اجزاء اصلی سیستم مدیریت اسناد

مدیریت اسناد، سیستمی است که برای دریافت، ردیابی، مدیریت و ذخیره اسناد و کاهش کاغذ استفاده می شود. در مورد مدیریت اسناد دیجیتالی، چنین سیستم هایی بر اساس برنامه های رایانه ای است. این اصطلاح با مفاهیم سیستم های مدیریت محتوا همپوشانی دارد. این سیستم اغلب به عنوان مؤلفه ای از سیستم های مدیریت محتوای سازمانی مشاهده می شود.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

اجزاء مدیریت اسناد

• فراداده

متادیتا معمولاً برای هر سند ذخیره می شود. فراداده ممکن است تاریخ ذخیره شدن سند و هویت کاربر ذخیره کننده آن را داشته باشد. همچنین ممکن است DMS فراداده را به صورت خودکار از سند استخراج کند یا کاربر را به اضافه کردن متادیتا وادار کند.

متن استخراج شده در نتیجه می تواند با شناسایی کلمات کلیدی احتمالی یا فراهم آوردن قابلیت جستجوی متن کامل، به کاربران در یافتن اسناد کمک کند یا می تواند به تنهایی مورد استفاده قرار گیرد. متن استخراج شده همچنین می تواند به عنوان یک جز فراداده یا جدا از سند به عنوان منبع جستجو در مجموعه اسناد ذخیره شود.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

• ادغام

بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد تلاش می کنند قابلیت مدیریت اسناد را مستقیماً به سایر برنامه ها ارائه دهند. بنابراین کاربران می توانند اسناد موجود را مستقیماً از مخزن سیستم مدیریت اسناد بازیابی کنند، تغییراتی ایجاد کنند و سند تغییر یافته را به عنوان نسخه جدید در مخزن ذخیره کنند. همه اینها بدون خروج برنامه صورت می گیرد. چنین ادغامی معمولاً برای انواع ابزارهای نرم افزاری مانند مدیریت گردش کار و سیستم های مدیریت محتوا، معمولاً از طریق رابط برنامه نویسی برنامه یا سرویس های وب در دسترس است.

• گرفتن خروجی

ضبط  و ثبت در درجه اول شامل پذیرش و پردازش تصاویر اسناد کاغذی از اسکنرها یا چاپگرهای چند منظوره است. برای تبدیل تصاویر دیجیتال به متن قابل خواندن از ماشین، اغلب از نرم افزار تشخیص نوری کاراکتر استفاده می شود. چه در سخت افزار و چه به عنوان یک نرم افزار مستقل از نرم افزار. تشخیص علامت نوری گاهی اوقات برای استخراج مقادیر چک باکس یا حباب استفاده می شود. ضبط و ثبت ممکن است شامل پذیرش اسناد الکترونیکی و سایر پرونده های مبتنی بر رایانه باشد.

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

• اعتبار سنجی داده ها

قوانین اعتبار سنجی داده ها می تواند خرابی سند، از دست رفتن امضاها، نام غلط املایی و سایر موارد را بررسی کند، گزینه های تصحیح در زمان ثبت اسناد، اطلاعات را قبل از وارد کردن داده ها به DMS مرور می کند. پردازش اضافی به صورت هماهنگی و تغییرات قالب داده نیز ممکن است به عنوان بخشی از اعتبار سنجی داده اعمال شود.

• نمایه سازی

نمایه سازی، اسناد الکترونیکی در سیستم مدیریت اسناد را ردیابی می کند. این ممکن است به سادگی پیگیری شناسه های منحصر به فرد سند باشد. اما غالباً شکل پیچیده تری به خود می گیرد و طبقه بندی را از طریق فراداده اسناد یا حتی از طریق فهرست کلمات استخراج شده از محتویات اسناد ارائه می دهد. عمدتا برای پشتیبانی از پرسش و بازیابی اطلاعات وجود دارد. یک نقطه ی حیاتی برای بازیابی سریع یک طرح شاخص است.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

• ذخیره سازی

ذخیره اسناد اغلب شامل مدیریت همان اسناد است تا در صوت نیاز توسط مدیریت اسناد سریعا قابل دسترسی باشند.

• بازیابی

اسناد الکترونیکی را از فضای ذخیره سازی بازیابی کنید. اگرچه مفهوم بازیابی یک سند خاص، ساده است، اما بازیابی در متن الکترونیکی می تواند کاملاً پیچیده و قدرتمند باشد. بازیابی ساده اسناد منفرد را می توان با اجازه دادن به کاربر برای شناسایی شناسه منحصر به فرد سند و داشتن سیستم برای بازگرداندن سند از فهرست اولیه (یا پرس و جو غیر نمایه شده در ذخیره داده خود) پشتیبانی کرد.

بازیابی انعطاف پذیرتر به کاربر اجازه می دهد تا عبارات جستجوی جزئی را با استفاده از شناسه سند و یا بخشهایی از فراداده مورد انتظار مشخص کند. این به طور معمول لیستی از اسناد را مطابقت می دهد که با عبارات جستجوی کاربر مطابقت دارند.

بعضی از سیستم ها ی مدیریت اسناد این قابلیت را دارند که عبارتی را شامل چندین کلمه کلیدی یا عباراتی از نمونه که انتظار می رود در محتوای اسناد وجود داشته باشد، مشخص کند. بازیابی برای این نوع پرسش ها ممکن است توسط فهرست های ساخته شده قبلی پشتیبانی شود. یا ممکن است جستجوهای زمانبرتری را از طریق محتویات اسناد انجام دهد تا لیستی از اسناد بالقوه مربوطه را بازگرداند. همچنین به بازیابی سند مراجعه کنید.

در مورد نرم افزار حمل و نقل مرسولات بخوانید.

• توزیع

یک سند آماده در سیستم مدیریت اسناد برای توزیع باید به شکلی باشد که به راحتی قابل تغییر نباشد. یک نسخه اصلی از سند، معمولاً هرگز برای توزیع استفاده نمی شود. بلکه پیوند الکترونیکی به سند معمول تر است. اگر سندی توزیع الکترونیکی شود، باید معیارهای دیگری از جمله تضمین قابلیت ردیابی و نسخه برداری حتی در سیستم های دیگر نیز رعایت شود. یکپارچگی سند ضروری است. این رویکردی است که برای هر دو سیستمی که قرار است سند در آن رد و بدل شود ، اعمال می شود.

• امنیت

امنیت اسناد در بسیاری از برنامه های کاربردی مدیریت اسناد بسیار حیاتی است. به عنوان مثال ، در ایالات متحده ، استانداردهایی مانند ISO 9001 و ISO 13485 ، و همچنین مقررات سازمان غذا و داروی ایالات متحده ، نحوه رسیدگی به روند کنترل اسناد را تعیین می کنند.

سیستم های مدیریت اسناد ممکن است دارای یک ماژول مدیریت حقوق باشند که به مدیر اجازه می دهد فقط به افراد خاص یا گروهی از افراد دسترسی به اسناد را براساس نوع آنها بدهد. علامت گذاری سند در زمان چاپ یا ایجاد PDF یک عنصر اساسی برای جلوگیری از تغییر یا استفاده ناخواسته است.

در مورد نرم افزار ارسال بسته های پستی بخوانید.

• جریان کار

گردش کار یک فرایند پیچیده است و برخی از سیستم های مدیریت اسناد یا ماژول گردش کار داخلی دارند یا می توانند با ابزارهای مدیریت گردش کار ادغام شوند. گردش کار انواع مختلفی دارد.

کاربرد بستگی به محیطی دارد که سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در آن اعمال می شود. گردش کار دستی به کاربر نیاز دارد که سند را مشاهده کند و تصمیم بگیرد که برای چه کسی سند را ارسال کند. گردش کار مبتنی بر قوانین به مدیر اجازه می دهد تا قانونی ایجاد کند که جریان سند را از طریق یک سازمان دیکته کند.

قوانین پویا اجازه می دهد تا شاخه ها در یک روند کار ایجاد شوند. یک مثال ساده می تواند وارد کردن مبلغ فاکتور باشد و اگر مبلغی کمتر از یک مقدار مشخص باشد، مسیرهای مختلف سازمان را دنبال می کند. مکانیسم های پیشرفته گردش کار می توانند در حین اجرای این قوانین، محتوا را دستکاری کرده یا فرایندهای خارجی را علامت گذاری کنند.

• همکاری

همکاری باید ذاتی یک برنامه ی مدیریت اسناد باشد. باید اجازه دهد اسناد توسط یک کاربر مجاز بازیابی و روی آنها کار شود. هنگام کار روی سند، باید دسترسی سایر کاربران مسدود شود. سایر اشکال پیشرفته، همکاری در زمان واقعی عمل می کنند و به چندین کاربر امکان مشاهده و تغییر اسناد را به طور همزمان می دهند. سند حاصله، شامل همه موارد اضافی کاربران، جامع است.

در مورد نرم افزار بایگانی الکترونیکی اسناد بخوانید.

• نسخه سازی

نسخه سازی فرایندی است که طی آن اسناد در سیستم مدیریت اسناد بررسی یا از سیستم خارج می شوند. این به کاربران امکان می دهد نسخه های قبلی را بازیابی کنند. نسخه سازی برای اسنادی مفید است که با گذشت زمان تغییر می کنند و نیاز به به روزرسانی دارند. اما ممکن است لازم باشد به نسخه قبلی آن مراجعه کنید.

• جستجوکردن

جستجو با استفاده از ویژگی های الگو یا جستجوی متن کامل، اسناد و پوشه ها را پیدا می کند. اسناد را می توان با استفاده از ویژگی های مختلف و محتوای سند جستجو کرد.

• انتشارات

انتشار یک سند در سیستم مدیریت اسناد شامل مراحل تصحیح، بررسی امور عمومی، مجوز، چاپ و تأیید و غیره است. این مراحل تدبیر و تفکر منطقی را تضمین می کند. هرگونه رسیدگی بی دقت ممکن است منجر به عدم صحت سند شود. بنابراین کاربران و خوانندگان آن را گمراه و سردرگم کند.

در صنایع تحت نظارت قانون، برخی از مراحل باید به اتمام برسد که توسط امضاهای مربوطه و تاریخ (های) امضای سند نشان داده شده است. سند منتشر شده باید به شکلی باشد که بدون دانش یا ابزار خاصی به راحتی تغییر نکند. اما با این وجود فقط خواندنی یا قابل حمل است.

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.

• انتشار نسخه چاپی

تولید مثل و یا انتشار سند / تصویر اغلب در سیستم مدیریت اسناد ضروری است.