امروزه هر سازمانی به نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد احتیاج دارد. دلایل بسیار زیادی وجود دارد که شما باید از برنامه مدیریت اسناد استفاده کنید. جدای از بحث کاهش هزینه ها، همگام شدن با تحولات جهانی در حوزه مدیریت اطلاعات از دلایل دیگر استفاده از این نرم افزار است.
بیشتر بخوانید: مدیریت اسناد: ابزار مدیریت ریسک
قابلیت های نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
در این بخش به معرفی بهترین قابلیت های برنامه آرشیو الکترونیک اسناد می پردازیم. در ادامه همراه ما باشید:
قابلیت‌های جستجوی پیشرفته و برچسب‌گذاری ابرداده:
سیستم مدیریت اسناد قابلیت‌های جستجوی پیشرفته‌ای را ارائه می‌دهد که به کاربران امکان می‌دهد اسناد را بر اساس کلمات کلیدی، برچسب‌های فراداده یا معیارهای خاص به سرعت مکان‌یابی کنند.
این باعث صرفه جویی در زمان و تلاش در مقایسه با جستجوهای دستی از طریق فایل های فیزیکی یا پوشه های دیجیتالی سازماندهی نشده می شود. برچسب گذاری فراداده طبقه بندی و سازماندهی اسناد را بر اساس ویژگی های مربوطه امکان پذیر می کند و دقت جستجو و سرعت بازیابی را بیشتر افزایش می دهد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب رایگان
بازیابی سریع اسناد برای بازرسی و ممیزی:
در صورت بازرسی یا ممیزی، برنامه مدیریت اسناد، کاربران را قادر می سازد تا اسناد لازم را به سرعت و کارآمد بازیابی کنند. به جای صرف زمان ارزشمند برای جستجوی انبوه کاغذ یا فایل های دیجیتالی پراکنده، اسناد را می توان تنها با چند کلیک بازیابی کرد. این روند انطباق را تسریع می کند. زمان پاسخ را بهبود می بخشد و آمادگی کلی نظارتی را افزایش می دهد.
دسترسی تلفن همراه و همکاری از راه دور برای پرسنل میدانی:
نرم افزار مدیریت اسناد پرشین ویژگی‌های دسترسی تلفن همراه و همکاری از راه دور را ارائه می‌دهد. که پرسنل میدانی را قادر می‌سازد تا از هر کجا به اسناد دسترسی داشته و در آنها مشارکت داشته باشند. این قابلیت به ویژه برای مدیران با کارمندانی که در مکان‌های دورافتاده یا در حال حرکت کار می‌کنند بسیار ارزشمند است. دسترسی به تلفن همراه تضمین می کند که پرسنل اطلاعات به روز دارند و می توانند به طور مؤثر همکاری کنند و کارایی و بهره وری را ارتقا دهند.
بیشتر بخوانید: نحوه سازماندهی اسناد کاغذی در ۷ مرحله
به حداقل رساندن نقض داده ها و حوادث امنیتی:
برنامه آرشیو دیجیتال اسناد ویژگی های امنیتی قوی را ارائه می دهند که خطر نقض داده ها و دسترسی غیرمجاز به اطلاعات حساس را کاهش می دهد. با اجرای رمزگذاری، کنترل‌های دسترسی و مکانیزم‌های پشتیبان‌گیری از داده‌ها، مدیران می‌توانند خطرات مالی و اعتباری بالقوه مرتبط با نقض داده‌ها را کاهش دهند.
بهبود آمادگی ممیزی و انطباق با مقررات در نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد:
با یک مخزن اسناد متمرکز، مسیرهای حسابرسی و کنترل نسخه، سامانه مدیریت اسناد آمادگی حسابرسی را افزایش می دهد. شرکت ها به راحتی می توانند در طول بازرسی ها یا ممیزی های نظارتی، مکان یابی و اسناد لازم را ارائه دهند، و از مسائل احتمالی انطباق و هزینه های مرتبط اجتناب کنند.
بیشتر بخوانید: نحوه بهبود کارایی با سیستم مدیریت اسناد (DMS)
اجتناب از اشتباهات پرهزینه و دوباره کاری:
اسناد نادرست یا قدیمی می تواند منجر به خطاهای پرهزینه، دوباره کاری و تاخیر شود. سیستم آرشیو اسناد با کنترل نسخه و گردش‌های کاری تأیید اسناد تضمین می‌کند که کارمندان با اطلاعات صحیح و به‌روز کار می‌کنند. خطاها را به حداقل می‌رسانند و نیاز به دوباره کاری پرهزینه را کاهش می‌دهند.
در صنعتی که انطباق، امنیت داده ها و کارایی عملیاتی از اهمیت بالایی برخوردار است، مدیران به طور فزاینده ای به راه حل های قوی مدیریت اسناد روی می آورند. مدیریت کارآمد اسناد دیجیتال برای اطمینان از انطباق با مقررات، حفاظت از اطلاعات حساس و به حداکثر رساندن بهره وری حیاتی است. با پیچیدگی‌های کاری، پیاده‌سازی یک سیستم جامع مدیریت اسناد می‌تواند عملیات‌ها را متحول کند، فرآیندها را ساده‌سازی کند و باعث موفقیت شود.
از انطباق با مقررات تا امنیت داده ها و همکاری، پرشین سیستم راه حل های مدیریت اسناد مناسبی را ارائه می دهد که به طور خاص نیازهای منحصر به فرد تولید کنندگان مواد شیمیایی را برآورده می کند و آنها را قادر می سازد در یک چشم انداز رقابتی رشد کنند.
بیشتر بخوانید: ۱۰ اصل اساسی اسناد نرم افزاری شرکت های بیوتکنولوژی
ردیابی تغییرات و مدیریت بازنگری اسناد:
نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد قابلیت‌های کنترل نسخه قوی را ارائه می‌کنند که به مدیران اجازه می‌دهد تغییرات ایجاد شده در اسناد را در طول زمان ردیابی کنند. کاربران به راحتی می توانند نسخه های مختلف را مشاهده و مقایسه کنند. تغییرات را شناسایی کرده و در صورت لزوم نسخه های قبلی را بازیابی کنند. این کار باعث افزایش دقت، حذف سردرگمی، و تضمین می‌شود که همه روی جدیدترین نسخه سند کار می‌کنند.
ویرایش همزمان و همکاری در نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد:
برنامه بایگانی الکترونیک، همکاری بلادرنگ بین کاربران متعدد را تسهیل می‌کند. تیم‌ها می‌توانند به طور همزمان روی یک سند کار کنند، ویرایش‌هایی انجام دهند و بازخورد را در زمان واقعی ارائه دهند. این کار همکاری یکپارچه را تقویت می کند، نیاز به ادغام دستی نسخه های متعدد را از بین می برد و بهره وری را افزایش می دهد.
بیشتر بخوانید: مزایای استفاده از نرم‌افزار کنترل اسناد برای کارمندان جدید
گردش کار تأیید سند و اعلان‌ها در نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد:
برنامه اسناد دیچیتال فرآیند تأیید را از طریق گردش کار و اعلان‌های خودکار ساده می‌کند. کاربران می توانند مسیرهای تایید را تعریف کنند، ضرب الاجل تعیین کنند و زمانی که یک سند نیاز به بررسی یا تایید دارد، اعلان دریافت کنند. این امر پیگیری‌های دستی و تاخیرها را حذف می‌کند و تصمیم‌گیری سریعتر و جریان روان‌تر اسناد را ممکن می‌سازد.
کاهش هزینه‌های کاغذ و چاپ دستی:
پیاده‌سازی برنامه بایگانی اسناد، اتکا به کاغذ و چاپ دستی را به‌طور چشمگیری کاهش می‌دهد. با انتقال به اسناد دیجیتال، مدیران می‌توانند در هزینه‌های کاغذ، جوهر، تجهیزات چاپ و هزینه‌های ذخیره‌سازی مرتبط با اسناد فیزیکی صرفه‌جویی کنند.
به حداقل رساندن نقض انطباق و مجازات های مرتبط:
عدم رعایت الزامات نظارتی می تواند منجر به جریمه های پرهزینه شود. یک سیستم مدیریت الکترونیک اسناد قوی به اطمینان از انطباق با مقررات کمک می کند. خطر تخلفات و جریمه های مالی مرتبط را به حداقل می رساند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو اسناد: راهی کارآمد برای سازماندهی و ذخیره اسناد شما
صرفه جویی در زمان برای کارمندان در کارهای مربوط به سند:
کارهای دستی مرتبط با اسناد، مانند جستجوی اطلاعات، تشکیل پرونده و مدیریت نسخه ها، می تواند زمان بر باشد. با خودکار کردن این وظایف و بهبود دسترسی، سامانه مدیریت اسناد الکترونیک زمان ارزشمند کارمندان را برای فعالیت‌های سازنده‌تر آزاد می‌کنند که منجر به افزایش کارایی و صرفه‌جویی در هزینه می‌شود.
بازیابی سریعتر سند و بهبود تصمیم گیری:
برنامه مدیریت آرشیو اسناد، بازیابی سریع و آسان اسناد را از طریق قابلیت های جستجوی پیشرفته امکان پذیر می کند. کارمندان می توانند به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و در نتیجه فرآیندهای تصمیم گیری سریعتر و بهره وری بهبود یابد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت اسناد؛ نحوه صرفه جویی در هزینه
همکاری و ارتباطات ساده در نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد:
همکاری در صنعت روند کار ضروری است. که شامل چندین ذینفع در بخش‌های مختلف می‌شود. سیستم آرشیو و بایگانی اسناد الکترونیک با فعال کردن مکانیسم های اشتراک گذاری اسناد، کنترل نسخه و بازخورد در زمان واقعی، همکاری یکپارچه را تسهیل می کند. این امر ارتباطات را ساده می کند و جدول زمانی پروژه را تسریع و منجر به افزایش بهره وری می شود.
اتوماسیون وظایف و گردش کار تکراری:
نرم افزار بایگانی وظایف تکراری مانند مسیریابی اسناد، تاییدیه ها و اعلان ها را خودکار می کند. این اتوماسیون مداخلات دستی را حذف می‌کند و زمان صرف شده برای وظایف اداری را کاهش می‌دهد. سپس کارمندان را قادر می‌سازد تا بر فعالیت‌های ارزش افزوده بیشتری تمرکز کنند و در نتیجه بهره‌وری را افزایش دهند.
در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار آرشیو اسناد . برنامه آرشیو اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد . برنامه آرشیو دیجیتال اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک . نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک . بایگانی اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد . برنامه بایگانی الکترونیک . نرم افزار آرشیو دیجیتال . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار بایگانی الکترونیک . نرم افزار مدیریت اسناد
