در این مقاله ی دوبخشی، مستندات منابع انسانی را تعریف می‌کنیم. چرایی اهمیت آن را به اشتراک می‌گذاریم. تفاوت بین اسناد رسمی و غیررسمی را بررسی می‌کنیم. برخی از اسناد مهمی که بخش‌های منابع انسانی استفاده می‌کنند را فهرست می‌کنیم و بهترین شیوه‌ها را برای مستندسازی به اشتراک می‌گذاریم.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.
مستندات منابع انسانی چیست؟
اسناد منابع انسانی به مجموعه‌ای از سوابق اشاره دارد که کسب‌وکارها برای ارائه شواهد، پیگیری تغییرات و گزارش اطلاعاتی که ممکن است تصمیم‌گیری‌ها را تعیین کند، نگهداری می‌کنند. این اسناد معمولاً شامل سوابق استخدام، اطلاعات مربوط به اقدامات شرکت و گزارشات حوادث می باشد. قوانین دولتی و محلی ممکن است برخی از سوابق را که کسب و کارها نگهداری می کنند دیکته کند. در حالی که برخی دیگر مشمول سیاست های داخلی شرکت هستند.
بهترین شیوه های منابع انسانی شامل حفظ سوابق رسمی و غیررسمی همه رویدادهای استخدامی است. این می تواند شامل مواردی مانند:
-
اقدامات
-
مشارکت ها
-
اقدامات انضباطی
-
اختلافات
-
تحقیقات
-
ارزیابی های عملکرد
-
نقض خط مشی
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
نگهداری سوابق گسترده به بخش منابع انسانی اجازه می دهد تا تاریخچه دقیقی از رویدادهای مهم در محل کار داشته باشد. اسناد همچنین می توانند کارکنان مدیریتی را در مورد ارتقای کارکنان، اقدامات انضباطی، افزایش حقوق و خاتمه راهنمایی کند. بسیار مهم است که اسناد منابع انسانی واقعی، عینی و عاری از تعصب باشد.
در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.
چرا مستندسازی مهم است؟
دلایل زیادی وجود دارد که حفظ یک سیستم منسجم و سازمان یافته برای مستندسازی می تواند برای یک سازمان مفید باشد، از جمله:
مستندات منابع انسانی حرفه ای بودن را نشان می دهد
اسناد به کارمندان و مشتریان نشان می دهد که یک شرکت در مورد حفاظت از اطلاعات حیاتی و ارائه سوابق دقیق از اتفاقات محل کار به افراد علاقه مند جدی است. عمل حفظ مستندات دقیق، چارچوب قابل دسترس و قابل مدیریتی را برای رسیدگی به مسائل فراهم می کند. همچنین ممکن است شما را قادر سازد که فرآیندهای دیگر را به صورت حرفه ای انجام دهید. به عنوان مثال، اگر پیشرفت‌های عملکرد کارکنان را با دقت ثبت کنید، می‌توانید هنگام ارائه افزایش حقوق در پایان سال به داده‌ها مراجعه کنید.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.
مدیریت عملکرد را تسهیل می کند
مستندات کامل، سازگاری، کارایی و استانداردسازی را هنگام مدیریت عملکرد کارکنان تضمین می کند. نگهداری سوابق شرح وظایف، بازخوردها و نتایج ممکن است به مدیران کمک کند تا کارکنان را راهنمایی کنند. همچنین ممکن است تصمیمات مربوط به ترفیعات و تغییرات پرسنل را تعیین کند. می‌تواند برای کارمندانی که می‌خواهند درباره عملکردشان بیشتر بدانند، هر فرصتی را برای بهبود شناسایی کنند و اهدافشان را دنبال کنند، مفید باشد. این ممکن است منجر به ایجاد یک تیم فعال تر و موثرتر شود.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
به کسب و کارها در اجرای سیاست ها کمک می کند
اکثر کسب و کارها مجموعه ای از سیاست های داخلی دارند که رفتار کارکنان و رهبری را هدایت می کند. مستندات منابع انسانی به مدیریت کمک می کند تا بفهمد آیا کارکنان از این سیاست ها پیروی می کنند و آیا آنها به نفع سازمان هستند یا خیر. به عنوان مثال، اگر دفترچه راهنمای کارمندان موظف است که کارمندان حداکثر ۱۵ دقیقه پس از زمان شروع به سر کار بیایند، HR ممکن است بخواهد بداند که آیا کارمندان از این قانون پیروی می کنند یا خیر. توجه به تأخیر مکرر در انجام اسناد رسمی ممکن است به آنها در اجرای بهتر این قانون و رسیدن به اهداف سازمانی کمک کند.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.
مستندات منابع انسانی انطباق را تشویق می کند
در صورت بروز مشکلات قانونی، مستندات مناسب می تواند به یک کسب و کار کمک کند تا از خود دفاع کند. دستورالعمل‌های قانونی ممکن است از شرکت‌ها بخواهد که اقدامات خاصی مانند رفع معلولیت‌ها و اجازه مرخصی پزشکی معقول را انجام دهند. نگه داشتن سوابق کامل و سریع از تمام ارتباطات با کارمندان می تواند به اثبات اینکه یک سازمان از تمام قوانین دولتی و محلی پیروی می کند کمک کند. سوابق جامع می تواند به کسب و کارها کمک کند از ممیزی های مالی و خطرات ایمنی نیز محافظت کنند.
در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.
اسناد رسمی در مقابل غیر رسمی
مطابق با استانداردها و قراردادهای مشخصی است که توسط شرکت و رویه های رسمی منابع انسانی تعیین شده است. اسناد رسمی شامل فرم‌های رسمی و مدارک است، و برخی ممکن است نیاز به امضا از طرف‌های مرتبط داشته باشند. در حالی که هر گونه سابقه مکتوب از اتفاقات محل کار می تواند مفید باشد، تکمیل هر گونه مستندات غیررسمی با اسناد رسمی حیاتی است. به ویژه همانطور که توسط قانون لازم است.
در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.
در مقابل، غیر رسمی بودن برخی از اسناد می تواند مناسب باشد. اسناد غیررسمی می تواند شامل یادداشت ها، نامه ها، ایمیل ها یا پیام های چت باشد. به عنوان مثال، یک مدیر ممکن است یک رکورد معمولی از بحث هایی که در طول سال با کارمندان داشته است تا در طول بررسی عملکرد به آنها رسیدگی کند. اگر کارمندی پیشنهاد کتبی به مدیریت بدهد، آنها می توانند آن را برای مراجعات بعدی ثبت کنند.
در مورد آرشیو اسناد بخوانید.
