه جویی در هزینه های نیروی کار، زمان و لوازم التحریر و بایگانی مکاتبات روشی سالم است.
-
تحویل مدارک به فرد مناسب به موقع
-
ارسال و دریافت اسناد در ۲۴ ساعت شبانه روز و ۷ روز هفته
-
پیگیری وضعیت اسناد در زمان گردش
-
بایگانی اسناد با تشکیل پرونده سریع
-
دسترسی به اسناد با یک کلیک با معیارهای جستجوی مختلف بر اساس سطوح مجوز
-
دسترسی به یک سند از بیش از یک نقطه به طور همزمان
-
تعریف فرآیند اولیه سازی و نظم در توزیع و گردش اسناد
