چرا سیستم مدیریت اسناد مهم است؟

مدیریت اسناد برای سازمان ها چه ضرورتی دارد؟ سازمان‌ها اسناد زیادی ایجاد می‌کنند و از کاغذ زیادی استفاده می‌کنند. به اندازه ۱۰۰۰۰ برگ برای هر کارمند در سال. هزینه های تونر یا جوهر (۲۷۰۰۰ دلار در هر گالن) را اضافه کنید و این به ۸۰۰ دلار برای هر کارمند در سال می رسد. یک سازمان متشکل از ۱۰۰ کارمند ممکن است بیش از ۸۰۰۰۰ دلار صرف کاغذ و چاپ کند.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

نگهداری تمام آن کاغذ در یک کابینت بایگانی چهار کشو تقریباً ۹ فوت مربع را اشغال می کند که می تواند ۱۵۰۰ دلار برای هر کابینت در سال نیز هزینه داشته باشد. و شما بدون شک چندین کابینت بایگانی دارید که در طول سال ها جمع آوری کرده اید. همه پر از اسناد گذشته است که ممکن است حتی نیاز نداشته باشید.

کارمندان می توانند تا ۳۰ درصد از زمان خود را صرف جستجوی اطلاعات کنند که این امر بهره وری و اثربخشی آنها را کاهش می دهد. شما فقط باید به لیست حقوق و دستمزد خود نگاه کنید تا تخمین بزنید که ۳۰٪ از زمان غیرمولد یک فرد چقدر هزینه دارد.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

یادداشت‌ها، گزارش‌ها، صورتجلسه‌ها، دستور کارها، فرم‌ها، انتشارات، یادداشت‌ها. همه آن‌ها بایگانی می‌شوند. زیرا ممکن است بعداً به آن نیاز داشته باشید. و چیزهایی که واقعاً بعداً به آنها نیاز دارید (آیا کسی واقعاً به دستور جلسه هفت سال پیش کمیته نیاز داشته است؟) اغلب ممکن است گم شوند یا اشتباه ثبت شوند. به این معنی که زمان زیادی را برای جستجوی آن صرف کنید تا در نهایت آن را از یادداشت‌های گذشته بازسازی کنید.

وقتی متوجه شدید که صرفاً گذاشتن اطلاعات روی کاغذ و در دسترس قرار دادن آنها چقدر هزینه دارد، متوجه می شوید که چرا بدون کاغذ بودن با سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی از نظر صرفه جویی و کارایی منطقی تر است.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

 چرا مدیریت اسناد برای هر سازمانی ضروری است؟

سازمان ها و تیم ها به طور فزاینده ای به مدیریت اسناد برای انجام تجارت متکی هستند. آنها با سرعت فزاینده‌ای محتوا تولید می‌کنند و اسناد امروزی که اکنون عمدتاً دیجیتالی شده‌اند، بسیار طولانی‌تر از زمان انتشار کاغذ باقی می‌مانند.

در واقع، طبق گفته انجمن مدیریت اطلاعات هوشمند (AIIM)، «به طور متوسط، سازمان‌ها انتظار دارند که حجم اطلاعاتی که به سازمانشان وارد می‌شود از X به ۴٫۵ برابر در دو سال آینده افزایش یابد».

هنگامی که این چالش ها برطرف نشوند، می توانند منجر به موارد زیر شوند:

• دسکتاپ سیلد

• درایوهای شبکه به هم ریخته

• پایگاه های داده سازمان نیافته

با پراکنده شدن اطلاعات بین افراد و تیم‌ها، اسناد ممکن است مفقود، قدیمی، ناامن و در بدترین حالت، حتی توسط یک شخص غیرمجاز در معرض خطر قرار گیرند.

به عنوان مثال، کارمندان ممکن است در نهایت با اطلاعات گم شده یا ناقص کار کنند که مانع کارایی و بهره وری شود. برای صنایعی که به شدت تحت نظارت هستند، اسناد غیر ایمن می تواند یک خطر انطباق و در نتیجه یک بدهی مالی باشد. اسناد به خطر افتاده می توانند خطر امنیتی جدی تری را ایجاد کنند و احتمال افتادن اطلاعات به دست افراد نادرست را ایجاد کنند.

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

مدیریت اسناد چیست؟

مدیریت اسناد مجموعه ای از اقدامات است که نحوه مدیریت، ذخیره و ردیابی اسناد خود را توسط سازمان تعریف می کند. اسناد در قالب‌های بسیار متنوعی از قراردادها و فرم‌ها گرفته تا تصاویر و ایمیل‌ها ارائه می‌شوند. با این حال، اسناد به هر شکلی که باشد، اصول مدیریت اسناد ثابت می ماند. اجزای متداول مدیریت اسناد عبارتند از:

ذخیره سازی:

یک مکان متمرکز برای اسناد فراهم کنید که دسترسی و جستجو برای اشخاص مجاز آسان باشد.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

حاشیه نویسی:

بدون نیاز به ویرایش خود سند، یادداشت ها یا نظرات را به یک سند اضافه کنید.

ورود و خروج:

اطمینان حاصل کنید که تغییرات اسناد توسط کاربران مختلف روی یکدیگر بازنویسی نمی شود، با سیستمی که تنها به یک طرف اجازه می دهد هر بار ویرایش را انجام دهد.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

کنترل نسخه:

تغییرات را در زمان واقعی پیگیری و ثبت کنید تا با هر نسخه جدید سند، بتوانید تاریخچه ویرایش را مشاهده کرده و در صورت نیاز به نسخه قبلی برگردید.

مسیرهای حسابرسی:

با فعال کردن کاربران مجاز برای مشاهده گزارشی از افرادی که اسناد شما را مشاهده یا ویرایش کرده اند و در چه زمانی، از طرح های انطباق خود حمایت کنید.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

امنیت و کنترل دسترسی:

تمام تلاش خود را انجام دهید تا اطمینان حاصل شود که دسترسی به اسناد فقط به اشخاص مجاز محدود می شود. این امر به ویژه در صنایع با مقررات بسیار مهم است.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

اجزای مشترک مدیریت اسناد:

ذخیره سازی، حاشیه نویسی، ورود و خروج، کنترل نسخه، مسیرهای حسابرسی و امنیت و کنترل دسترسی. این اجزا نقش مهمی در امنیت اطلاعات سازمان شما دارند. به همین دلیل مهم است که ابزارها و فناوری های مناسب را برای استفاده کامل از آنها انتخاب کنید. اینجاست که یک سیستم مدیریت اسناد وارد می شود.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.