تکنیک های بایگانی و آرشیو چیست؟ بایگانی و آرشیو اسناد باید با به کارگیری روش خاصی در مدیریت شرکت حقوقی به طور فعال مورد استفاده قرار گیرد. با یک سیستم بایگانی و آرشیو که به درستی پیاده سازی شده باشد، می توان از مشکلاتی مانند جستجوی فایل ها و بایگانی ها، اینکه فایل در چه وقت ثبت شده است و از دست دادن زمان ناشی از جستجوی فایل جلوگیری کرد.
روش های مختلفی را می توان برای بایگانی و آرشیو به کار برد. تکنیک های بایگانی و آرشیوی که اعمال میشود باید مطابق با چیدمان دفتر تعیین شود. تکنیک های بایگانی را می توان به طور جداگانه به عنوان سیستم های بایگانی به کار برد. با این حال، تکنیک‌های بایگانی مورد استفاده باید مکمل یکدیگر باشند تا تراکنش‌های انجام‌شده هم قابل درک و هم آسان برای استفاده باشند.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
تکنیک های بایگانی اصلی تشکیل پرونده که می توانید در سازمان خود استفاده کنید شامل موارد زیر است:،
-
الفبایی
-
موضوع
-
مناطق جغرافیایی
-
شماره گذاری
-
الفبایی و عددی
تکنیک بایگانی الفبایی
همانطور که از نام این تکنیک بایگانی مشخص است، فایل ها با دادن مقادیر تحت اللفظی در محدوده حروف الفبا گروه بندی می شوند. اگر اسناد در یک فایل خاص بسیار زیاد باشد، سیستم بایگانی با استفاده از مقادیری مانند Aa، Ae، Aaa در آن نقطه اعمال می شود. تکنیک های بایگانی الفبایی یکی از تکنیک هایی است که بسیاری از شرکت های حقوقی ترجیح می دهند. زیرا پیاده سازی و درک آن آسان است.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
تکنیک بایگانی بر اساس نام موضوع
این یک سیستم بایگانی است که با انتخاب هر فایل و انتخاب موضوعات اساسی اعمال می شود. به عنوان مثال می توان با توجه به انواع اصلی موارد تمایز قائل شد. موضوعاتی مانند پرونده های اجرایی و پرونده های جریمه تعیین می شود و با توجه به این نام موضوع می توان تشکیل پرونده را انجام داد. به منظور جلوگیری از مشکلاتی که ممکن است در فایل های اصلی پس از شناسایی مشکلات خاص ایجاد شود، می توان یک برنامه سیستمی بر اساس حروف الفبا در فایل های فرعی ایجاد کرد. بنابراین، مشتری قابل جستجو در پرونده ها می تواند سریعتر به دست آید.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.
سیستم بایگانی بر اساس مناطق جغرافیایی
یکی از روش های تشکیل پرونده است که می تواند توسط شرکت های حقوقی با مشتریان در سراسر کشور ترجیح داده شود. در این تکنیک بایگانی، گروه های اصلی فایل، نام مناطق جغرافیایی مشخص شده را می گیرند. به عنوان مثال، منطقه تهران I، منطقه تبریز II، و… در این مرحله، گروه های اصلی فایل را می توان بر اساس منطقه جغرافیایی سازماندهی کرد. همچنین می توان زیر گروه ها را بر اساس حروف الفبا تشکیل داد.
در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.
تکنیک بایگانی شماره گذاری شده
همانند سیستم بایگانی الفبایی، هنگام تنظیم تکنیک بایگانی خود، می توانید از عبارات عددی به جای عبارات حروف استفاده کنید. همانطور که از مقادیر حروف در محدوده الفبا در سیستم ترتیب حروف استفاده می شود، در سیستم فایل شماره گذاری شده می توان مقدار ۰ – بی نهایت را انتخاب کرد. اگرچه این سیستم کمی پیچیده تر از سیستم بایگانی الفبایی است، اما سیستمی است که توسط دفاتر حقوقی با طیف گسترده ای از گزینه های ارزشی استفاده می شود.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک بخوانید.
سیستم بایگانی الفبایی و عددی
این روش بیشترین استفاده را در تکنیک های پرونده سازی دارد. در این سیستم که هم از حروف و هم از اعداد استفاده می شود، می توانید سریعتر به فایل های خود دسترسی داشته باشید و عملیات بایگانی ویژه تری را انجام دهید. این سیستم کمی پیچیده تر از روش های بایگانی الفبایی و شماره دار است.
با این حال، پس از ایجاد یک نظم خاص، نتایج بسیار موثرتری می توان به دست آورد. به عنوان مثال، شما تعداد زیادی فایل متعلق به یک کلاینت دارید و در گروه بندی این فایل ها مشکل دارید. می توانید از به یاد ماندنی ترین نامه های مشتری خود برای گروه های فایل اصلی (مانند XX) استفاده کنید. پس از آن می توانید از اعداد پایه مشخص شده بعد از این مقدار XX استفاده کنید.
در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.
به این ترتیب هم می توانید با شماره اصلی پیگیری کنید و هم سرعت سیستم پرونده خود را افزایش دهید. مثلا فایل شماره ۲۰۱۴/۲۵۰ کلاینت x. در نتیجه ثبت نام به عنوان XX – ۱۴ – ۲۵۰ هنگام ثبت در سیستم بایگانی خود، می توانید یک سیستم بایگانی دریافت کنید که در آن هم مشتری، هم سال شروع پرونده و هم شماره پایه مشخص شده باشد.
این کار هم سرعت شما را افزایش می دهد و هم زمان از دست دادن جستجوی فایل ها را به حداقل می رساند. برای کاربران جدید این سیستم، ممکن است در ابتدا مشکلاتی پیش بیاید. با این حال، می توان گفت که موثرترین راه حل در دراز مدت است.
تکنیک های بایگانی و آرشیو اسناد برای موسسه شما از اهمیت بالایی برخوردار است. برای شما مفید خواهد بود که از سیستم خود به مؤثرترین روش مطابق با تکنیک هایی که ذکر کردیم استفاده کنید، بدون اینکه مجبور باشید با مشتریان و فایل های فزاینده خود درگیر شوید. بدانید فایل ها شما را مدیریت نمی کنند، شما فایل ها را مدیریت می کنید.
در مورد نرم افزار سهام بیشتر بدانید.
