۱۳ راه برای رفع ارتباطات ضعیف سازمانی در محل کار (بخش دوم)

مسلماً حل مسائل ارتباطی در محل کار می تواند دلهره آور باشد. اما درک موانع داخلی و پیروی از دستورالعمل های ارائه شده باید به شما قدرت دهد تا ارتباطات در محل کار را بهبود بخشید. مجموعه مقالات ما درباره این موضوع را بخوانید. آگاهی از موارد عنوان شده به شما در حل و رفع ارتباطات ضعیف سازمانی در محل کار به شما کمک می کند. علاوه بر این مدیریت شما نیز در سطح بالاتری قرار خواهد گرفت.

رفع ارتباطات ضعیف سازمانی

۵- فعالانه به دنبال بازخورد باشید

به طور نگران کننده ای، تحقیقات گالوپ نشان می دهد که بیش از ۵۰ درصد از کارمندان در محل کار خود مشغول نیستند. این می تواند منجر به گردش مالی زیاد، کاهش بهره وری و نارضایتی کارکنان شود. به جای اینکه منتظر بمانید تا کارمندان با مشکلاتی به مقامات بالاتر مراجعه کنند، شرکت باید ابتکار عمل را برای جستجوی نظرات آنها به کار گیرد. اگر کارمندانی متعهد می خواهید که احساس ارزشمندی و انگیزه دارند، ارتباطات خوب در محل کار باید یک مسیر دو طرفه باشد.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

اولین قدم واضح می تواند انجام نظرسنجی های مشارکت کارکنان برای دریافت بازخورد باشد. با نظرسنجی منظم از کارمندان، رهبری می‌تواند بازخورد جمع‌آوری کند و داده‌های مورد نیاز برای نظارت بر مسائل، بهبود فرهنگ محل کار و افزایش مشارکت کارکنان را بررسی کند.

با این حال، نظرسنجی ها تنها راه برای جستجوی نظرات کارمندان نیستند. سایر روش‌های جمع‌آوری بازخورد از بحث‌های غیررسمی و یک به یک تا افزودن یک جزء پرسش و پاسخ به جلسات هفتگی کارکنان را شامل می‌شود.

نکته کلیدی این است که تلاش‌های ارتباطی دو طرفه را در سراسر کسب‌وکار ادغام کنید تا به طور منظم ورودی‌های معتبر کارکنان را جمع‌آوری کنید.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید

۶- از فناوری به روش صحیح استفاده کنید

همه قبول دارند که ایمیل باعث صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه کاغذ و یک روش تجاری دوستدار محیط زیست است.

اما همیشه راه موثری برای برقراری ارتباط نیست. فقط به این دلیل که شما یک ایمیل ارسال می کنید به این معنی نیست که همه گیرندگان محتوا را درک می کنند یا می توانند کارهای روزمره خود را به روشی که می خواهید تنظیم کنند. این به ویژه برای ارتباطات رسمی که نیاز به اقدام دارد صادق است. علاوه بر این، فرض اینکه کارمندان ایمیل های مهم را می خوانند و از آنها پیروی می کنند، می تواند کسب و کار شما را در معرض خطر قرار دهد.

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.

۷- بر جلسات خود مسلط شوید

جلسات برای اکثر شرکت ها، به ویژه مشاغلی که به دنبال بهبود روابط در محل کار هستند، تکیه گاه اصلی است. از یک طرف، جلسات می توانند راهی مؤثر برای همسو کردن چندین نفر و کار در جهت اهداف یکسان باشند. با این حال، اگر ضعیف اجرا شود یا افراد خارجی زیادی در آن دخیل باشند، جلسات می توانند تأثیر معکوس داشته باشند.

اگر مشکلات ارتباطی را در محل کار آنها مشاهده می کنید، جلسات می تواند یک پیروزی سریع با تنظیم آسان باشد. استراتژی‌های ساده اما مؤثر در اینجا شامل کوتاه نگه‌داشتن جلسات، ارسال دستور کار قبل از موعد، ماندن در موضوع و دعوت از افرادی است که حضورشان واقعاً مورد نیاز است و سپس تشریح اقدامات واضحی است که می‌خواهید شرکت‌کنندگان پس از جلسه انجام دهند.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

۸- کنترل ارتباطات سیار را بدست آورید

فناوری موبایل راه به جایی نمی برد، اما فرصت ها و چالش های ارتباطی بی نظیری را ارائه می دهد. کنترل نحوه برقراری ارتباط سازمان شما و اینکه چگونه انتظار دارید دیگران در این حالت ارتباط برقرار کنند، بسیار مهم است. باز هم، این بخشی از انتظارات و بخشی سازگار با چشم انداز در حال تغییر به شیوه ای فعال و مثبت است.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

۹- ارتباط با کارکنان از راه دور

اگر کارمندانی از راه دور دارید، ابزارهایی برای پر کردن شکاف مکان دارید. از جمله برنامه‌های چت، کنفرانس ویدیویی و ابزارهای ابری. بر اساس تحقیقات Zogby Analytics در مورد «نیروی کار بدون میز»، ۳۸٪ از کارگران از راه دور کمبود اطلاعات و ۳۹٪ بی موقع و اشتباه بودن اطلاعات را به عنوان رایج ترین موانع کارآمدی خود ذکر کردند. به همین دلیل این وظیفه بر عهده تیم در محل است که کارکنان از راه دور را در مکالمات غیررسمی و بحث‌های موردی بگنجانند.

این ممکن است گاهی اوقات دشوار باشد. اما برای تبدیل شدن آنها به بخشی از تیم کلیدی است. حتی ممکن است تلاش بیشتری از سوی مدیر و رهبری لازم باشد تا کارکنان از راه دور در جریان آنچه که در تیم و شرکت اتفاق می افتد، قرار بگیرند.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

۱۰- رفع ارتباطات ضعیف سازمانی با همکاری در ابر

ابزارهای مبتنی بر ابر می‌توانند موهبتی برای انجام کار باشند و راه‌های جدیدی برای برقراری ارتباط در سازمان ارائه دهند. اما ارتباطات دیجیتال فرصتی برای انتقال زمینه یا نکات ظریف یا لحن فراهم نمی کند. آنچه شما فکر می کنید یک نظر یا پیشنهاد بی ضرر است ممکن است همیشه به این شکل دریافت نشود. این امر به ویژه برای رهبرانی که ممکن است احساس کنند در حال ارائه پیشنهادات مفید هستند، صادق است، اما در عوض، کارمندان این «پیشنهادات» را به عنوان دستور مستقیم می‌پذیرند.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بدانید.

۱۱- اسناد داخلی را به راحتی در دسترس قرار دهید

کارمندان به اندازه کافی مشغول هستند و نیازی به صرف زمان زیادی برای جستجوی اسناد داخلی ندارند. این امر به ویژه در مورد درخواست اطلاعات اولیه مانند برنامه تعطیلات یا سیاست های تعطیلات صدق می کند.

علاوه بر اتلاف وقت و کاهش بهره‌وری، کارمندان را برای یافتن اسناد مهم و کلیدی ناامید می کند. در دسترس قرار دادن اطلاعات و اسناد به کارمندان کمک کنید تا به راحتی به خط مشی ها، رویه ها، دستورالعمل ها و سایر اطلاعات مهم دسترسی پیدا کنند. این نه تنها ارتباطات در محل کار را بهبود می بخشد، بلکه کارکنان را نیز قادر می سازد تا مطلع شوند.

۱۲- سیلوهای ارتباطی را خراب کنید

سیلوها در بسیاری از سازمان ها، حتی مشاغل کوچک وجود دارند. وقتی کارمندان فقط بر نقش ها، بخش ها یا اهداف خود تمرکز می کنند، با دیگران همکاری نمی کنند.

گاهی اوقات این به معنای از دست رفتن ارتباط است، جایی که یک بخش نمی داند دیگری چه کاری انجام می دهد یا بدتر از آن، به طور ناخواسته آنچه را که بخش دیگر در تلاش است انجام دهد تضعیف می کند. در مواقع دیگر، این بدان معناست که آنها دیدگاه جدیدی را که با تلاش های مشترک حاصل می شود از دست می دهند.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.

اما برای بهبود ارتباطات در محل کار، باید متعهد به شکستن سیلوها در زمان کشف آنها باشید. کارکنان را در فرآیندهای تصمیم گیری قرار دهید. بگذارید کسانی که نیاز به دانستن دارند بخشی از گفتگو باشند و تا می توانید شفاف باشید.

۱۳- رفع ارتباطات ضعیف سازمانی با مسئولیت پذیری

انجام مراحل بالا (و انجام آنها به خوبی)، این آزادی را به شما می دهد تا کارکنان را در قبال انتظاراتی که تعیین کرده اید پاسخگو نگه دارید. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که ردیابی کنید چه کسی خواسته‌ها را انجام  و چه کسی انجام نمی‌دهد.

اگر این را از نظم خارج کنید و سعی کنید افراد را بدون رفع سایر مشکلات ارتباطی پاسخگو نگه دارید، کارساز نخواهد بود و کارمندان در برابر تغییرات ایجاد شده مقاومت خواهند کرد.