چگونه به یک متخصص اسناد موفق تبدیل شویم؟

اگر بسیار سازماندهی شده‌اید و از ایجاد سیستم‌های بایگانی و ذخیره‌سازی لذت می‌برید، می‌توانید به عنوان یک متخصص اسناد عالی باشید. این کارکنان سیستم های سازمانی جدیدی را ایجاد و پیاده سازی می کنند تا اسناد شرکت را همیشه امن نگه دارند. صنایع بالقوه زیادی وجود دارد که می توانید بسته به علایق، تحصیلات و سطح مهارت خود به عنوان متخصص اسناد در آنها کار کنید. در این مقاله به بررسی این موضوع می پردازیم که متخصص اسناد چیست، مسئولیت هایی که بر عهده دارند کدامند، میزان درآمد آنها و چگونگی تبدیل شدن به متخصص اسناد چگونه است.

در مورد آرشیو اسناد بخوانید.

متخصص اسناد چیست؟

متخصص اسناد حرفه ای است که اسناد دیجیتال و فیزیکی یک شرکت را با استفاده از کامپیوتر، کابینت و سیستم های بایگانی پایگاه داده ذخیره، فایل و بازیابی می کند. متخصصان اسناد، سیستم‌های سازمانی را برای کارمندان ایجاد می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که همه اسناد در مکان مناسب قابل دسترسی و ایمن هستند. طیف گسترده ای از صنایع وجود دارد که متخصصان اسناد در آنها کار می کنند، از جمله امور مالی، حقوقی و مراقبت های بهداشتی.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

متخصص اسناد چه می کند؟

متخصصان اسناد مسئولیت کلیه فایل های کاغذی و دیجیتالی ذخیره شده در شرکت را بر عهده دارند. بسیاری از این اسناد شامل اطلاعات محرمانه و ضروری شرکت یا کارمند هستند. بنابراین متخصص اسناد مطمئن می شود که فقط افرادی که دارای مجوزهای مناسب هستند به آنها دسترسی داشته باشند. آنها اغلب از یک سیستم ثبت برای ورودی، ویرایش و بررسی اسناد مختلف شرکت استفاده می کنند. سایر وظایف کلیدی یک متخصص اسناد عبارتند از:

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

• بررسی مقررات و الزامات شرکت برای ایجاد اسنادی که نیازهای سازمان را برآورده می کند قبل از توزیع آنها بین کارکنان

• همکاری با کارمندان و روسای بخش های مختلف در سراسر شرکت برای اطمینان از تکمیل و ارسال تمام مدارک لازم به درستی و به موقع

• به عنوان مخاطب اصلی در هنگام بازیابی اسناد خاص و پاسخ به سؤالات کارکنان در مورد بازیابی اسناد

• آگاه ماندن در مورد تغییر الزامات نظارتی و به روز رسانی اسناد بر این اساس

• تجزیه و تحلیل مجموعه داده های مختلف ارائه شده در اسناد

• مدیریت ذخیره سازی کوتاه مدت و بلند مدت داده ها و اطلاعات مهم شرکت

• مشارکت در بازرسی های نظارتی و ممیزی های داخلی

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

مهارت های تخصصی سند

برای برتری به عنوان یک متخصص اسناد، باید همیشه مسئولیت پذیر و حرفه ای باشید. زیرا به طور منظم اسناد ضروری و محرمانه را مدیریت می کنید. آگاهی از نحوه عملکرد یک دفتر نیز می تواند مفید باشد. زیرا باید بدانید که چگونه اسناد را اسکن کنید. کپی کنید و صفحات مختلف را برای ذخیره سازی چاپ کنید. همچنین برای درک و تفسیر اصطلاحات آن باید دانش گسترده ای از صنعت داشته باشید. مهارت های مشترکی که یک متخصص اسناد باید داشته باشد عبارتند از:

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

• داده های پایه و توانایی های تحلیلی

• مهارت های سازمانی

• مهارت تایپ و کامپیوتر

• توانایی های مدیریت زمان

• ارتباط کلامی و نوشتاری

• توجه به جزئیات

• مسئولیت پذیری و حرفه ای بودن

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

چگونه متخصص اسناد شویم؟

بسته به صنعتی که برای کار در آن انتخاب می کنید، ممکن است قبل از اینکه بتوانید به طور رسمی یک متخصص اسناد شوید، مجبور به گذراندن شرایط تحصیل، آموزش و گواهینامه خاصی باشید. برخی از کارفرمایان از کاندیداها می خواهند که حداقل یک دیپلم دبیرستان یا GED کسب کنند تا وظایف اساسی بیشتری را انجام دهند. شما ممکن است بتوانید به عنوان یک متخصص اسناد پایه شروع کنید و تحصیلات خود را با دوره هایی در طول شب ها و آخر هفته ها ادامه دهید. برای تبدیل شدن به یک متخصص اسناد موفق این مراحل را دنبال کنید:

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

به تحصیلات خود ادامه دهید

بسیاری از کارفرمایان، به ویژه آنهایی که در صنعت مراقبت های بهداشتی فعالیت می کنند، ممکن است داوطلبان را ملزم به داشتن مدرک کاردانی یا کارشناسی در رشته ای مرتبط با صنعت خود کنند. بسیاری از کارفرمایان ترجیح می دهند که شما در زمینه فناوری اطلاعات یا ارتباطات تخصص داشته باشید تا برای مسئولیت های شغلی مناسب تر باشید.

برای کسانی که قصد دارند در حوزه مراقبت های بهداشتی کار کنند، می توانند گواهی فناوری اطلاعات سلامت یا مدرک کاردانی دریافت کنند. این برنامه ها دوره هایی را در زمینه نرم افزار صنعت بهداشت و نگهداری سوابق پزشکی ارائه می دهند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

آموزش عملی به دست آورید

هنگامی که آموزش های لازم را دریافت کردید، می توانید به عنوان متخصص اسناد در صنعت مورد نظر خود کار کنید. ممکن است چند هفته ای را در کار صرف کنید تا بهتر درک کنید که چگونه به طور موثر در این نقش عمل کنید و در مورد نحوه عملکرد سازمان و صنعت بیشتر بدانید.

آنها همچنین ممکن است شما را در موضوعات تخصصی اسناد پایه مانند تداوم کسب و کار، مدیریت اطلاعات و مدیریت فرآیند آموزش دهند. هنگامی که نحوه عملکرد سازمان و نقش را بهتر درک کردید، ممکن است وظایف بیشتری را به طور مستقل ذخیره، تشکیل پرونده و مدیریت کنید.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

گواهینامه خود را دریافت کنید

اگر گواهینامه متخصص مستندات بالینی خود را از انجمن متخصصان بهبود اسناد بالینی دریافت کنید، ممکن است بتوانید در موقعیت خود پیشرفت کنید و وظایف پیچیده تر و سطح بالایی را دریافت کنید.

این گواهی به شما دانش گسترده ای در مورد نحوه تشکیل پرونده، مرتب سازی و رسیدگی به اطلاعات محرمانه بیمار می دهد. همچنین با آشنایی شما با اصطلاحات رایج پزشکی برای درک بهتر اطلاعات موجود در اسناد اطلاعات بیشتری در مورد رشته پزشکی به شما می آموزد.

گواهینامه خود را حفظ کنید

اگر مجوز متخصص مستندسازی بالینی خود را دریافت کرده اید، مسئولیت تمدید آن پس از دوره های زمانی معین بر عهده شماست. این می تواند شامل شرکت در دوره های اضافی به صورت حضوری یا آنلاین باشد تا در مورد این تغییرات به روز بمانید. سپس باید این دانش جدید را در مورد سوابق و پرونده هایی که در طول نقش نگهداری می کنید اعمال کنید.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.