کاغذ چقدر در کسب و کار شما نقش دارد؟

آیا کاغذ نقش مهمی در سازمان شما دارد؟ می دانیم که در محافل حسابداری و حقوقی، کاغذ یک ارز رایج است. آیا این مشکلاتی را ایجاد می کند؟ آیا کاغذ و دیجیتالی شدن می توانند با هم وجود داشته باشند؟ ما مدتهاست پیشنهاد کرده ایم که روزهای پوشه مانیل و منگنه به پایان رسیده است، اما واقعیت چیست؟ البته که نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم اینجاست تا به سوالات شما پاسخ دهد. به سایت ما مراجعه کنید و یا با پشتیبانی تماس بگیرید. حال از نظر شما:

در مورد نرم افزار اسناد الکترونیک بخوانید.

آیا باید آن را حذف کنید، اسناد را اسکن کنید، یک رویکرد ترکیبی اتخاذ کنید یا همانطور که هستید بمانید؟ اگر آرشیو کاغذی یا اسناد روزانه در سازمان شما مهم باقی بماند، چگونه بر چالش های فرآیندهای دستی غلبه می کنید؟

هنوز هم تعداد زیادی بایگانی دستی وجود دارد و کاغذ هنوز معمولاً در عملیات تجاری روزانه استفاده می شود. به طور حذف کاغذ همیشه راه حل نیست، اما دیجیتالی کردن داده های ذخیره شده در سوابق کاغذی برای کارآمد و سازگار ماندن به طور فزاینده ای ضروری است.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

چالش های وابستگی کاغذی

این مسائل مبتنی بر کاغذ را در نظر بگیرید که بهره وری و انطباق مطمئن داده ها را به چالش می کشد:

• ناکارآمدی ذخیره، یافتن و بازیابی اسناد و کنترل نسخه.

• حفظ و پاکسازی داده ها مطابق با دوره های قانونی تعیین شده.

• انجام ممیزی های کیفیت داخلی و ممیزی های انطباق خارجی.

• سردردهای مرتبط با درخواست‌های دسترسی دستی سوژه برای مطابقت با الزامات حفظ حریم خصوصی داده‌های GDPR.

• هزینه های بالا از نظر زمان، منابع و فضای فیزیکی هنگام مدیریت کاغذ.

در مورد آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.

نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک سالانه میلیون ها سند کاغذی را در دفتر اسکن می کند. این شامل اسکن پشت سر تعداد زیادی از سوابق به منظور مدرن سازی و ایمن سازی آرشیو، به عنوان مثال، دانشگاه ها است. و همچنین دیجیتالی کردن سوابق کاغذی برای سازمان‌هایی که در آنها کاغذ یک روش کلیدی قابل حمل برای جمع‌آوری یا انتقال اطلاعات مهم است، به عنوان مثال در بخش‌های تولید و لجستیک.

کلید موفقیت این برنامه دوازده این است که بسترهای مختلط را با سرعت قابل توجه و دقت ثبت داده ها پردازش می کند.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

منابع انسانی

مطالعه موردی همچنین به چالش‌های پیش روی بخش‌های خاص می‌پردازد. منابع انسانی یکی از این بخش هاست. متخصصان منابع انسانی در طول همه‌گیری زمانی که مجبور بودند به نیازهای فوری هیئت‌مدیره و کارکنان پاسخ دهند، در کانون توجه قرار گرفتند. مطبوعات تجارت منابع انسانی عدم وجود فناوری برای مقابله با سوابق پیچیده (با دوره‌های نگهداری متفاوت)، کار از راه دور، و افزایش درخواست‌های دسترسی موضوع و نیاز به ویرایش داده‌ها (حذف یا پوشاندن) را برجسته کردند.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید.

با نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد، پس از فهرست‌بندی، اطلاعاتی که وارد شرکت شما می‌شوند، در قالب‌های الکترونیکی یا کاغذی، می‌توانند به‌طور خودکار، با هشدارهای مسیریابی و آستانه، مجوزهای دسترسی و ویرایش، تا بایگانی خودکار و/یا حذف، در جریان کار قرار گیرند.

نحوه مدیریت آرشیوهای کاغذی که زمانی روش واقعی برای ذخیره اسناد بود و نحوه دیجیتالی کردن اسناد روزمره تأثیر قابل توجهی بر سودآوری و همچنین کارایی پشتیبان کسب و کارها دارد.

می توان نتیجه گرفت که فرآیندهای دیجیتال قابل اعتماد، و همچنین اهمیت آنها در کاهش ریسک، یک ضرورت تجاری در دنیای بسیار رقابتی است.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک بخوانید.