اهمیت سیستم های مدیریت (DMS) و نرم افزار بایگانی اسناد برای مدیریت قراردادها را در این محتوا مورد بررسی قرار می دهیم. مدیریت قرارداد یکی از مهمترین عملیات مدیریت اسناد برای هر سازمانی است، بنابراین شما باید برای انجام این فرآیند و دستیابی به اهداف مورد نظر، سیستم بایگانی اسناد و مدیریت اسناد را انتخاب کنید. به دلیل اهمیت ذخیره سازی و مدیریت قراردادها، عملکردهای مهمی توسط نرم افزارهای مختلف مدیریت اسناد (DMS) برای دستیابی به بالاترین کارایی این فرآیند انجام می شود.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
کاهش هزینه
مزیت اصلی استفاده از نرم افزار سیستم بایگانی اسناد (DMS) کاهش هزینه ها از نظر موارد زیر است:
-
صرفه جویی در هزینه های هدر رفت ذخیره سازی
-
مل و نقل و پست برای ارتباط با مشتریان
-
پشتیبانی از امکان امضای الکترونیکی قراردادها بدون نیاز به حضور کارکنان و مشتریان در یک مکان
تمرکز
نرم‌افزار سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) به دریافت یک نقطه مرکزی برای مدیریت همه قراردادها و تعیین مجوز برای هر کاربر برای این قراردادها کمک می‌کند. خواه امکان خواندن فقط خواندن یا ویرایش برخی از متن‌ها یا اقدامات دیگر باشد.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.
مدیریت پذیری
قراردادهای ذخیره سازی و مدیریت از طریق سوابق الکترونیکی متکی بر فناوری دیجیتال با امکان تمدید قرارداد و یا فسخ قرارداد به موقع است.
بهبود بهره وری
نرم افزار سیستم های مدیریت اسناد (DMS) بازنگری دوره ای قراردادها را فراهم می کند. این فرصت بیشتری را برای بهبود بهره وری و افزایش کارایی و کاهش نرخ خطا فراهم می کند.
نرم افزار سیستم های مدیریت اسناد (DMS) از طریق برخی از عملکردهای مهمی که به اهداف شرکت دست می یابد، نقش مهمی در فرآیند مدیریت قرارداد ایفا می کند.
در مورد نرم افزار افزایش سرمایه بیشتر بدانید.
مدیریت اسناد مهم است
ذخیره سازی کاغذ ممکن است به فضای فیزیکی قابل توجهی نیاز داشته باشد. یک پلت فرم مدیریت اسناد می تواند اسناد متفاوت را برای کنترل، دسترسی و کارایی فرآیند بیشتر ادغام کند. مزایایی از نظر بازیابی اطلاعات، امنیت، حاکمیت و هزینه کمتر عملیات ارائه می دهد. علاوه بر این، مدیریت صحیح سوابق در حال تبدیل شدن به یک الزام قانونی است.
مدیریت اسناد تعریف شده است
این سیستم یا فرآیندی است که برای ضبط، ردیابی و ذخیره اسناد الکترونیکی مانند PDF، فایل‌های پردازش کلمه و تصاویر دیجیتالی محتوای کاغذی استفاده می‌شود.
مدیریت اسناد می تواند در زمان و هزینه شما صرفه جویی کند. امنیت اسناد، کنترل دسترسی، ذخیره سازی متمرکز، مسیرهای حسابرسی و جستجو و بازیابی ساده را فراهم می کند.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بدانید.
کاغذ کمتر، عملکرد بیشتر
مدیریت اسناد از کاغذ دیجیتالی به امنیت، حسابرسی و موارد دیگر تبدیل شده است.
ظرفیت ذخیره سازی بیشتر
ظرفیت ذخیره سازی یک سرور بیشتر از یک کابینت بایگانی فیزیکی یا انبار است.
ویژگی های مشترک
سیستم ها از نظر دامنه متفاوت هستند. اما ویژگی هایی مانند: نمایه سازی، کنترل نسخه و موارد دیگر را به اشتراک می گذارند.
خدمات بهتر به مشتریان
کاهش هزینه ها و بهبود روابط؛ با استفاده از راه حلی که می تواند دستخط و فرم ها و اعداد را بخواند، هزینه های عملیاتی را کاهش داده و رضایت مشتری را افزایش داده است.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
حل چالش های رایج مدیریت اسناد
الگوهایی برای انواع اسناد جدید
خدمات ضبط با هوش مصنوعی نیاز به الگوها را برطرف می کند.
بودجه اضافی برای استقرار سرورها
پردازش مبتنی بر ابر هزینه های استقرار و مدیریت را کاهش می دهد.
مدیریت داده های حساس
ابزارها می توانند داده های محافظت شده را برای ویرایش یا هدایت مجدد پرچم گذاری کنند.
فقدان تجزیه و تحلیل
بسیاری از راه حل ها استراتژی های ارزشمند استخراج داده را ارائه می دهند.
در مورد سیستم بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.
