اگر می خواهید از اشتباهات پرهزینه جلوگیری کنید و کسب و کار خود را برای موفقیت آماده کنید، بهترین شیوه های مدیریت اسناد را در زیر دنبال کنید.
بهترین شیوه های مدیریت اسناد
ساختارهای پوشه و نامگذاری سازگار
از آنجایی که کارمندان به طور منظم هزاران فایل و پوشه ایجاد می کنند. اغلب از نام فایل ها و ساختار پوشه های خود استفاده می کنند. آنها ممکن است بهترین نیت را در انجام این کار داشته باشند. اما وقتی نوبت به ایجاد فایل‌ها و پوشه‌ها در یک فضای مشترک می‌رسد. به راحتی می‌توان دید که چگونه می‌تواند بلافاصله مشکلات ایجاد شود. افراد می توانند ساختار اصلی نامگذاری خود را فراموش کنند یا ممکن است پروتکل های پرونده سازی مناسب را درک نکنند.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
این می تواند هنگام تلاش برای یافتن فایل های خاص، سردردهای جدی ایجاد کند، به همین دلیل است که افراد به طور متوسط ۱٫۸ ساعت در روز را صرف جستجوی فایل ها می کنند.
مدیریت خوب اسناد با قراردادهای نامگذاری شما و استانداردهایی که در ابتدا تعیین کرده اید آغاز می شود. هیچ راه درست یا نادرستی برای نامگذاری فایل وجود ندارد، فقط باید آنچه را که برای سازمان شما بهترین کار را انجام می دهد پیدا کنید.
در واقع، یکی از بهترین روش ها ایجاد الگویی است که همه کارمندان را در نحوه ساختاربندی نام اسناد راهنمایی کند. این یکنواختی و ثبات را در سراسر سازمان فراهم می کند. وقتی همه از یک فرمت پیروی می کنند، پیدا کردن اطلاعات مناسب را آسان می کند.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
کاهش سردرگمی نسخه ها
یکی از بهترین شیوه های مدیریت اسناد همکاری سند است. یک مشکل رایج برای بسیاری از کارمندان اداری، کنترل نسخه است. گاهی تا ۸۳ درصد از کارمندان مشکلات روزانه با نسخه ها دارند. برخی از پلتفرم‌های اشتراک‌گذاری اسناد، همکاری را به خوبی مدیریت نمی‌کنند، و به همکاران اجازه می‌دهند چندین نسخه مختلف از یک سند را همزمان با انجام به‌روزرسانی‌ها و ویرایش‌های خود ایجاد کنند.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.
یکی از بهترین روش ها این است که همکاری سند واقعی را انجام دهید و به چندین نفر اجازه دهید روی یک سند کار کنند. با تغییر موارد، تغییرات برای همه در یک سند منعکس می‌شود و در صورت نیاز، تاریخچه سند برای مراجعات بعدی بایگانی می‌شود. دیگر نیازی به “بررسی” سند برای تغییر آن نیست، که منجر به ذخیره ده ها نسخه قبلی در همان سرور می شود. دیگر سعی نکنید هفت نسخه مختلف یک سند را مرتب کنید.
این عملکرد همچنین به حذف حدس و گمان از تغییرات خط مشی کمک می کند. با ایجاد تغییرات جدید، مدیران می‌توانند مطمئن باشند که کارمندان آخرین نسخه‌های یک خط‌مشی جدید را مشاهده می‌کنند، حتی اگر مدیران بتوانند برای سوابق خود به نسخه‌های قبلی دسترسی داشته باشند.
در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.
ردیابی اسناد و امضا
برخی از اسناد باید از نظر اینکه چه کسی آنها را دیده و تأیید کرده است برای اهداف مطابقت ردیابی شود. سایر نسخه ها باید به عنوان آخرین و به روزترین نسخه ها تأیید شوند.
بهترین روش این است که اسناد خود را ردیابی کنید، مکان هایی را که در چرخه زندگی خود قرار دارند مدیریت کنید و مشخص کنید که آیا فعال، بایگانی شده یا آماده پاکسازی هستند. این امر به ویژه برای اسناد نظارتی با مسئولیت بالا که باید به طور منظم به روز یا حذف شوند، یا خط مشی هایی که باید به روز شوند تا آخرین الزامات اعتبارسنجی را منعکس کنند، مهم است.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.
در نهایت، یک سیستم مدیریت اسناد باید به کارکنان اجازه دهد تا تغییرات جدید را با امضای دیجیتال تأیید کنند. این نه تنها می تواند بهره وری را بهبود بخشد، بلکه می تواند منجر به صرفه جویی ۸۶ درصدی در هزینه های اسناد شود.
در مورد نرم افزار ارسال مراسلات بدانید.
تنظیم و تایید گردش کار
بهترین شیوه های مدیریت اسناد علاوه بر ساده‌سازی کنترل نسخه و تأیید تغییرات خط‌مشی، یک سیستم مدیریت اسناد خوب، فرآیند ایجاد، به‌روزرسانی و بایگانی اسناد مهم را ساده‌تر می‌کند.
شما باید بتوانید یک گردش کار تایید ایجاد کنید تا مطمئن شوید که افراد مناسب اسناد لازم را خوانده و تایید کرده اند. به جای مسیریابی پرینت برای همه ذینفعان در یک خط مشی جدید و هفته ها انتظار برای امضا. می توانید یک گردش کار تأیید تنظیم کنید که نه تنها از مردم می خواهد یک سند جدید را بخوانند و امضا کنند، بلکه به شما نشان می دهد که آیا و چه زمانی خوانده شده است یا خیر. امضا شده توسط هر فرد این را تضمین می کند که هیچ کس از قلم نیفتد.
در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.
همچنین به شما این امکان را می‌دهد که گلوگاه‌ها را در فرآیند تأیید شناسایی کنید تا بتوانید به آنها یادآوری کنید که سند را بررسی و امضا کنند. این به کارمندان شما کمک می کند تا در مسیر خود باقی بمانند و هر بار مراحل مناسب را دنبال کنند. این می تواند تا ۸۰ درصد زمان تایید را کاهش دهد.
دسترسی به موبایل
بسیاری از مردم این روزها با تلفن های خود کار می کنند. حتی اگر فقط برای خواندن یک سند، به اشتراک گذاری آن و امضای آن باشد. خواه فروشنده ای باشد که معامله را بسته است یا کارگران از راه دور یا پرسنل میدانی که نیاز به تأیید یک خط مشی جدید دارند. امکان دسترسی و امضای یک سند در یک دستگاه تلفن همراه یک صرفه جویی در زمان واقعی است.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.
بدون یک سیستم مدیریت اسناد به راحتی قابل دسترسی، کارمندان اغلب باید منتظر بمانند تا دوباره در دفتر یا جلوی رایانه خود باشند. این باعث اتلاف وقت و افزایش زمان تایید و تشدید مشکلات نسخه‌سازی می‌شود.
بهترین شیوه ها به معنای بازیابی اسناد سریع و دقیق است و در عین حال نیازهای کارکنان را در هر کجا که کار می کنند برآورده می کند.
با نیروی کار به طور فزاینده ای متحرک، به نرم افزاری نیاز دارید که به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا نیازهای کارمندان از راه دور را برآورده کند. آنها نباید برای دسترسی یا بررسی یک سند، پشت میز خود باشند یا به شبکه داخلی متصل باشند. اطلاعات را در دستان آنها قرار دهید تا بتوانند به راحتی و به طور موثر کارهای خود را انجام دهند.
در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.
ذخیره سازی
با توجه به مسائل قانونی و مقرراتی که بسیاری از صنایع با آن مواجه هستند. مشاغل سیاست های نگهداری متفاوتی دارند که مشخص می کند چه مدت باید اسناد خاص را نگه دارند. برخی از شرکت ها اسناد را تا حد مجاز نگه می دارند و سپس آنها را دفع می کنند. سازمان‌های دیگر فضای انبار را اجاره می‌کنند تا اسنادی را که تا آخر عمر شرکت باقی می‌مانند نگهداری کنند.
اگر بتوانید حتی یک سوم کارکنان خود را کاهش دهید، نیاز شما به فضای تجاری چگونه خواهد بود؟ تمام اطلاعات شما در یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابری با امنیت بالا ذخیره می‌شد که می‌تواند نیاز به اکثر کاغذبازی‌های فیزیکی را از بین ببرد، چه نوع الزامات اداری دارید؟
در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.
