مدیریت و بایگانی اسناد فرآیند انتقال پرونده هایی است که دیگر به طور فعال در یک دستگاه ذخیره سازی جداگانه برای نگهداری طولانی مدت استفاده نمی شوند. پرونده های بایگانی شده هنوز برای سازمان مهم هستند و ممکن است برای ارجاع در آینده مورد نیاز باشد یا برای رعایت مقررات باید آنها را نگهداری کرد. بایگانی ها باید فهرست شده و قابل جستجو باشند تا بتوان پرونده ها را به راحتی پیدا و بازیابی کرد.
در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.
تعاریف بایگانی، مدیریت اسناد و مدیریت سوابق
بایگانی:
ذخیره سازی پرونده آفلاین برای اهداف قانونی، ممیزی یا تاریخی، با استفاده از نوارها، CD ها یا سایر رسانه های بلند مدت را بایگانی اسناد می نامند.
به عنوان بخشی از چرخه عمر اطلاعات، بایگانی کردن مهمترین مرحله نهایی است. با در دسترس نگه داشتن اطلاعات قدیمی و به تعداد خیلی زیاد، فضای ذخیره سازی ارزشمندی مصرف می شود. تعداد نتایج جستجوی بی ربط را افزایش می دهد و به تلاش لازم برای حفظ و طبقه بندی مجدد محتوا می افزاید. در صورتی که از این فضا می توان برای ذخیره اطلاعات جدید استفاده کرد.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
دلایل خوبی برای بایگانی کردن محتوا به جای حذف ساده آن وجود دارد. قوانین ممکن است محتوا را برای دوره های خاص نگهداری کند. ممکن است ممیزی های داخلی و خارجی مستلزم حفظ اسناد باشند. حفظ اطلاعات به عنوان بخشی از تاریخ، هدف شایسته و با ارزش دیگری است. مواردی وجود دارد که بعداً معلوم می شود که به اطلاعاتی که تصور می شد بعداً دیگر بی فایده هستند، نیاز است. بایگانی اطلاعات به هر یک از این نیازها پاسخ می دهد.
مدیریت اسناد:
ردیابی و ذخیره سازی اسناد الکترونیکی و یا تصاویر اسناد کاغذی، پیگیری نسخه های مختلف اصلاح شده توسط کاربران مختلف و بایگانی در صورت لزوم سیستم مدیریت اسناد DMS فناوری است که یک راه حل جامع برای مدیریت ایجاد، ضبط، نمایه سازی، ذخیره سازی، بازیابی و دفع سوابق و دارایی های اطلاعاتی سازمان فراهم می کند.
در مورد نرم افزار بایگانی الکترونیک اسناد بخوانید.
مدیریت سوابق:
نگهداری سوابق یک سازمان از زمان ایجاد آنها تا زمان دفع نهایی آنها را مدیریت سوابق می نامند. این ممکن است شامل طبقه بندی، ذخیره، ایمن سازی، بایگانی و تخریب سوابق باشد. مدیریت سوابق این است که بدانید چه دارید، کجاست، چه مدت باید آن را نگه دارید و امنیت آن تا چه اندازه مهم است.
در مورد نرم افزار آنلاین حضور و غیاب بخوانید.
نمونه هایی از فرآیندها، خط مشی ها و رویه ها
فرآیند مدیریت اسناد:
روند ایده آل مدیریت چرخه اطلاعات، روشی آسان برای مرور محتوای قابل استفاده مجدد و بایگانی محتوای دیگر در رسانه های مناسب، فراهم می کند.
به عنوان مثال، در پایان یک پروژه، تمام اسناد موجود در فضای تیم پروژه ذکر شده است. کاربر جعبه های قابل استفاده مجدد را بررسی می کند و سپس بر روی دکمه بایگانی کلیک می کند. نتیجه این است که اسناد قابل استفاده مجدد از فضای تیم استخراج شده و با استفاده از فراداده مربوطه در مخزن مناسب ذخیره می شوند و سایر اسناد در یک CD بایگانی می شوند که سپس در کتابخانه بایگانی مشخص شده ذخیره می شوند.
در مورد نرم افزار ارسال بسته های پستی بخوانید.
خط مشی مدیریت سوابق:
خط مشی چگونگی مدیریت سوابق تجاری سازمان را تعریف می کند.
روش بایگانی جزئیات مراحل دنبال کردن در حمایت از قوانین بایگانی سیاست مدیریت سوابق را شرح می دهد.
در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد بخوانید.
رهنمودهای توسعه سیاست مدیریت اطلاعات و سوابق توسط پاتریک لمب و ماریتا کینان
الزامات یک سیستم اشتراک دانش، از جمله طبقه بندی و الزامات فراداده، باید با نیاز به مدیریت سوابق مطابق با الزامات قانونی و نظارتی متعادل شود. دانش، اطلاعات و سوابق؛ یک پیوستار را تشکیل می دهند که باید به طور کلی مدیریت شود و یک چارچوب سیاست یکپارچه به حمایت از آن کمک می کند.
مدیریت دانش و مدیریت اسناد / ECM توسط نیک میلتون
بایگانی اسناد زیر مجموعه مدیریت اطلاعات است. مدیریت اسناد، مدیریت اسناد الکترونیکی را پوشش می دهد. خواه دانش باشد یا نه. مدیریت دانش مدیریت دانش را پوشش می دهد، برخی از آنها ممکن است در اسناد کدگذاری شوند. بین این دو، و همچنین مناطق جداگانه جداگانه، همپوشانی وجود دارد.
در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.
بدبینی نسبت به مدیریت اطلاعات و سوابق توسط توسط یوان سمپل
سیستم های مدیریت و بایگانی اسناد – جایی که دانش به راحتی از بین می رود.
فرآیندهای انطباقی پیچیده توسط دیو اسنودن
مشکل در اینجا همیشه سقوط دو عملیات اساساً متفاوت بوده است: ذخیره و انتشار.
شما یک صفحه را ویرایش و ذخیره می کنید. چه اتفاقی می افتد؟ شما به دنیا انتشار می دهید. بدون تأیید هیچ فرصتی برای اطمینان از اینکه با تغییرات فرآیندی که در جاهای دیگر انجام شده است همسو نیست، در مقایسه با قوانین مربوط به انطباق یا حاکمیت، خرید آن از طرف ذینفعان یا گرفتن مجوز قانونی است. به طور معمول ویکی ها از قابلیت مدیریت محتوا و گردش کار چشم پوشی می کنند و از آنجا که با Approved Records سر و کار ندارند، همچنین از امکانات مدیریت و بایگانی اسناد و نگهداری سوابق برخوردار نیستند.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
اطمینان از دسترسی آینده به تاریخ توسط دیوید وینبرگر
از اوایل دهه ۱۹۴۰؛ بایگانی ها، از سوابق قابل خواندن توسط ماشین صحبت می کردند. دهه ها است که بحث ها و آزمایش ها ادامه دارد. یک روش اولیه این بود که اعلام کنیم سوابق الکترونیکی بایگانی نیستند. زیرا بایگانی ها نمی توانند با آنها برخورد کنند. (بایگانی ها و مدیران سوابق همیشه با هم اختلاف داشتند. زیرا RM مربوط به برنامه های نگهداری است، یعنی حذف سوابق. با گذشت زمان، بایگانی ها سرعت بیشتری پیدا کردند. تا سال ۲۰۰۰، برخی با سوابق الکترونیکی سر و کار داشتند. در سال ۲۰۱۰، بسیاری موافق این اقدان هستند. اما بسیاری این فرآیند را انجام نمی دهند. این بحث همچنان ادامه دارد.
ما به سه زبان نیاز داریم: حقوقی، مدیریت سوابق و IT. چگونه روش های قدیمی را در روش جدید به کارگیریم؟ ما به هر دو روش جدید فیلتر کردن، و همچنین به مفاهیم سنتی ارزیابی نیاز داریم.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب دورکاری بخوانید.
