نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد: همه چیز در مورد DMS

جمع آوری، توزیع، ویرایش و بایگانی اسناد از جمله وظایف روزمره مدیریت اسناد در سازمان ها می باشد. در این محتوا در مورد همه جوانب نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد اطلاعاتی را در اختیار شما قرار می دهیم.

نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد (DMS) چیست؟

سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) معمولاً سیستم‌های نرم‌افزاری با پشتیبانی پایگاه‌داده هستند که سازماندهی اسناد الکترونیکی را – بدون توجه به فرمت و محتوا – انجام می‌دهند. وظیفه اصلی یک DMS ضبط و ذخیره اسناد و در دسترس قرار دادن آنها در سراسر سازمان است. به این ترتیب، یک DMS را می توان به عنوان یک پسوند برای آرشیو مشاهده کرد. مدیریت اسناد همچنین شامل حذف و جستجوی اسناد است.

بیشتر بخوانید: نرم افزار اسناد: پیدا کردن (DMS) مناسب

سند در زمینه نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد چیست؟

یک سند می تواند یک فاکتور، قرارداد، مرجع استخدام و غیره باشد. در اصل، سند ذخیره شده در یک سیستم DMS طبیعتاً حاوی اطلاعات بیشتری از محتوای خالص سند است.

DMS-System Dokument Metadaten

اطلاعات اضافی همراه با سند به عنوان ابرداده نامیده می شود. این ابرداده نیز به سند اختصاص داده می شود، مانند:

شماره و نام پروژه

تاریخ ایجاد

نسخه

وضعیت

مرکز هزینه

حسابرسان و غیره

فراداده را می توان به طور خودکار از سند دریافت کرد یا با کلیدواژه دستی به DMS اضافه کرد. هنگامی که به طور مداوم و یکنواخت اجرا می شود، به یافتن سریع اسناد کمک می کند. علاوه بر این، اسناد یک فرآیند را می‌توان به راحتی در «پوشه‌ها» که به عنوان فایل‌های الکترونیکی نیز شناخته می‌شوند، دسته‌بندی کرد. اکنون باید مشخص باشد که چرا یک سیستم مدیریت اسناد عملا جام مقدس مدیریت اطلاعات است.

بیشتر بخوانید: مدیریت اسناد دیجیتال (DM) و بهبود مدیریت ارتباط با مشتری

نمونه هایی از مدیریت اسناد

اساساً چهار شکل مختلف از DMS وجود دارد:

سرور فایل به صورت DMS

سیستم های مدیریت اسناد با پشتیبانی پایگاه داده

DMS یکپارچه

DMS به عنوان یک سرویس (SaaS/Cloud)

این تمایز تا حدی منعکس کننده تاریخچه مدیریت اسناد است. همچنین به روشن شدن مزایا و معایب چهار نوع DMS کمک می کند.

سرور فایل به عنوان DMS در مقابل سیستم های مدیریت اسناد با پشتیبانی از پایگاه داده

ذخیره اسناد در سیستم‌های ذخیره‌سازی با ساختار درختی، مانند سرورهای فایل، درایوهای شبکه، صندوق‌های ورودی و موارد مشابه، یک مشکل را با مشکل دیگر تعویض می‌کند. مشکل کاغذی با مشکل دیجیتال. اسناد در ساختارهای دایرکتوری گیج کننده ناپدید می شوند. و ذخیره‌سازی اسناد به تنهایی مستلزم نظم و انضباط است. از طرح نام‌گذاری مورد توافق برای فایل‌ها گرفته تا مکان ذخیره‌سازی صحیح و کلمات کلیدی، با فرض اینکه اصلاً امکان پذیر باشد. نرم افزار DMS از این نوع به طور کلی ثابت می کند که برای مدیریت روزانه اسناد کافی نیست.

استفاده از چنین سیستم هایی به عنوان جایگزینی برای سیستم مدیریت اسناد، نتیجه معکوس دارد. محتوای اسناد اغلب قابل جستجو نیست، ابرداده وجود ندارد، به غیر از گردش کار، نسخه‌سازی و غیره. فقط نام فایل‌ها و مسیرهای دایرکتوری به عنوان حامل اطلاعات عمل می‌کنند.

به طور خلاصه:

ساختارهای دایرکتوری گیج کننده دارد.

آرشیو اسناد نیاز به نظم و انضباط دارد.

اسناد اغلب قابل جستجو نیستند.

متادیتا، گردش کار، نسخه سازی وجود ندارد.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد؛ قابلیت های بازیابی اطلاعات و دسترسی

DMS یکپارچه در مقابل DMS به عنوان یک سرویس

سیستم‌های مدیریت اسناد امروزی بر اساس طرح زیر کار می‌کنند:

یک سند ضبط می‌شود، اطلاعات سند خاص خوانده می‌شود و یک شناسه سند اختصاص داده می‌شود. سند و ابرداده در یک پایگاه داده ذخیره می شوند.

مزیت بزرگ:

شناسه تضمین می کند که سند به وضوح قابل شناسایی است و در DMS گم نمی شود.

معایب بزرگ:

نرم افزار DMS نصب شده بر روی رایانه محلی معمولاً برای دسترسی به DMS مورد نیاز است.

بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد؛ بهبود فرآیندهای مدیریت اسناد

با این حال، استثنائاتی وجود دارد. به عنوان مثال، سیستم‌های مدیریت اسناد وجود دارند که برای کارهای روزانه‌شان یک سرویس گیرنده وب DMS مبتنی بر مرورگر را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. این امر نیاز به نصب نرم افزار بر روی رایانه محلی را از بین می برد. این همیشه برای DMS در فضای ابری صدق می کند.

به عبارت دیگر، چنین DMS را می توان از طریق مرورگر از هر نقطه، حتی با گوشی هوشمند/تبلت، دسترسی داشت. با این حال، یک DMS ابری مزایای بیشتری نیز ارائه می‌کند:

مانند بسیاری دیگر از ارائه‌های نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SaaS)، ارائه‌دهنده نگهداری از DMS ابری را نیز بر عهده می‌گیرد و به طور ایده‌آل از عملکرد روان سیستم مدیریت اسناد با انجام آن اطمینان حاصل می‌کند. کارهایی مانند پشتیبان گیری منظم و خودکار.

به این ترتیب، DMS ابری همچنین می تواند به کاهش هزینه های فناوری اطلاعات کمک کند. با این حال، عامل تعیین کننده محتوای قراردادهای خدمات است. زمان اجرا، تعداد کاربران، حجم داده های استفاده شده و غیره عوامل کلیدی هستند که هزینه های DMS ابری را تعیین می کنند.

به طور خلاصه:

شناسه های سند باعث می شود که یک سند به وضوح قابل شناسایی باشد.

دسترسی به DMS از طریق نرم افزار محلی یا سرویس گیرنده وب امکان پذیر است.

با SaaS DMS یا Cloud DMS، ارائه دهنده مسئولیت نگهداری و بهره برداری را بر عهده می گیرد.

بیشتر بخوانید: برنامه آرشیو اسناد؛ اطمینان از انطباق و امنیت

عملکردهای مختلف نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد

بسته به سیستم DMS مورد استفاده، برنامه مدیریت اسناد الکترونیک می تواند عملکردهای مختلفی را ارائه دهد. توابع مهم و پرکاربرد DMS عبارتند از:

امنیت حسابرسی

نسخه سازی

آرشیو کردن

الزامات برای رعایت حفاظت از داده ها

گردش کار

مجوزهای مبتنی بر گروه

یک سیستم مدیریت اسناد، کار روزانه را بسیار ساده و سرعت می بخشد. به ویژه برای سازمان های توزیع شده، یعنی شرکت هایی با چندین مکان.

نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد کارآمد: استفاده بهینه به عنوان یک برنامه تخصصی

به محض اینکه سیستم مدیریت اسناد به عنوان مبنایی برای کاربرد دامنه خاص عمل می کند، مزایای کامل پیروی از این رویکرد برای فرآیند تجاری در دست کاملاً واضح می شود.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد

برنامه اسناد دیجیتال

 نرم افزار آرشیو اسناد

برنامه آرشیو اسناد

 نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

 برنامه آرشیو دیجیتال اسناد

برنامه آرشیو الکترونیک

نرم‌افزار مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

بایگانی اسناد

 نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد

برنامه بایگانی الکترونیک

 نرم افزار آرشیو دیجیتال

برنامه بایگانی دیجیتال

نرم افزار بایگانی الکترونیک

نرم افزار مدیریت اسناد

سیستم مدیریت اسناد

مدیریت اسناد

سیستم دیجیتال اسناد