تجزیه و تحلیل های انجام شده در طی فرایند توسعه برنامه نرم افزار در مدیریت اسناد با هدف تعیین شرایط موجود موسسه انجام می شود. در این زمینه، اعتماد بین المللی مدیریت سوابق IRMT سیستم ارزیابی ظرفیت مدیریت اسناد و سوابق ( DMCES ) را در نتیجه کار چهار ساله خود با حمایت بانک جهانی توسعه داد.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک بخوانید.
ذکر شده است که این سیستم تاکنون در بسیاری از موسسات کوچک و متوسط امتحان شده است و نتایج بسیار موفقی نیز به همراه داشته است. از آغاز دهه ۱۹۹۰، IRMT پروژه ها و برنامه های زیادی را برای حل مشکلات مشاهده شده در زمینه مدیریت سوابق در بخش های دولتی و خصوصی توسعه و اجرا کرده است.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
ایجاد دفترچه راهنمای سیستم ارزیابی مدیریت اسناد
اولینِ این مطالعات، سند راهنمای ایجاد شده توسط IRMT برای توسعه برنامه های جامع مدیریت اسناد در سیستم های مطالعات مالی است. سند راهنما شامل توصیه های جامع برنامه در مورد موضوع مربوطه است. این راهنما، شامل تهیه سیاست های مدیریت اسناد برای اسناد مالی، مدیریت اسناد مربوطه و تعیین الزامات سیستم یک ماده اصلی است که برای اسناد در زمینه مربوطه تهیه شده است .
DMCES از سوالات و معیارهایی برای ارزیابی سیستم نهادی موجود تشکیل شده است. در سوالات و معیارهای ارزیابی، “استاندارد بین المللی مدیریت اسناد” ۱۵۴۸۹ ISO، “الزامات مدل برای مدیریت سوابق الکترونیکی” تهیه شده توسط کمیسیون اروپا و “کنترل ظرفیت مدیریت اطلاعات (ملی)” توسط بایگانی ملی کانادا تهیه شده است.
در مورد نرم افزار مدیریت دیجیتال اسناد بخوانید.
DMCES یا سیستم ارزیابی مدیریت اسناد چیست؟
Document Management Capacity Evaluation System یا DMCES نتیجه پروژه ای تحت عنوان “حاکمیت مبتنی بر شواهد در عصر الکترونیک” است که توسط بنیاد بین المللی مدیریت اسناد و پشتیبانی بانک جهانی انجام شده است. از جمله عوامل اصلی در زمینه شروع چنین پروژه ای توسط IRMT، نیاز به تعریف شرایط و ظرفیت های لازم برای توسعه برنامه های مدیریت اسناد سازگار با سیستم های شرکتی، به ویژه در اسناد تولید شده در زمینه حسابداری و منابع انسانی در شرایط متغیر است.
در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی الکترونیک اسناد بخوانید.
مطالعات انجام شده توسط IRMT نشان داده است که مشکلات جدی در مدیریت اسناد در کشورهای در حال توسعه، به ویژه در حوزه عمومی وجود دارد. این مشکلات، به ویژه در زمینه زیرساخت ها و ظرفیت ها، همچنین از استفاده موثرتر آنها به عنوان کیفیت اصلی شواهد، اشکال ساختاری فرآیندهای تجاری شرکت ها و ابزارهای ارتباطی رسمی جلوگیری می کند. که نشان می دهد سیاست هایی که دلیل تولید اسناد را تشکیل می دهند اعمال می شود . DMCES با در نظر گرفتن استانداردهای بین المللی به منظور ایجاد سیاست ها و فرایندهای مدیریت سوابق و استفاده موثرتر از منابع برای معاملات اسناد، ساخته شده است.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
تطابق ظرفیت مدیریت اسناد با انواع سند
این سیستم یک مدل تشخیصی را در چارچوب رویکرد چرخه زندگی ارائه می دهد. این نقاط قوت، ضعف و خطرات سیستم اسناد موجود را نشان می دهد. داده های وارد شده در فیلدهای از پیش تعریف شده در پایگاه داده DMCES به گرافیک تبدیل شده و سیستم اسناد سازمانی آشکار می شود. بر این اساس می توان مشخص داد کدام عناصر سیستم به پیشرفت نیاز دارند.
DMCES برای کنترل موثر مجموعه اسناد در مورد مسائل مالی، منابع انسانی و حقوقی ساخته شده است. همچنین می تواند برای انواع مختلف سندهای تولید شده یا ارائه شده در موسسات اعمال شود.
در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.
قسمت های اصلی ظرفیت مدیریت اسناد
DMCES از سه قسمت اصلی تشکیل شده است:
-
جمع آوری داده ها براساس سوالات ارزیابی پیش ساختاری است.
-
ورود و تجزیه و تحلیل داده ها در مورد برنامه ها در یک مدل تشخیصی است.
-
ایجاد یک پایگاه داده بر اساس داده های ظرفیت فرآیندهای سند در شرایط فعلی. تعریف اقدامات بهبود و مواد آموزشی پیش بینی شده در سیستم در چارچوب داده های فاش شده است.
در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد بخوانید.
متغیرهای گروه اول که در نمودار مورد ارزیابی قرار می گیرند به شرح زیر است: ·
-
سند
-
دفع
-
ردیابی معامالت سند
-
دسترسی به سند
-
ذخیره و نگهداری اسناد
-
طبقه بندی اسناد
-
عملیات ثبت اسناد و موجودی
-
ثبت چرخه ی عمر سند
در مورد نرم افزار ارسال بسته های پستی بخوانید.
گروه دوم متغیرهایی که موضوع ارزیابی هستند، در محدوده عوامل محیطی قرار دارند: ·
-
آگاهی و مالکیت
-
مدیریت برنامه اسناد
-
منابع و آموزش
-
توابع تجاری_ ادغام مدیریت اسناد
-
قوانین، سیاست ها و مقررات
در مورد نرم افزار آنلاین حضور و غیاب بخوانید.
