نکات کلیدی برای ذخیره سازی اسناد کاغذی
نکات کلیدی برای ذخیره سازی اسناد کاغذی
اسناد کاغذی خود را کجا باید ذخیره کنم؟ در نهایت، بهترین راه برای ذخیره اسناد بستگی به این دارد که چقدر باید ذخیره کنید و چقدر مایلید هزینه کنید. اینجا دو گزینه اصلی شما وجود دارد.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.
-
ذخیره سازی در خانه
ذخیره سازی داخلی گزینه خوبی برای افراد و مشاغل کوچک است که فقط تعداد کمی اسناد برای ذخیره دارند. اگر این مسیر را انتخاب می کنید، باید مطمئن شوید که تجهیزات مورد نیاز برای ذخیره ایمن آنها را دارید.
برای اسناد بسیار مهم، ممکن است بخواهید یک گاوصندوق نسوز بخرید. زیرا این اطمینان را حاصل می کند که اسناد کاغذی شما می توانند از هر اتفاق فاجعه باری که ممکن است در محل شما رخ دهد جان سالم به در ببرند.
اگر می‌خواهید با کمدهای بایگانی معمولی یا سایر واحدهای ذخیره‌سازی استفاده کنید، مطمئن شوید که ایمن هستند و آنها را با گیره‌ها و جداکننده‌ها مرتب کنید.
در مورد بایگانی اسناد دیجیتال بخوانید.
-
امکانات ذخیره سازی
استفاده از امکانات ذخیره سازی خارج از سایت یک راه حل مقرون به صرفه است. زیرا امنیت عالی و فضای مقرون به صرفه را ارائه می دهد.
در مورد آرشیو دیجیتال بخوانید.
هنگام انتخاب محل ذخیره سازی، موارد زیر را در نظر بگیرید:
این مرکز چقدر به محل کار شما نزدیک است؟ آیا می توانید به سرعت به اسناد خود دسترسی داشته باشید؟
خدمات مدیریت سوابق
بسته به اسنادی که قصد دارید ذخیره کنید، ممکن است بخواهید تسهیلاتی را انتخاب کنید که خدماتی مانند نمایه سازی و بازیابی فایل ارائه می دهد.
در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.
کیفیت قفسه بندی اسناد کاغذی
وسیله ای را انتخاب کنید که رکوردها را در جعبه قرار داده و در قفسه های فلزی نگهداری کند. نگهداری آنها روی زمین آنها را در معرض خطر آسیب آب ناشی از نشت قرار می دهد
امنیت و دسترسی
ناگفته نماند که باید مطمئن شوید که امکانات انتخابی شما با دوربین های داخلی و خارجی و کارمندانی که به درستی بررسی شده اند، ایمن است.
در مورد آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.
کنترل آب و هوا
برخی از تاسیسات از آب و هوا برای کنترل برای محافظت در برابر تخریب کاغذ استفاده می کنند. در نظر بگیرید که آیا به این ویژگی نیاز دارید یا خیر و بر اساس آن یک تسهیلات را انتخاب کنید.
ذخیره سازی اسناد کاغذی به صورت دیجیتالی
اگر نمی خواهید در راه حل های ذخیره سازی اسناد در محل یا خارج از سایت سرمایه گذاری کنید، ممکن است بخواهید اسناد خود را به صورت دیجیتال ذخیره کنید. این می تواند با از بین بردن نیاز به فضای ذخیره سازی، هزینه ها را کاهش دهد و گردش کار شما را با سرعت بخشیدن به دسترسی دیجیتالی به اسناد شما بهبود بخشد.
در مورد مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
چند راه حل مختلف برای ذخیره سازی اسناد دیجیتال وجود دارد، مانند:
-
از کتابخانه های ویندوز برای ذخیره اسناد روی هارد دیسک خود استفاده کنید
-
اسناد خود را از طریق سرویسی مانند OneDrive یا Google Drive در فضای ابری ذخیره کنید
-
از اسناد خود در سخت افزار ذخیره سازی خارجی مانند هارد دیسک های قابل جابجایی نسخه پشتیبان تهیه کنید
-
اسناد را با استفاده از یک DMS با طراحی خاص ذخیره کنید
-
آخرین مورد – استفاده از DMS – احتمالاً بهترین راه برای ذخیره دیجیتال اسناد شما است
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
سیستم های مدیریت اسناد (DMS) چیست؟
سیستم‌های مدیریت اسناد، راه‌حل‌های نرم‌افزاری هستند که به شما کمک می‌کنند اسناد کاغذی خود را بایگانی، ذخیره و مدیریت کنید. آنها به نوعی مانند یک حسابدار دیجیتال هستند. آنها از نوع شیوه های بایگانی اسناد فیزیکی که برای سازماندهی اسناد کاغذی خود انجام می دهید، اما به صورت الکترونیکی مراقبت می کنند.
بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد مختلف در بازار وجود دارد، اما اکثر آنها عملکردهای اساسی یکسانی دارند. آنها قابلیت های ذخیره سازی، امنیت، نمایه سازی و بازیابی را فراهم می کنند. آنها همچنین ابرداده ها (اطلاعات مربوط به اسناد) را ذخیره می کنند که انجام ممیزی و کنترل دسترسی به اسناد مختلف را آسان تر می کند. این سیستم ها بخش مهمی از عملیات تجاری برای شرکت هایی هستند که باید اسناد زیادی را مدیریت کنند.
بهترین نرم افزار مدیریت اسناد کاغذی
از آنجایی که سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت اسناد بسیار زیادی وجود دارد، تشخیص اینکه کدام یک را انتخاب کنید می‌تواند دشوار باشد.
بهترین انتخاب برای شما تا حد زیادی به این بستگی دارد که چقدر می خواهید برای سیستم DMS هزینه کنید، به چه ویژگی هایی واقعاً نیاز دارید و چه نوع اسنادی را باید ذخیره کنید. برخی از بهترین ارائه دهندگان DMS عبارتند از:
-
تمپلافی
-
Docuware
-
کنترل اسناد MasterControl
-
M-Files
-
XaitPorter
- نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
نکات کلی برای ذخیره سازی اسناد
هر راهی که برای ذخیره اسناد خود انتخاب می کنید، روش های خوبی وجود دارد که باید از آنها پیروی کنید تا مطمئن شوید سیستم ذخیره سازی شما منظم و کارآمد باقی می ماند. در زیر نکاتی وجود دارد که می تواند به شما در انجام این کار کمک کند.
در مورد نرم افزار سهام بیشتر بدانید.
-
اسناد کاغذی خود را با در نظر گرفتن قابلیت دسترسی ذخیره کنید
اگر در خانه ذخیره می کنید، احتمالاً می توانید مقداری پول پس انداز کنید، با این حال، داشتن یک سیستم خوب برای اطمینان از دسترسی آسان اسناد بایگانی شما مهم است.
اسنادی از یک نوع را در کنار هم در نظر بگیرید و مطمئن شوید که آنها را برچسب بزنید تا بتوانید اسناد لازم را به راحتی انتخاب کنید.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
-
ردیابی زمانی که اسناد شما ممکن است از بین برود
بایگانی اسناد برای اطمینان از اینکه شما با آن مطابقت دارید و در صورت لزوم مدارکی مانند رسید و فیش حقوقی دارید، مهم است. با این حال، پس از گذشت چند سال از اسناد، اغلب دیگر نیازی به نگهداری ندارند.
هنگام بایگانی اسناد، آنها را با تاریخ تخریب که دیگر نیازی به آنها نیست، برچسب بزنید. این کار باعث می‌شود به راحتی در بالای اسناد قدیمی نگهداری شود و اطمینان حاصل شود که از فضای ذخیره‌سازی خود به نحو احسن استفاده می‌کنید.
در مورد آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.
-
از اسناد کاغذی خود در برابر سایش محافظت کنید
برای اینکه مطمئن شوید اسناد شما آسیب نمی بینند، باید به ساییدگی و پارگی فکر کنید. حتی اگر به طور ایمن ذخیره شوند، باز هم ممکن است در اثر جابجایی مکرر، قرار گرفتن در معرض نور خورشید و نشت آسیب ببینند. برای کاهش خطر ساییدگی و پارگی، آنها را قبل از جدا کردن داخل صفحات پلاستیکی قرار دهید.
-
در صورت نگهداری اسناد کاغذی خارج از محل، صندوق امانات بانکی را در نظر بگیرید
اگر مشتری فعلی باشید، بانک‌ها اغلب برای صندوق‌های امانات به شما تخفیف می‌دهند. اگر شما فقط نیاز به ذخیره تعداد بسیار کمی از اسناد مهم دارید، صندوق امانات می تواند راه حل خوبی برای ذخیره کاغذ در خارج از محل باشد.
در مورد نرم افزار مدیریت سهام بیشتر بدانید.
-
به مواد و طراحی جعبه ذخیره سازی خود فکر کنید
برخی از مواد در مقابل سایش و پاره شدن بهتر از بقیه مقاومت می کنند. اگر تصمیم دارید فایل های خود را در محل ذخیره سازی کنید، سعی کنید چیزی بادوام و سخت مانند فلز یا پلاستیک انتخاب کنید. اگر جعبه‌های قابل انباشته شدن را انتخاب کنید، می‌توانید از فضای ذخیره‌سازی موجود خود استفاده بهتری ببرید.
-
مطمئن شوید که اسناد کاغذی را در جای خشک و خنک نگهداری می کنید
گرما و رطوبت کشنده کاغذ هستند. برای اینکه اسناد خود را در شرایط خوبی نگه دارید، سعی کنید آنها را در جای خشک و خنک نگهداری کنید. اگر در آب و هوای مرطوب زندگی می کنید، برای کنترل رطوبت فضای ذخیره سازی خود از یک دستگاه AC یا رطوبت گیر استفاده کنید. اگر خارج از محل ذخیره می‌کنید، مراقب هرگونه نشانه‌ای از رطوبت در محل مورد نظر خود باشید.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.
-
مطمئن شوید که اسناد کاغذی از بلایای طبیعی در امان هستند
اگر اسناد مهمی را در خانه ذخیره می کنید، مطمئن شوید که در مورد خطرات احتمالی ناشی از بلایای طبیعی فکر کرده اید. آنها را از سطح زمین بلند نگه دارید تا از آنها در برابر سیل محافظت کنید و در صورت امکان یک ظرف نسوز انتخاب کنید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم
ما تقریباً همه چیزهایی را که در مورد ذخیره سازی اسناد باید بدانیم پوشش داده ایم. امیدواریم اکنون بتوانید تصمیم آگاهانه تری در مورد بهترین راه برای ذخیره اسناد خود بگیرید.
کدام راه حل برای شما بهتر جواب می دهد؟
اشتراک گذاری
مطالب جدید
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
