چرا امروزه نرم‌افزار مدیریت اسناد مهمتر از همیشه است؟
چرا امروزه نرم‌افزار مدیریت اسناد مهمتر از همیشه است؟
برای درک اینکه چرا نرم‌افزار مدیریت اسناد امروزه برای کسب و کارها و سازمان ها بسیار مهم است، باید با این سوال شروع کنیم: چه چیزی تغییر کرده است؟
دنیایی که ما امروز در آن زندگی می‌کنیم به‌طور قابل‌توجهی با دنیایی که مثلا در سال ۲۰۱۹ می‌شناختیم متفاوت است. پیشرفت تصاعدی که در قرن گذشته داشته‌ایم مدیون اقتصاد جهانی‌شده‌ای است که خود را بر روی یک ساختار پیچیده وابستگی متقابل حمایت می‌کند. از زنجیره تامین تا ارتباطات، فناوری تا غذا، فشار نظم جهانی به سمت بهره وری به موقع نیز به دلیل بالقوه شکنندگی آن تبدیل شده بود. و تا زمانی که یک بیماری همه گیر رخ داد، به طور ایمن نامرئی باقی مانده بود.
در عین حال، فناوری ارتباطی خود منبع قابل توجهی از انعطاف پذیری جهان بوده است. با توقف سفر و بسته شدن مغازه ها در محل، کار ادامه داشت. حداقل کاری از نوع خاصی که بتواند به سرعت خود را با روش جدید انجام کارها از طریق اینترنت وفق دهد. در نتیجه، شرکت ها زنده مانده اند و اقتصادها توانسته اند در برابر شوک مقاومت کنند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد؛ بهبود فرآیندهای مدیریت اسناد
نرم‌افزار مدیریت اسناد در جهان پس از همه گیری
در حقیقت، برنامه مدیریت اسناد، فناوری جدیدی نیست. ارزش مدیریت اسناد برای مدت طولانی آشکار بوده است. از کتابخانه‌های باستانی تا کمدهای بایگانی مربوط به یک دهه پیش، سودمندی بهینه‌سازی مدیریت اطلاعات از طریق ثبت، نمایه‌سازی، جستجو و بازیابی آنها مدت‌هاست که بدون تردید کارساز بوده است. و فناوری سال ها پیش با این نیاز مواجه شده بود.
با این حال، چند چیز به ویژه در طول همه گیری با توجه به مدیریت اسناد تغییر کرده است. دلیل اینکه چرا چرا امروزه نرم‌افزار مدیریت اسناد مهمتر از همیشه است؟ امروز بیش از همیشه مهم است را در ادامه بررسی می کنیم.
حذف کاغذ و اسناد فیزیکی در نرم‌افزار مدیریت اسناد
کاملاً مشهود است که بیشتر فرآیندهای تجاری که شامل کاغذ می‌شوند، از کاربردشان گذشته است. فرم ها، رسیدها، فاکتورها، برگه های زمانی، یا فایل های مختلف در بخش هایی مانند منابع انسانی، حساب ها، مدیریت، همتایان دیجیتالی آنها فضای کمتری را اشغال می کنند. هزینه کمتری دارند، از مواد کمتری استفاده می کنند و همچنین در زمان صرفه جویی می کنند. اسناد کاغذی نه تنها خطری برای اطلاعات حساس است، بلکه یک گلوگاه در جریان کار است. سیستم مدیریت اسناد جایگزین آشکاری برای روش های سنتنی کاغذی است.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت اسناد؛ نحوه صرفه جویی در هزینه
همکاری تیم های توزیع شده
از آنجایی که در زمان همه گیری کارمندان مجبور به کار در خانه شدند، شرکت ها متوجه مازاد سربار و املاکی شده اند که برای آنها هزینه بر است. با این حال، چالش‌های جدید نیروی کار پراکنده باید با الزام به سهولت همکاری کاهش یابد. در حالی که فاصله فیزیکی اعضای تیم هرگز قابل پل زدن نیست، تبادل ایده ها و پردازش موازی کار یکپارچه می تواند با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد امکان پذیر شود.
حفظ یکپارچگی اسناد با نرم‌افزار مدیریت اسناد
نیروهای کار پراکنده می توانند در جایی که چندین عامل در یک کار و در چندین کار درگیر هستند، آشفته باشد. سیستم‌های مدیریت اسناد امکان حفظ یکپارچگی اسناد را نه تنها با امنیت داده‌ها، بلکه همچنین کنترل دسترسی چند سطحی را فراهم می‌کنند. جایی که دسترسی و مجوزها را می‌توان به صورت جزئی تعریف کرد. در حالی که ویژگی هایی مانند تاریخچه نسخه و مسیرهای حسابرسی امکان ردیابی تغییرات را از بسیاری از تکرارها فراهم می کند.
بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت اسناد (DMS): ابزاری قدرتمند برای تغییر گردش کار شما
مدیریت گردش کار توزیع شده
اجرای قوانین تجاری در خارج از دیوارهای یک دفتر بسیار دشوار است. گردش کار خودکار که توسط سیستم‌های مدیریت اسناد دیجیتال امکان‌پذیر شده است، یکی از راه‌هایی است که می‌توان چنین قوانینی را به‌صورت الگوریتمی اجرا کرد. مهم نیست که نمایندگان یا کارمندان در کجا قرار دارند، گردش کار مدیریت می شود.
ثبت سوابق کاملاً آنلاین با نرم‌افزار مدیریت اسناد
برای صنایعی که بارهای نظارتی و نگهداری سوابق سنگینی دارند، مانند مراقبت های بهداشتی، هتل داری و موارد دیگر، همه سوابق باید به صورت دیجیتالی نگهداری شوند. نه تنها برای حفظ فرآیند تا حد امکان بدون تماس، بلکه برای اینکه اطلاعات قابل ردیابی، جستجو، بازیابی و اشتراک گذاری باشد. نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک همه اینها و بیشتر را امکان پذیر می کند.
بیشتر بخوانید: ویژگی های انطباق مدیریت اسناد و امنیت پیشرفته
نقشه برداری تصمیم گیری
صورتجلسه قبلاً یک سند اضافی در محیط اداری بود. با این حال، در حال حاضر، تصمیمات اتخاذ شده در جلسات آنلاین نیاز به ردیابی، نقشه برداری و پیگیری دقیق در غیاب توانایی فرد برای ورود به کابین مدیر دارند. سیستم های مدیریت اسناد و بایگانی دیجیتال، مدیران را تشویق می کند تا پاسخگو باشند و اعضای تیم خود را نیز پاسخگو می دانند. به نوعی، این ستون فقرات انسجام در سطح شرکت است.
نتیجه
بدون شک روش جدید انجام کارها یک چالش بوده است. با این حال، فرصت فوق‌العاده‌ای را برای کسب‌وکارها فراهم کرده است تا فرآیندهای ناکارآمد قدیمی خود را برای پذیرش فرآیندهای جدید که به صورت دیجیتالی تغییر یافته‌اند، بازنگری کنند.
در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم هخامنش
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
نرم‌افزار مدیریت اسناد
نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک
نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد
نرم افزار مدیریت اسناد
اشتراک گذاری
مطالب جدید
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم هخامنش
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
