انواع فایل ها چیست؟ می توان انواع فایل های زیادی را که برای تقریباً هر هدفی مناسب هستند در بازار پیدا کرد. اگر از فایل هایی با ویژگی های مناسب برای سیستم های فایل مورد نظر خود استفاده کنید، زمان و تلاش خود را از دست نمی دهید.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک بخوانید.
می توان انواع فایل ها را به صورت فایل کیسه ای یا فایل شفاف، فایل سیمی، فایل آویزان، فایل جلد، فایل دمنده، فایل فشرده، فایل عبوری، فایل اسنپ و فایل لاستیکی طبقه بندی کرد. علاوه بر این انواع فایل می توان به فایل پوشه، فایل باکس، فایل نخی، فایل پانچ، فایل سند، فایل لوازم التحریر، فایل بایگانی، فایل الفبایی، فایل پرسنلی، فایل نگهدارنده A4 و انواع فایل اداری اشاره کرد.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید.
در میان انواع فایل ها، فایل های کیف یکی از ابزارهای بایگانی هستند که تقریباً از هر بخش توسط کاربران ترجیح داده می شود. فایل های کیسه ای ساخته شده از مواد شفاف و بسیار نازک امکان نگهداری اسناد را بدون نیاز به پانچ می دهد. فایل های کیف که از اسناد در برابر عوامل فیزیکی محافظت می کنند، در بخش های دولتی و خصوصی توجه بیشتری را به خود جلب می کنند.
علاوه بر زندگی تجاری، فایل های کیف از جمله انواع فایل هایی هستند که بیشتر توسط دانش آموزان در زندگی آموزشی مورد استفاده قرار می گیرند. پوشه فایل کیف یک ابزار بایگانی بسیار خوب برای کارمندان اداری و دانشجویان است. با انواع فایل‌هایی که در فایل‌های کیف قرار می‌گیرند، می‌توانید سرعت و زمان را در طبقه‌بندی و محافظت از اسناد به دست آورید.
در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.
اگر نمی خواهید زمان و تلاش خود را در کار با فایل های ترکیبی تلف کنید، اول از همه باید در مورد سیستم های بایگانی و قرار دادن اسناد اطلاعات داشته باشید. فایل های مناسب برای سیستم های بایگانی دلخواه شما، راحتی زیادی را در مدیریت اسناد به شما ارائه می دهند. اگر فایل‌هایی را انتخاب کنید که برای سیستم فایلی که استفاده می‌کنید مناسب نیستند، ممکن است با از دست دادن پول و تلاش مواجه شوید. فایل هایی که استفاده می کنید باید از مواد بادوام ساخته شده باشند. این امر به ویژه برای فایل های کیف مهم است. پشت فایل ها باید به اندازه کافی محکم باشد، زیرا کیسه ها اغلب به صورت عمودی استفاده می شوند و در پوشه ها قرار می گیرند. شما باید از محصولات بادوام مناسب برای نوع سند در آرشیو خود استفاده کنید.
فرم های تشکیل پرونده چیست؟
می توان روش های بایگانی را به دو دسته بایگانی افقی و بایگانی عمودی تقسیم کرد.
بایگانی افقی:
عبارت است از بایگانی اسناد به صورت افقی و روی هم. در این شکل از بایگانی، اسناد در قفسه ها یا در جعبه های بایگانی ذخیره می شوند. اگر فایل های افقی را در دفتر یا خانه ترجیح می دهید، انواع فایل های تاشو و انواع فایل های مقوایی ممکن است مفیدتر باشند.
بایگانی عمودی:
بایگانی عمودی با قرار دادن پرونده ها در وضعیت عمودی ارائه می شود. قفسه ها و صندوقچه ها برای این نوع بایگانی ترجیح داده می شوند. اگر فایل های عمودی را در دفتر یا خانه ترجیح می دهید، انواع فایل پوشه و پوشه فایل شفاف می توانند انتخاب خوبی باشند.
در مورد آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.
هنگامی که در مورد روش بایگانی خود برای مقابله با فایل های مختلط تصمیم گرفتید، می توانید مسیر سفارش انبوه برای بازیابی فایل را انتخاب کنید. به خصوص در قالب بایگانی عمودی، مواد و مارک هایی که فایل ها از آنها تولید می شود، حائز اهمیت است. اگرچه فاصله بین سوراخ های پشت فایل ها استاندارد است، اما نقطه شروع قطعات سوراخ با توجه به محصولات برندهای مختلف می تواند متفاوت باشد. بر این اساس، موقعیت های نامطلوب ممکن است در پوشه ها و سایر ابزارهای بایگانی رخ دهد. سفارشات انبوه روش خوبی برای جلوگیری از چنین شرایطی است.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
کسب‌وکارها به دلیل فایل‌های طبقه‌بندی نادرست ضرر می‌کنند. اگر فایل افقی را ترجیح می دهید، برخی از انواع فایل ممکن است برای شما مناسب نباشند. به عنوان مثال، فایل های اسنپ برای ذخیره اسناد با اندازه های مختلف آسان و کاربردی هستند، اما برای بایگانی افقی مناسب نیستند. فایل‌های دارای اسنپ از زمان آغاز به کار مورد علاقه دانشجویان و کارمندان اداری بوده است. اما وقتی آنها را در جعبه بایگانی قرار می دهید، ضربه ممکن است به اسناد و جعبه بایگانی شما آسیب برساند. در حالی که فایل های تاشو برای بایگانی افقی مناسب تر هستند. پرونده های دادگاه و پرونده های دفتر وکالت دو نمونه کلاسیک از پرونده های جلد هستند. اگر ترجیح شما پوشه های لاستیکی برای فایل های درب دار است، باید به دوام لاستیک ها توجه کنید.
