پیاده سازی آرشیو اسناد در مشاغل کوچک

چگونه آرشیو اسناد را در مشاغل کوچک خود پیاده کنیم؟ بایگانی اسناد و مدیریت سوابق مهم هستند و انجام آنها سریع نیست. شما باید وقت و منابع خود را اختصاص دهید و متعهد شوید که آن را به درستی انجام دهند تا حداکثر سود را ببرید. مراحلی وجود دارد که می توانید آنها را دنبال کنید تا روند کار بدون درد و کمترین زمان ممکن انجام شود.

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.

• سیستم فعلی خود را ارزیابی کنید.

ابتدا به سیستم مدیریت و آرشیو اسناد فعلی خود نگاه کنید. آیا سیستم رسمی وجود دارد یا اسناد به طور موقت اداره می شوند؟ به نحوه تولید، دریافت، پردازش، ذخیره و حذف هر سند نگاه کنید. توجه داشته باشید چه چیزی خوب کار می کند و چه چیزی نه.

در مرحله بعدی، شما باید اسناد موجود خود را تهیه کنید تا میزان فضای مورد نیاز (فیزیکی و دیجیتالی) را تعیین کنید. شما همچنین باید موجودی خود را بر اساس کارها، مانند مالی، پرسنل، بودجه و … دسته بندی کنید.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

• اهداف خود را مشخص کنید.

قدم بعدی شما این است که تصمیم بگیرید سیستم  برای شما چه کاری انجام دهد. آیا به دنبال کاهش هزینه ها هستید؟ آیا به بایگانی اسناد مربوط به حضور و غیاب کارمندان برای افزایش  اطمینان آنها در کار نیاز دارید؟ می خواهید سیستمی را اجرا کنید که استفاده از آن راحت تر باشد؟ اقدامات انطباق را خودکار کنید؟ اهداف خود را به ترتیب اولویت ذکر کنید. همچنین باید تعیین کنید چه کسی در تیم شما مسئول نظارت و اجرای این سیستم جدید خواهد بود و آنها را در برنامه ریزی خود بگنجانید.

در مورد نرم افزار بایگانی الکترونیک اسناد بخوانید.

• یک برنامه نگهداری تعیین کنید.

یک برنامه نگهداری این است که چه مدت باید یک سند را نگه دارید. یا چه اسنادی را باید برای ارسال آماده کنید. چه اسنادی جزو مدیریت ارسال مرسولات هستند و به شرکت های دیگر پست می شوند؟ برخی از اسناد دارای برنامه های نگهداری خارجی تنظیم شده هستند و برخی نه، بنابراین مهم است که این قسمت را به یک قسمت اصلی از سیستم بایگانی خود تبدیل کنید. به عنوان مثال، شما باید سوابق دائمی گزارش های مالی یا اسناد مالکیت را ثبت کنید، در حالی که تمام اسناد مالیاتی باید حداقل برای هفت سال نگهداری شوند.

اگر نگران مسئولیت در قبال برخی از سازمان ها و یا دفع برخی اسناد هستید، می توانید یک فروشنده انجمن ملی تخریب اطلاعات را برای حمل و نقل امن و تخریب اسناد حساس استخدام کنید.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

• تمام اسناد کاغذی را الکترونیک کنید.

مدیریت و آرشیو اسنادممکن است وقت گیر و خسته کننده باشد، اما تبدیل اسناد کاغذی به پرونده های دیجیتال در طولانی مدت نتیجه می دهد. این می تواند ضمن کاهش سهولت دسترسی به اسناد مهم، به شما در کاهش هزینه ها و صرفه جویی در فضای ذخیره سازی فیزیکی کمک کند. می توانید نسخه های اصلی برخی از اسناد را حفظ کنید، اما برای ایمن سازی آنها را دیجیتالی نیز کنید.

برای دیجیتالی کردن اسناد کاغذی، می توانید از اسکنر همراه چاپگر خود استفاده کنید یا از یک برنامه تلفن همراه برای اسکن استفاده کنید. ساده ترین راه برای اطمینان از دسترسی جهانی به اسناد بایگانی شده اسکن آنها به عنوان فایل های PDF است.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

• ارائه دهنده ذخیره سازی را انتخاب کنید.

اگر تجارت کوچکی دارید، می توانید پرونده ها را خود در رایانه های شرکت خود ذخیره کنید، اما اگر به عنوان مثال سرمایه گذار هستید و در امور سهام مشغول به کار هستید، اغلب به نفع شما است که یک نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد تهیه که اسناد مربوط به امور سهام را برای شما ذخیره کند. استفاده از یک سرویس مدیریت اسناد که آرشیو اسناد را ارائه می دهد، ویژگی های بسیاری از جمله امنیت را فراهم کرده و در صورت نیاز به تنظیم و عیب یابی کمک می کند.

در مورد افزایش سرمایه بیشتر بدانید.

• ارزیابی فرایندها و ذخیره سازی.

آرشیو اسناد یک فرایند فعال و مداوم است که برای اطمینان از عملکرد آنگونه که باید، به توجه مداوم نیاز دارد. بخشی از خط مشی شرکت خود را در نظر بگیرید که همه روشهای مدیریت اسناد و بایگانی سالانه مورد بازبینی قرار گرفته و هرگونه اصلاحات لازم را انجام دهید.

اطمینان حاصل کنید که کارمندان شما از ابتدا تا انتها با در نظر گرفتن روند کار در پردازنده، نحوه ی استفاده از نرم افزار را واضح می دانند و برای کارمندانی که خواهان آن هستند، یک دوره ی آموزشی در نظر بگیرید.

همچنین باید اطمینان حاصل کنید که اطلاعات ایمن و در دسترس هستند، بایگانی مطالب بایگانی شده را مرور کنید. افرادی را که می خواهید به این اسناد دسترسی داشته و یا نداشته باشند، مشخص کنید.

در مورد نرم افزار تحلیل بازار بخوانید.