نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک با ISO 27001

خانه نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک با ISO 27001

نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک با ISO 27001

143-9-6 0

واحد تولید محتوا

استاندارد ISO 27001 معیاری برای مدیریت امنیت اطلاعات در نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک است. به ویژه برای مشاغلی که حجم زیادی از داده های حساس را در بخش های نظارتی مانند مالی، بهداشت و درمان و حقوقی مدیریت می کنند.

تخمین زده می‌شود که تنها در سال ۲۰۲۳، جرایم سایبری حدود ۸ تریلیون دلار برای کسب‌وکارها در سطح جهان هزینه داشته باشد و تا سال ۲۰۲۵، این رقم می‌تواند به ۱۰٫۵ تریلیون دلار در سال برسد. در سال ۲۰۲۳ حدود ۴٫۴۵ میلیون دلار برای شرکت ها هزینه داشت. با پیش‌بینی‌ها می‌بینیم که تهدیدها در حال افزایش هستند، بنابراین نمی‌توان اهمیت یک چارچوب امنیت اطلاعات قابل اعتماد و سازگار را نادیده گرفت.

اینجاست که یک سیستم مدیریت اسناد با گواهینامه ISO 27001 وارد می شود. این برنامه اطمینان حاصل می کند که شرکت ها سازماندهی شده و ایمن باقی می مانند. و اسناد از الزامات سختگیرانه ISO 27001 پیروی می کنند و اطمینان حاصل می کند که سازمان شما بالاترین سطوح حفاظت از داده ها را برآورده می کند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک؛ اهمیت این برنامه در عصر مدرن

مزایای کلیدی گواهینامه ISO 27001 برای نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک

گواهینامه ISO 27001 طیف گسترده ای از مزایای انطباق فراتر از امنیت را تضمین می کند، که آن را به چیزی تبدیل می کند که شرکت ها و سازمان ها باید فعالانه به دنبال آن باشند. برخی عبارتند از:

امنیت داده های پیشرفته

ISO 27001 شرکت‌ها را مجبور می‌کند تا با انجام ارزیابی‌های ریسک و اجرای کنترل‌هایی که خطر نقض داده‌ها را کاهش می‌دهد، رویکردی فعالانه برای امنیت اتخاذ کنند. با پیروی از این رویکرد، کسب و کارها در معرض تهدیدات داخلی و خارجی قرار می گیرند.

رعایت مقررات

بسیاری از مقررات جهانی، مانند GDPR (مقررات عمومی حفاظت از داده ها) و HIPAA (قانون قابل حمل و پاسخگویی بیمه سلامت)، شرکت ها را ملزم می کنند اطلاعات حساس را ایمن کنند. ISO 27001 تضمین می‌کند که کسب‌وکارها تمام فرآیندهای لازم را برای پیروی از تمام الزامات قانونی مربوطه دارند. این امر از اهمیت بیشتری برخوردار است. زیرا مشاغل ممکن است برای عدم رعایت این مقررات با مجازات های شدید روبرو شوند.

افزایش اعتماد و اعتبار

گواهینامه ISO 27001 چیزی جز یک مهر اعتماد برای مشتریان و شرکا نیست. این گواهینامه ثابت می کند که یک شرکت اقدامات لازم را برای محافظت از داده های مشتری انجام می دهد، که همیشه یک مزیت رقابتی است.

صرفه جویی در هزینه از طریق کاهش ریسک

ISO 27001 با شناسایی زودهنگام خطرات و اجرای کنترل‌هایی برای کاهش آنها، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا از رخنه‌های پرهزینه داده‌ها جلوگیری کنند. هزینه سود به طور قابل توجهی به نفع استفاده از EDMS های شکایت ISO 27001 است، سرمایه گذاری بسیار کمتر از ضرر مالی احتمالی ناشی از یک حادثه امنیتی است.

ISO 27001 چیست و چرا برای کسب و کار شما اهمیت دارد؟

ISO 27001 یک استاندارد بین المللی شناخته شده برای سیستم های مدیریت امنیت اطلاعات (ISMS) است. این استاندارد بر حصول اطمینان از محرمانه بودن، یکپارچگی و در دسترس بودن اطلاعات تمرکز دارد. این یک رویکرد سیستماتیک برای مدیریت اطلاعات حساس شرکت، کمک به سازمان ها برای مقابله با خطرات، اجرای اقدامات امنیتی، و محافظت از خود در برابر تهدیدات سایبری در حال تکامل ارائه می دهد.

بر خلاف بسیاری از چارچوب های دیگر، ISO 27001 فقط برای شرکت های بزرگ اعمال نمی شود. برای مشاغل کوچک و متوسط نیز مقیاس پذیر است. دستیابی به گواهینامه ISO 27001 شامل انجام یک فرآیند حسابرسی دقیق است که ثابت می کند یک شرکت کنترل های امنیتی لازم را برای مدیریت و محافظت از اطلاعات خود اجرا کرده است. برای بخش هایی که حفظ حریم خصوصی و امنیت داده ها برای انطباق بسیار مهم است. مانند مراقبت های بهداشتی (HIPAA)، امور مالی، و خدمات حقوقی (SOX)، گواهینامه ISO 27001 می تواند یک تمایز مهم باشد.

مزایای کلیدی گواهینامه ISO 27001 برای نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک

چرا کسب و کار شما به نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک مطابق با ISO 27001 نیاز دارد؟

یک نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک (DMS) ستون فقرات مدیریت چرخه حیات اسناد حساس، از ایجاد و ذخیره سازی تا بایگانی و تخریب نهایی است. هنگامی که با انطباق ISO 27001 ترکیب شود، DMS به ابزاری ضروری برای مشاغل مدرن تبدیل می شود. در اینجا دلیل آن است:

کنترل دسترسی:

یک DMS سازگار اجازه می دهد تا کنترل دقیقی بر روی افرادی که می توانند به اسناد حساس دسترسی پیدا کنند، ویرایش کنند یا به اشتراک بگذارند. با ISO 27001، اجباری است که کسب و کارها فقط اجازه دسترسی به پرسنل مجاز را بدهند، و DMS این فرآیند را خودکار و ایمن می کند.

مسیرهای حسابرسی:

ISO 27001 به گزارش های دقیق از تمام اقدامات انجام شده در اسناد حساس نیاز دارد. خواه مشاهده، ویرایش یا به اشتراک گذاشته شده باشند. DMS به طور خودکار این مسیرهای حسابرسی را حفظ و ردیابی مطابقت را آسان تر می کند.

رمزگذاری داده ها:

یک DMS باید اسناد را هم در حالت استراحت و هم در حین انتقال ایمن کند. نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک از رمزگذاری ۲۵۶ بیتی استفاده می کند و تضمین می کند که اسناد شما از لحظه آپلود تا زمانی که کاربران مجاز به آنها دسترسی پیدا می کنند، ایمن باقی می مانند. این سطح از امنیت برای برآوردن الزامات ISO 27001 حیاتی است.

کنترل نسخه:

کسب و کارها باید یکپارچگی اسناد را حفظ کنند و کنترل نسخه بخش کلیدی این امر است. یک DMS سازگار تغییرات سند را ردیابی می‌کند و تضمین می‌کند که فقط از به‌روزترین نسخه‌ها استفاده می‌شود و به جلوگیری از خطاها و اطمینان از انطباق کمک می‌کند.

بیشتر بخوانید: مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم

چگونه نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک به شما در دستیابی و حفظ مطابقت با ISO 27001 کمک می کند؟

وقتی صحبت از ایمن سازی اطلاعات حساس می شود، نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین فراتر از مدیریت اسناد سنتی است. مدیریت اسناد الکترونیک ابزارهای ضروری را برای کسب‌وکار شما برای سازگار ماندن، محافظت از داده‌های حساس و ساده‌سازی فرآیندهای امنیتی فراهم می‌کند. بیایید بررسی کنیم که چگونه ویژگی‌های برنالمه آرشیو دیجیتال مستقیماً با اصول اصلی ISO 27001 همسو می‌شوند و به شما کمک می‌کنند مطابقت داشته باشید.

کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

برنامه مدیریت اسناد کنترل دسترسی مبتنی بر نقش را ارائه می دهد و به مدیران اجازه می دهد تعریف کنند که چه کسی مجوز مشاهده، ویرایش یا اشتراک گذاری اسناد خاص را دارد. این با الزامات ISO 27001 برای محدود کردن دسترسی به داده های حساس مطابقت دارد. و اطمینان حاصل می کند که فقط پرسنل مجاز می توانند اسناد پرخطر را مدیریت کنند. به عنوان مثال، سوابق مالی را می توان به تیم های حسابداری محدود کرد. در حالی که دسترسی اسناد قانونی را می توان فقط به بخش حقوقی محدود کرد.

مسیرهای حسابرسی خودکار

نگه داشتن سابقه دسترسی و تغییرات اسناد برای مطابقت با ISO 27001 بسیار مهم است و برنامه آرشیو دیجیتال این فرآیند را با مسیرهای ممیزی خودکار می کند. هر تعامل با یک سند ثبت می شود و جزئیات مربوط به چه کسی، چه زمانی و چه تغییراتی به آن دسترسی داشته است. این نه تنها در ممیزی های خارجی کمک می کند، بلکه کسب و کارها را قادر می سازد تا بر فعالیت اسناد نظارت و هر گونه رفتار مشکوک را در زمان واقعی شناسایی کنند.

رمزگذاری داده ۲۵۶ بیتی

رمزگذاری یک الزام حیاتی تحت ISO 27001 است و برنامه اسناد الکترونیک از رمزگذاری ۲۵۶ بیتی استفاده می‌کند. همان سطحی که بانک‌ها از آن استفاده می‌کنند تا از اسناد هم در حالت استراحت و هم در حین انتقال محافظت کند. این تضمین می کند که اسناد حساس شما از دسترسی غیرمجاز محافظت می شوند، حتی در صورت رخنه یا رهگیری در حین انتقال فایل.

بازیابی فاجعه و در دسترس بودن داده ها

ISO 27001 بر اهمیت اطمینان از در دسترس بودن داده ها و انعطاف پذیری در مواجهه با بلایا تاکید می کند. برنامه بایگانی و مدیریت دیحیتال اسناد با ارائه پشتیبان گیری خودکار ذخیره شده در مراکز داده از لحاظ جغرافیایی مجزا، انطباق را تضمین می کند. این تضمین می کند که اسناد شما حتی در صورت خرابی سیستم، حملات سایبری یا آسیب فیزیکی به مرکز داده در دسترس باقی می مانند.

سیاست های نگهداری

نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا خط‌مشی‌های نگهداری سفارشی را تنظیم کنند. که تضمین می‌کند اسناد برای مدت قانونی مورد نیاز ذخیره می‌شوند و در صورت عدم نیاز به‌طور ایمن حذف می‌شوند. این ویژگی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با قوانین نگهداری داده‌های خاص صنعت مطابقت داشته باشند و در عین حال با الزامات مدیریت چرخه عمر سند ISO 27001 هماهنگ باشند.

مجازات برای عدم رعایت و عواقب واقعی

خطرات ناشی از عدم رعایت استانداردهای ISO 27001 بسیار فراتر از ناکارآمدی های عملیاتی است. عدم رعایت می تواند منجر به جریمه های سنگین، از دست دادن اعتماد مشتری و آسیب به شهرت شود. به عنوان مثال، در مناطق تحت کنترل GDPR، جریمه های ناتوانی در حفاظت از داده های شخصی می تواند به ۲۰ میلیون یورو یا ۴ درصد از گردش مالی جهانی برسد. علاوه بر این، نقض داده ها می تواند منجر به خسارات مالی هنگفت به دلیل هزینه های قانونی، پرداخت غرامت و از دست دادن تجارت شود.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک