مدیریت اسناد دیجیتال و ۵ مزیت برتر آن

۵ مزیت برتر مدیریت اسناد دیجیتال را در این محتوا مرور می کنیم. مدیریت اسناد دیجیتال به جای اینکه صرفاً راهی برای جایگزینی فایل‌های کاغذی با همتاهای دیجیتالی باشد، راهی را برای کسب‌وکارها ارائه می‌کند تا کل رویکرد خود را به ذخیره داده‌ها تغییر دهند. مزایای استفاده از آن بسیار و متنوع است و مزایایی را برای تمرین کار در تعدادی از زمینه ها فراهم می کند.

مزیت های مدیریت اسناد دیجیتال

۵ مزیت مدیرت اسناد دیجیتال را با هم مرور می کنیم. اگر بدانید که مدیریت اسناد دیجیتال چه کارکردهایی برای موسسه شما دارد، همین امروز برای خرید این نرم افزار اقدام می کنید. در ادامه این محتوا با ما همراه باشید.

نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد

دسترسی سریع و آسان

هنگام برخورد با هر نوع کاغذ یا داده، مهم است که دسترسی سریع، آسان و کارآمد به اطلاعات مورد نیاز داشته باشید. با مدیریت اسناد دیجیتال، تمام جنبه های یافتن و بازیابی داده ها به طور قابل توجهی بهبود می یابد.

جستجوها را می توان از روی دسکتاپ انجام داد، بدون نیاز به بازدید از چندین مکان و مرتب سازی از طریق کاغذ. ساختارهای فایل سفارشی را می توان در سطح کسب و کار ایجاد کرد. به این معنی که کاربران می توانند هر اطلاعاتی را که ممکن است به دسترسی منظم به آن نیاز داشته باشند، اولویت بندی کنند.

به روشی مشابه، دسترسی می‌تواند به اشکال خاصی از داده‌ها، بر اساس نیاز، محدود شود، و اطمینان حاصل شود که همه کارکنان می‌توانند آنچه را که قرار است بیابند، بدون خطر سرگردانی به مناطقی که برای آنها طراحی نشده است.

همچنین می‌توان به اسناد در خارج از سایت دسترسی داشت. به این معنی که نیاز به حمل فیزیکی داده‌ها حذف می‌شود و امکان کار از راه دور وجود دارد.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بخوانید.

ایجاد یک رویکرد استاندارد

هنگام برخورد با تعداد زیادی از افراد، که همه آنها ممکن است روش‌های مختلف ذخیره‌سازی اطلاعات را ترجیح دهند، اطمینان از اینکه همه به روشی یکسان عمل می‌کنند، اغلب دشوار است. استفاده از مدیریت اسناد دیجیتال کمک می کند تا همه چیز را به یک رویکرد یکسان و استاندارد تبدیل کنید.

اسناد را می‌توان توسط بیش از یک نفر در یک زمان به‌روزرسانی کرد، به این معنی که هیچ زمانی برای یافتن موارد تلف نمی‌شود. گاهی مجبور هستید به طور بالقوه با سایر کارمندان برای شفاف‌سازی درباره به‌روزرسانی‌هایی که ممکن است انجام داده باشند، تماس بگیرید. کنترل نسخه با سابقه کامل برای حفظ عملیات روان ضروری است.

صرفه جویی در فضا

ایجاد فضای مورد نیاز برای ذخیره مقادیر زیادی از اسناد مبتنی بر کاغذ می تواند مشکل ساز باشد. کسب‌وکارهای کوچک‌تر ممکن است در محیط‌های محدود فعالیت کنند، در حالی که کسب‌وکارهای بزرگ‌تر ممکن است تحت تأثیر حجم زیادی از داده‌هایی قرار بگیرند که باید حفظ کنند.

نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک

از آنجایی که بسیاری از آنها در مکان‌ها و مکان‌های جداگانه فعالیت می‌کنند، مشکلاتی نیز ممکن است در مورد حمل و نقل اسناد ایجاد شود. استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد دیجیتال تضمین می کند که می توان از فضا استفاده بهتری کرد. حتی می تواند منجر به کاهش هزینه های فضای اجاره شود.

مکان‌های تجاری که توسط مشتریان بازدید می‌شود می‌توانند از نظر زیبایی‌شناختی دلپذیرتر و ساده‌تر شوند، با کاغذبازی و اسناد شلوغ‌تر شوند و از طریق تلاش هماهنگ برای کاهش مواد، بر اعتبار محیطی آن‌ها تاکید کنند. با راه‌حل‌های پرشین، فضای ذخیره‌سازی تقریباً نامحدود است.

مهم نیست که چند فایل داشته باشید، فضای فیزیکی ذخیره‌سازی شما کم نخواهد شد.

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

 

امنیت اسناد

امنیت اسناد نگهداری شده همیشه در اولویت یک کسب و کار خواهد بود و چیزی است که می توان آن را با استفاده از سیستم مدیریت اسناد پرشین بسیار بهبود بخشید.

همانطور که قبلا ذکر شد، دسترسی به اطلاعات را می توان برای کسانی که به آن نیاز دارند محدود کرد. به این طریق داده ها را نمی توان به طور تصادفی یا مخرب از دست داد. اطلاعات کامل در مورد اینکه چه کسی به چه چیزی و چه زمانی دسترسی دارد، در دسترس است. در صورت بروز هر گونه مشکلی که نیاز به حل شدن دارد، می توان روند را دنبال کرد.

برنامه مدیریت اسناد

از طریق نسخه‌سازی، هر بار که داده‌ها تغییر یا اصلاح می‌شوند، نسخه‌های قبلی ذخیره می‌شوند و می‌توان به آنها نگاه کرد. به این معنی که تغییرات ایجاد شده به اشتباه قابل درک و اصلاح است.

ارسال ایمیل اطلاعات محرمانه در قالب رمزگذاری نشده می تواند منجر به نقض امنیت شود. ضمیمه کردن یک سند PDF یا Word به ایمیلی که حاوی اطلاعات شخصی مشتری است ممکن است توسط اشخاص ثالث ناخواسته رهگیری شود. از این اطلاعات می توان به عنوان مثال برای فریب دادن افراد به تحریم انتقال پول به سازمان های جنایی استفاده کرد. پورتال وب کاملاً رمزگذاری شده از چنین فعالیت های غیرقانونی جلوگیری می کند.

نرم افزار مدیریت اسناد

GDPR

در سال ۲۰۱۸، مقررات عمومی حفاظت از داده ها (GDPR) قرار است جایگزین قانون حفاظت از داده ۱۹۹۸ (DPA) شود. به این معنی است که مشاغل باید شیوه کار خود را برای مطابقت با برخی تغییرات عمده تطبیق دهند.

یکی از مؤلفه‌های اصلی که باید نسبت به آن واکنش نشان داده شود «حق پاک کردن» است. به این معنی که افراد می‌توانند درخواست حذف هر گونه داده‌ای که یک کسب‌وکار در مورد آنها در اختیار دارد، داشته باشند. مشروط بر اینکه «دلیل قانع‌کننده‌ای» برای نگهداری آن کسب‌وکار وجود نداشته باشد.

نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

نکته:

یافتن این اطلاعات در بسیاری از اسناد، که به طور بالقوه در مکان‌های مختلف مانند کاغذ، ایمیل‌ها، رایانه‌های شخصی و سرورهای متعدد پخش شده‌اند، می‌تواند مشکل ساز باشد. در حالی که با نرم‌افزار منطبق با GDPR، به راحتی می‌توان آن را پیدا کرد، فراخوانی و حذف/تجدید کرد.

نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک

اطلاعات مربوط به مدت زمان نگهداری داده‌ها و موارد استفاده از آن نیز به راحتی تولید می‌شود. به این معنی که رعایت GDPR، که اجباری است، بسیار آسان‌تر می‌شود.

با ما تماس بگیرید تا دریابید که چگونه کسب و کار شما می‌تواند از نظر قانونی با GDPR مطابقت داشته باشد و چگونه می‌توانیم به محافظت از شما و داده‌های مشتریانتان در برابر پرونده‌سازی نادرست و اختلاس کمک کنیم.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد