ناتوانی در یافتن اسناد و فایل های مختلط مورد نظر به دلیل سیستم های فایل نادرست گاهی اوقات می تواند منجر به ضرر مالی شود. در سیستم های بایگانی و قرار دادن اسناد در دفاتر و منازل، می توان با مشکلات مختلفی مواجه شد. امروز ترفندهایی را برای مقابله با فایل های مختلط و اطلاعات مفید در مورد سیستم های بایگانی و قرار دادن اسناد به اشتراک می گذاریم.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
فایل های مختلط
بخش بزرگی از زندگی تجاری ما بین فایل های مختلط سپری می شود. ما اسناد مربوط به کار خود را بایگانی می کنیم. در صورت نیاز می خواهیم به فایل ها دسترسی داشته باشیم و مدارک لازم را به راحتی پیدا کنیم.
سند چیست؟
می توان سند را هر گونه مطالب نوشتاری، دیداری، صوتی و الکترونیکی تعریف کرد. اسناد، موادی هستند که باید ذخیره شوند. صرف نظر از اینکه در چه رسانه ای تولید می شوند. اسنادی که در صورت عدم دسترسی به آنها ضررهای مختلفی ایجاد می کنند، طبقه بندی شده و در فایل های متناسب با نوع خود ذخیره می شوند. اسناد ذخیره شده در سیستم های بایگانی متناسب با نوع و کاربرد مورد نظرشان، کارایی کسب و کار را افزایش می دهد. اگر آرشیو خوبی داشته باشید در حین کار زمان و تلاش خود را از دست نمی دهید.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
فایل چیست؟
ابزارهایی که امکان جمع آوری و نگهداری اسناد در مورد یک موضوع را فراهم می کنند، فایل نامیده می شوند. موسسات و سازمان‌ها دستورالعمل‌های پرونده خود را در مورد اینکه کدام اسناد و چگونه باید تشکیل شوند، دارند. شخص یا واحدی که بایگانی فایل های مختلط را انجام می دهد اسناد را طبق بخشنامه پرونده ای که باید رعایت کند طبقه بندی و بایگانی می کند. با دستورالعمل فایل، کسب و کارها خطاهایی را که در هنگام بایگانی اسناد رخ می دهد، کاهش می دهند.
در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.
راه حل های آرشیو دیجیتال
در واقع راه حل های آرشیو دیجیتال ذخیره سازی اسنادی است که با انتقال آنها به رسانه های دیجیتال در خطر منسوخ شدن قرار دارند. یک راه حل بایگانی دیجیتال به شما کمک می کند اطلاعات خود را بهتر مدیریت کنید و خود را از راه حل های تجاری مانند ECM، ERP، CRM رها کنید…
در واقع، در مواردی که راه حل های کسب و کار به طور مکرر تغییر می کنند تا با تمرین روزانه سازگار شوند، راه حل های بایگانی اطلاعات فایل های مختلط شما را از آنها حذف می کند. نرم افزارهای کاربردی راه‌حل‌های آرشیو دیجیتال نیز به شما کمک می‌کنند.
در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.
بازیابی از برنامه‌های قدیمی، جستجو و دسترسی آسان به اطلاعات، اطمینان از یکپارچگی برای حفظ ارزش قانونی، امکان مدیریت بهتر دوره‌های نگهداری و ذخیره‌سازی، مدیریت آسان داده‌های حریم خصوصی. ائتلاف حفظ دیجیتال یک کتاب راهنما برای کسانی که می خواهند تلاش های آرشیو دیجیتال خود را جدی بگیرند، تهیه کرده است.
آرشیو برای هزاران سال یک جزء ضروری برای مشاغل و مردم بوده است. کتابخانه ها و موزه ها برای حفظ آرشیوها و خاطرات گونه های ما و بزرگترین دستاوردهای انسان وجود دارند. کسب‌وکارها به دلایل مختلفی بایگانی می‌کنند تا یک پروژه یا کمپین را بر روی دیگری به خاطر بسپارند.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.
مزایای راه حل های آرشیو دیجیتال
آرشیوها می توانند بسیار بزرگ باشند. مهمترین مزیت راه حل های آرشیو دیجیتال فضای ذخیره سازی است. شما نیازی به اجاره انبار بسیار بزرگ ندارید، می توانید اطلاعات خود را با یک ابر دیجیتال با هزینه ای مقرون به صرفه در محیط اینترنت ذخیره کنید.
شما مجبور نیستید زمانی را صرف مرور باکس های فایل قدیمی کنید تا بتوانید سریعا فایل مناسب را پیدا کنید. بیش از یک نفر می توانند به طور همزمان به اطلاعات یکسان دسترسی داشته باشند. می توان از آرشیوهای دیجیتال نسخه پشتیبان تهیه کرد.
با دیجیتال، ایجاد نسخه‌های پشتیبان که می‌توانند در مکان‌های مختلف نیز ذخیره شوند، مقرون به صرفه‌تر از تهیه نسخه‌های کاغذی و ذخیره آنها در جای دیگر است.
در مورد نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.
