اگر در حال آماده شدن برای مصاحبه برای موقعیتی به عنوان متخصص اسناد هستید، آماده شدن از قبل می تواند مفید باشد. در این مقاله، سوالات متداول و عمیق مصاحبه تخصصی اسناد را با چندین نمونه پاسخ بررسی می کنیم تا به شما کمک کند تا برای ایجاد یک تاثیر مثبت آماده شوید.
مطلب مرتبط: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
سوالات مصاحبه عمومی برای متخصصان اسناد
مطلب مرتبط: نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک
سوالات عمومی متخصص اسناد می تواند شامل سوالاتی در مورد علایق، مهارت ها و اهداف آینده شما باشد. از مثالهای زیر استفاده کنید تا ایدهای در مورد آنچه در طول مصاحبه خود انتظار دارید به دست آورید:
سوالات مصاحبه عمومی
-
چگونه در مورد شرکت ما شنیدید؟
-
در مورد خودتان چه می توانید به ما بگویید؟
-
در مورد شرکت ما چه می دانید؟
-
چه چیزی در این موقعیت مورد علاقه شماست؟
-
برخی از علایق شما چیست؟
-
چگونه در کار خود با انگیزه می مانید؟
-
چه چیزی باعث موفقیت شما می شود؟
-
اهداف شما چه هستند؟
-
امیدوارید در ۹۰ روز اول کاری خود به چه چیزی برسید؟
-
پنج تا ده سال دیگر خود را کجا می بینید؟
مطلب مرتبط: نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
مطلب مرتبط: نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
سوالات مصاحبه متخصص اسناد در مورد سابقه و تجربه
مطلب مرتبط: نرم افزار مدیریت اسناد
کارفرمایان متخصص اسناد همچنین سوالاتی در مورد تجربه کاری قبلی شما می پرسند تا تخصص و صلاحیت شما را برای این کار ارزیابی کنند. سوالات زیر نمونه هایی از مواردی است که ممکن است مصاحبه کننده با شما در میان بگذارد:
-
شرایط شما چیست؟
-
با چه روش های مستندسازی آشنا هستید؟
-
در گذشته با چه نوع اسنادی کار کرده اید؟
-
چه جنبه هایی از اسناد الکترونیکی را بیشتر دوست دارید؟
-
کارفرمایان گذشته عملکرد شما را چگونه توصیف می کنند؟
-
چالشی که هنگام سازماندهی و ذخیره اسناد الکترونیکی داشتید چیست؟
-
آیا تجربه انتقال اسناد فیزیکی به سیستم های دیجیتال را دارید؟
-
برای اطمینان از امنیت سیستم های ذخیره سازی اسناد چه اقداماتی انجام می دهید؟
-
تجربه شما از تدوین خط مشی های دسترسی به اسناد چیست؟
-
چگونه به بهبود فرآیندها در آخرین سازمان خود کمک کرده اید یا کمک کرده اید؟
مطلب مرتبط: نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک
سوالاتی در مورد توانایی مدیریت
مطلب مرتبط: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد
سوالات عمیق به کارفرمایان متخصص اسناد کمک می کند تا عملکرد و توانایی شما را در انجام وظایف مختلف شغل ارزیابی کنند. در اینجا چند مثال برای کمک به شما در آماده سازی وجود دارد:
-
آیا می توانید برخی از رویکردهای خود را برای ایمن سازی اسناد آنلاین توضیح دهید؟
-
چگونه از دقت در فرآیند بایگانی اطمینان حاصل می کنید؟
-
اگر متوجه شوید که رویههای اسناد همکار با استانداردهای خطمشی مطابقت ندارد، چه میکنید؟
-
چگونه مجوز دسترسی به اسناد حساس را تضمین می کنید؟
-
چگونه آرشیوهای فیزیکی را سازماندهی و نگهداری می کنید؟
-
چگونه فایل های الکترونیکی را فهرست بندی و مرتب می کنید؟
-
از چه نوع نرم افزارهایی برای آپلود، مرتب سازی و ذخیره اسناد اطلاعاتی استفاده کرده اید؟
-
چگونه استانداردهای سازمانی را در کار خود رعایت می کنید؟
-
از چه روش هایی برای به روز رسانی کارکنان در مورد خط مشی ها و رویه های اسناد جدید استفاده می کنید؟
-
چگونه مطمئن می شوید که رویه های مستندسازی شما مطابق با استانداردهای قانونی است؟
مطلب مرتبط: برنامه مدیریت اسناد
متخصص اسناد می توانند در انواع صنایع شغلی، از جمله بالینی، اداری، منابع انسانی و مالی کار کنند. آنها اطمینان حاصل می کنند که پرونده های الکترونیکی و شیوه های مستندسازی با استانداردهای نظارتی و سازمانی مطابقت دارند.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بخوانید.