کاربرد سیستم ارزیابی ظرفیت مدیریت اسناد (DMCES)

توسعه سریع فناوری اطلاعات، نوآوری های مهمی را برای ضبط و محافظت از محتوای دیجیتال به ارمغان آورده است. نرم افزار توسعه یافته در چارچوب Document Management Capacity Evaluation System یا DMCES برای تعریف الزامات سیستم برای اسناد الکترونیکی و همچنین اسناد چاپی استفاده می شود.

•  DMCES برای ایجاد زیرساخت های مناسب برای توسعه قوانین، مقررات، ساختار نهادی، سیاست ها، معاملات و فرصت های لازم برای مدیریت موثر اسناد استفاده می شود.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک بخوانید.

•  DMCES همچنین به عنوان یک روش برای تعریف مشکلات و ایجاد راه حل برای معاملات اسناد استفاده می شود. DMCES یک مدل انعطاف پذیر ارائه می دهد که می تواند در هر موسسه ای از هر سطح ( از موسسات کوچک تا موسسات خصوصی یا دولتی در مقیاس ملی ) استفاده شود.

• DMCES می تواند به ویژه در مواردی که تنها راه حل با منابع محدود و فقط پشتیبانی مالی است، موثر باشد. همچنین می تواند به عنوان ابزاری بسیار موثر مورد استفاده قرار گیرد که با فعال کردن سیستم اسنادی که چهره رسمی معاملات شرکت ها را تشکیل می دهد، به افزایش کارایی نهادی کمک می کند.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

• یکی از موفق ترین زمینه های تجربی DMCES، در مورد موسساتی با اسناد بهداشتی است. این سیستم می تواند در سایر موسساتی که اسناد تولید شده یا استفاده شده به دلایل اداری، مالی یا حقوقی یا همان ارزش محتوا ذخیره می شوند، به طور موثر مورد استفاده قرار گیرد.

•  DMCES را می توان روی اسناد چاپی و الکترونیکی و همچنین در ارزیابی رابطه بین اسناد در هر دو محیط اعمال کرد. DMCES همچنین برای تنظیم و حفاظت از منابع اسناد تولید شده در محیط الکترونیکی، تعیین ظرفیت و تعیین کفایت و نقص سیستم موجود استفاده می شود.

در مورد نرم افزار مدیریت دیجیتال اسناد بخوانید.

• DMCES می تواند گزارش ها و گرافیک های مختلف را در قالب های مختلف تولید کند. در این میان، گرافیکی وجود دارد که نقاط ضعف و قوت را در زیرساخت و سیستم مدیریت اسناد نشان می دهد. که می تواند به صورت سه بعدی ارائه شود.

این نمودار با توجه به داده های وارد شده در آن، نشان می دهد که در هر مرحله از چرخه زندگی اسناد به چه پیشرفت هایی نیاز است. از تولید، تنظیم، نگهداری، ارسال به بایگانی و تخریب. همچنین در تدوین سیاست ها و مقررات استفاده می شود.

DMCES گام مهمی در توسعه برنامه های مدیریت اسناد تلقی می شود. بخش قابل توجهی از موسسات از مشکلات مربوط به معاملات اسناد مطلع هستند. اما در تولید راه حل مشکل دارند.

مناطق کاربرد DMCES

فقط با بررسی مقررات بین المللی نمی توان استانداردهای لازم را اعمال کرد. DMCES اطلاعات جامعی را در موارد زیر ارزیابی خواهد کرد:

• چگونگی شروع کار در زمینه های انتخابی

•  نحوه مطالعات بازسازی فرآیندهای اسناد

• سوالاتی که در زمینه های مربوطه مطرح می شود

•  تجزیه و تحلیل نهادی

• نحوه ارائه

•  DMCES همچنین سطح سیستم موجود را در نتیجه اجرای نمونه سازی های ارزیابی و ساختاری آشکار می کند.

در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی الکترونیک اسناد بخوانید.

مطالعات مختلفی در مورد کاربرد بین المللی DMCES منتشر شده است. این سیستم به طور گسترده در جلسات دو جانبه با ارگان های دولتی نقش فعالی دارد. این تقش در جهت گیری و توسعه مطالعات مدیریت سوابق در سطح ملی تعریف می شود.

 DMCES و اجزای آن به عنوان ابزاری لازم (جعبه ابزار) در توسعه مدیریت اسناد شرکتی تعریف شده است. نرم افزار و کتابچه راهنمای DMCES در حال حاضر در صفحه وب بایگانی ملی انگلیس موجود است.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

انجمن بایگانی استرالیا؛ DMCES را به عنوان یک برنامه فوق العاده مهم نشان داده است که به ارزیابی اطلاعات نهادی و سیستم های اسناد و توسعه آنها در چارچوب استانداردهای بین المللی کمک می کند. با پروژه ای که توسط وزارت توسعه بین الملل انگلستان در سیرالئون پشتیبانی شده است، یک پروژه توسعه مدیریت اسناد بخش عمومی در موسسات عمومی و دپارتمان های منابع انسانی انجام شد. این پروژه در چارچوب DMCES توسط IRMT انجام شده است.