نحوه ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد

نحوه ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد چگونه است؟ مدیریت اسناد فرآیندی است که اسناد را به گونه‌ای مدیریت می‌کند که بتوان اطلاعات را ایجادکرد. به اشتراک گذاشت. سازمان‌دهی و به طور کارآمد و مناسب ذخیره کرد. به این ترتیب، یادگیری نحوه ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد برای مشاغل بسیار مهم است.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

بسیاری از کسب و کارها با اطلاعات پرمخاطب سروکار دارند که باید ایمن و خصوصی نگه داشته شوند. در این صورت باید توانست به سرعت به آنها دسترسی پیدا کرد. در چنین مواردی، یک سیستم مدیریت اسناد با عملکرد روان ضروری است. اما حتی اگر کسب و کار شما ماهیت معمولی تری دارد، حفظ سوابق برای حسابداری و به خاطر کارایی مهم است.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

گزینه های سیستم مدیریت اسناد

این روزها، اکثر مشاغل به راحتی با اسناد دیجیتال کار می کنند و از برنامه هایی با ویژگی های ذخیره سازی و مدیریت استفاده می کنند. هیچ کمبودی در نرم افزار یا برنامه های مدیریت اسناد عمومی و خاص صنعتی وجود ندارد که به طور خاص برای بهبود مدیریت کسب و کار شما با فایل های الکترونیکی طراحی شده اند. به عنوان مثال، هتل‌ها ممکن است همچنان در هنگام ورود به سیستم ثبت کتابی داشته باشند. یا ممکن است همچنان در برگه کارت اعتباری کاغذی درخواست امضا کنند.

با این حال، بسیاری از کسب‌ و کارهای کوچک باید با ترکیبی از داده‌های قدیمی روی کاغذ و فایل‌های الکترونیکی سر و کار داشته باشند. گاهی در برخی موارد، نسبت داده‌های کاغذی بسیار بزرگ‌تر است.

در مورد نرم افزار افزایش سرمایه بیشتر بدانید.

تبدیل اسناد کاغذی به فرمت های دیجیتال

یک راه حل برای مشکل محیط داده های مختلط استفاده از سیستم تصویربرداری اسناد برای تبدیل تمام اسناد کسب و کار شما به فایل های الکترونیکی است. بسته به نوع داده‌ها و اسنادی که با آنها کار می‌کنید، این می‌تواند فرآیند نسبتاً ساده‌ای باشد یا ممکن است شامل خلاقیت و رویکردهای تخصصی باشد.

به عنوان مثال، یک فروشگاه خرده‌فروشی در مقیاس کوچک که رسیدها و موجودی کالا را مدیریت می‌کند، ممکن است بتواند اسناد کاغذی را با مقداری کار اضافی برای ورود اطلاعات به صفحات گسترده دیجیتال تبدیل کند. از سوی دیگر، مطب دندانپزشکی که سوابق سلامت، صورت‌حساب، عکس‌برداری با اشعه ایکس و غیره را نگه می‌دارد، احتمالاً به روشی قوی‌تر برای تبدیل فایل‌های کاغذی بسیاری از آنها به فرمت‌های دیجیتال، مانند استخدام یک کسب‌ و کار مناسب نیاز دارد. خدمات اسکن اسناد، یا خرید نرم افزار اسکن با قابلیت انتقال تصاویر با وضوح بالا در اینجا مورد نیاز است.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

مراحل یک سیستم مدیریت اسناد

چه با یک محیط فقط دیجیتال کار کنید یا در یک محیط ترکیبی با اسناد دیجیتال و کاغذی، راه اندازی یک سیستم مدیریت اسناد شامل سه مرحله است:

• ایجاد یک برنامه مدیریت اسناد 

• اجرای طرح مدیریت اسناد

• چیزی را تا آخر دنبال کردن و متعهد بودن به اجرای برنامه

مرحله اول دقیق ترین است، بنابراین اجازه دهید آن را بیشتر بررسی کنیم.

ایجاد طرح مدیریت اسناد

مرحله اول شامل پاسخ دادن به این پنج سوال است:

• قوانین ایجاد اسناد چیست؟

• آیا الگوهای داخلی برای برخی از اسناد تجاری استاندارد شما مانند نامه ها و فاکتورها وجود دارد و در کجا قرار دارند؟

• یک راهنمای سبک داخلی وجود دارد که باید رعایت شود؟

• اسناد جدید باید دارای تاریخ باشند یا مهر زمانی؟

• برای اشتراک گذاری یا بررسی اسناد چه رویه هایی باید رعایت شود؟

در مورد سامانه افزایش سرمایه بیشتر بدانید.

فاکتورها، نامه‌های یادآوری پرداخت، بروشورهای فروش، ایمیل، ترازنامه، صفحه‌گسترده، گزارش‌ها؛ همه کسب‌ و کارها اسناد مختلفی را در طول انجام و پیگیری تجارت ایجاد می‌کنند برای منظم نگه داشتن کارها، همه مشاغل باید قوانینی را برای ایجاد اسناد ایجاد کنند.

برای برخی از مشاغل کوچک، تنها نکات مهم این است که الگوهای اسناد تجاری مختلف و نحوه استفاده از آنها در کجا قرار دارند. اما اگر ایجاد سند در کسب و کار شما شامل افراد مختلف با همکاری، بررسی یا به روز رسانی اسناد باشد، باید مدتی را صرف تصمیم گیری در مورد نحوه انجام این کارها کنید تا از کارایی و سازگاری اطمینان حاصل شود.

در مورد نرم افزار بایگانی الکترونیک اسناد بخوانید.

گزینه‌های مختلفی را برای کنترل مجوزها، مشاهده ویرایش‌ها و در غیر این صورت به اشتراک گذاشتن یک سند بین چند نفر با بررسی‌های ایمنی وجود دارد. ادامه مطلب را در بخش بعدی این محتوا بخوانید.