در سال‌های اخیر، ما شاهد شتاب بی‌سابقه‌ای در تغییر شکل مدیریت اسناد دیجیتال: دیجیتال سازی و رقومی سازی بوده‌ایم. مطمئناً، کووید-۱۹ سازمان‌ها را بر آن داشت تا دیجیتالی‌سازی را راهی برای دستیابی به زیرساخت فناوری اطلاعات چابک‌تر و مقیاس‌پذیرتر برای ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار و اجازه دادن به موارد احتمالی ببینند.
ترکیبی از رویدادهای اخیر و چالش‌های فرآیندی در حال ظهور. این جمله به این معنی است که سال ۲۰۲۳ احتمالاً سال تحولی در مدیریت اسناد دیجیتال خواهد بود. جیسون فیلد، مدیر یکپارچه سازی Document Logstix، ۵ روند مدیریت اسناد دیجیتال را برای سال ۲۰۲۳ را اینگونه پیش بینی می کند:
-
سازمان ها به دنبال فناوری برای مدیریت حجم عظیم داده خواهند بود
-
کسب و کارها اتوماسیون بیشتری را معرفی خواهند کرد
-
خریداران امنیت ابر و نرم افزار را بررسی خواهند کرد
-
CIOها هوش مصنوعی را در فرآیندهای تجاری یکپارچه خواهند کرد
-
سازمان ها شیوه های سبز را افزایش خواهند داد
کلیک کنید: نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک
مدیریت حجم داده های خیره کننده
درک حجم عظیمی از داده های تولید شده امروز و افزایش تولید داده های پیش بینی شده برای آینده نزدیک دشوار است. بر اساس گزارش Techjury، کاربران اینترنت روزانه ۲٫۵ کوئینتیلیون بایت داده تولید می کنند و جهان تا سال ۲۰۲۵، ۱۸۰ زتابایت داده تولید خواهد کرد.
در تجارت، مقدار داده‌های نگهداری شده توسط سازمان‌ها – در مورد کارکنان، مشتریان و تامین‌کنندگان – نیز به‌طور تصاعدی در حال گسترش است و یک مشکل رو به رشد، فرمت‌های متعددی است که در آن داده‌ها به دست می‌آیند و نگهداری می‌شوند. Techjury گزارش می دهد که ۹۵٪ از کسب و کارها، مدیریت داده های بدون ساختار را یک مشکل مهم می دانند. به گفته CIO، ۸۰ تا ۹۰ درصد از داده‌هایی که امروزه تولید می‌کنیم، ساختاری ندارند و به شکل مجموعه داده‌هایی (معمولاً فایل‌ها) هستند که به صورت متمرکز یا در قالب ساختاریافته ذخیره نمی‌شوند. که این تجزیه و تحلیل را سخت‌تر و هزینه‌برتر مدیریت می‌کند.
سازمان‌ها باید سیستم‌های فعلی را بازبینی کنند و برای متمرکز کردن داده‌ها و ساده‌سازی گردش‌های کاری، و همچنین دسترسی و تجزیه و تحلیل داده‌ها و مدیریت داده‌ها با رعایت مقررات سختگیرانه، به فناوری‌های جدید روی آورند.
کلیک کنید: برنامه مدیریت اسناد
اتوماسیون فرآیند برای بهره وری و انطباق
تکثیر داده‌ها، قالب‌های آن و برنامه‌های انطباق داده‌های مرتبط، به این معنی است که فرآیندهای دستی منسوخ شده‌اند. بخش منابع انسانی با اندازه متوسط و اسناد متعددی را در نظر بگیرید که هر کدام دارای حساسیت های حریم خصوصی داده ها و برنامه های حفظ/حذف خاص خود هستند.
ادامه تصویب قوانین سختگیرانه حفاظت از داده ها و اعمال جریمه ها به این معنی است که رعایت این قوانین همچنان موضوع داغ امسال خواهد بود. از زمان اجرایی شدن مقررات عمومی حفاظت از داده ها (GDPR) در سال ۲۰۱۸، بیش از ۶۰ کشور قانون حفظ حریم خصوصی یا داده ها را تصویب یا پیشنهاد داده اند. امروزه، ۸۰ درصد کشورها تحت پوشش قانون حفظ حریم خصوصی هستند. که نیاز به رعایت این قوانین را برای مدیریت خطرات و شهرت در سطح بین‌المللی تشدید می‌کند.
کلیک کنید: نرم افزار مدیریت اسناد
نقش کلیدی اتوماسیون
بر اساس داده های گردآوری شده توسط Finbold، جریمه های GDPR اتحادیه اروپا برای سه ماهه سوم سال ۲۰۲۱ به ۹۸۴٫۴۷ میلیون یورو رسید که تقریباً ۲۰ برابر بیشتر از جریمه های تجمعی ۵۰٫۲۶ میلیون یورویی است که در سه ماهه اول و دوم اعمال شده است. اتوماسیون برای انطباق و مدیریت ریسک قطعا یک اولویت در سطح هیئت مدیره در سال ۲۰۲۳ خواهد بود.
در یک یادداشت سازنده، اتوماسیون نقشی کلیدی در کمک به بهینه‌سازی رویه‌های مستندسازی استاندارد، از دریافت داده‌ها در گردش‌های کاری کسب‌وکار، تا بهبود تجربه مشتری در فرآیندهایی مانند ادعاهای بیمه دارد.
اتوماسیون در دو جنبه – بهره وری و انطباق – به کاهش خطای انسانی و افزایش کارایی کمک می کند. که در نهایت اهداف سازمان را پیش می برد. خواه سود شرکت باشد یا رفاه جامعه.
کلیک کنید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
توجه بیشتر به امنیت نرم افزار
هر چند وقت یک‌بار خریداران در مورد امنیت یک سرویس یا محصول نرم‌افزاری Cloud بررسی لازم را انجام می‌دهند؟ آیا می‌دانید سیستم‌های مدیریت اسناد دیجیتال شما هر چند وقت یک‌بار تست نفوذ می‌شوند؟ طبق تحقیقات Check Point، حملات امنیت سایبری جهانی در سه ماهه سوم سال ۲۰۲۲ نسبت به مدت مشابه سال ۲۰۲۱ ۲۸ درصد افزایش یافته است و میانگین حملات هفتگی هر سازمان در سراسر جهان به بیش از ۱۱۳۰ رسیده است.
CIOها و CTOها در محل خرید و در طول عمر یک محصول مدیریت اسناد دیجیتال، مدرک بیشتری از امنیت می خواهند.
در مورد نرم افزار امور سهام بخوانید.
هوش مصنوعی و یادگیری ماشین به جریان اصلی تبدیل شده اند
هوش مصنوعی و ML اصطلاحاتی هستند که هنوز به طور کامل درک نشده یا به طور کامل در دنیای گسترده‌تر مدیریت فرآیند کسب‌وکار اثبات شده‌اند. پروژه Enterprisers که به متخصصان فناوری اطلاعات راهنمایی می‌کند، از مدیران ارشد فناوری اطلاعات حمایت می‌کند که:
کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد
«استخراج ارزش هوش مصنوعی مستلزم کسب پیروزی‌های سریع در حین توسعه در مقیاس سازمانی است».
ما پیش‌بینی می‌کنیم که در سال ۲۰۲۳ شاهد پیشرفتی در کاربرد هوش مصنوعی برای جذب داده‌ها در جریان‌های کاری دیجیتال و به‌ویژه برای غلبه بر مشکلات مرتبط با داده‌های بدون ساختار، مانند ایمیل و یادداشت‌ها باشیم. هوش مصنوعی همچنین با بهبود دسترسی و دقت ویرایش داده ها، شیوه های حفظ حریم خصوصی داده ها را پیش خواهد برد.
حمایت از برنامه های سبز شرکتی
در COP27، کشورهای شرکت کننده تعهد خود را برای محدود کردن افزایش دمای جهانی به ۱٫۵ درجه سانتیگراد بالاتر از سطح قبل از صنعتی شدن تایید کردند.
کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
تحقیقات سال ۲۰۲۲ منتشر شده توسط RICOH نشان می‌دهد که ۲۲ درصد از سازمان‌ها عملیات بدون کاغذ را هدف قرار می‌دهند. همچنین بسیاری از سازمان‌ها هدف «کاغذ کمتر» را برنامه های خود دارند. این تحقیق با دیجیتالی کردن کاغذ ورودی، کاغذ فیزیکی را تا جایی که ممکن است حذف می‌کند.
سیاست‌های شرکتی زمانی به اهداف صرفه‌جویی در آب و هوا کمک می‌کردند. آنها شامل برنامه‌ها و اهداف عملی می‌شوند که سازمان‌ها برای پاسخگویی در مورد آنها آماده هستند. ما این را به ویژه در بخش های حمل و نقل، مسکن، تولید و انرژی مشاهده می کنیم.
دیجیتالی شدن در بیانیه‌های ارزش شرکت بیشتر گنجانده می‌شود. زیرا چیزی است که می‌تواند حتی توسط شرکت‌های کوچک به منظور ایجاد تفاوت «سبز» قابل اندازه‌گیری اجرا شود.
کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
