مدیریت کارآمد اسناد در هر زمان و مکان

معرفی مختصری از سیستم مدیریت اسناد با نام تجاری جدید مبتنی بر ابر (نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین) که نحوه مدیریت اسناد را تغییر خواهد داد در اینجا آورده شده است. مدیریت کارآمد اسناد در این سیستم گنجانده شده است.

کلیک کنید: نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

راه حل موثر مدیریت اسناد نباید مستلزم کنار گذاشتن تمام فرآیندهای کاری فعلی باشد. با این حال، کاری که می تواند انجام دهد این است که آنها را ساده تر و کارآمدتر کند. بنابراین کارکنان و تیم ها باید بتوانند به طور موثرتری کار کنند. آزاد کردن زمان برای تمرکز روی کارهای سازنده تر.

نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین دقیقاً این کار را انجام می دهد.

کلیک کنید: برنامه مدیریت اسناد

به عنوان یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر واقعی که از طریق وب قابل دسترسی است، نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک به گونه ای طراحی شده است که ذخیره و مدیریت داده ها را تا حد امکان آسان و در دسترس قرار دهد. بدون ایجاد اختلال در روش های فعلی کار.

با توجه به این واقعیت که می تواند مایکروسافت ویندوز و ساختارهای ایمیل موجود را ترکیب کند، کاربران متوجه می شوند که انتقال از روش های فعلی آنها به نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک ساده و روان است. نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک همچنین به منحصر به فرد بودن خود می بالد. زیرا ظاهر و انعطاف کار با کاغذ را در خود جای داده است.

و علاوه بر این، از آنجایی که با استفاده از اینترنت قابل دسترسی است، نیازی به نصب یا تعمیر و نگهداری منظم نیست – تمام جنبه های تکنولوژیکی توسط متخصصان انجام می شود و مرتباً به روز می شود.

مدیریت کارآمد اسناد با ویژگی های نرم افزار اسناد پرشین

یکی از ویژگی‌های مهم نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک در نحوه مدیریت نگهداری داده‌ها است. چیزی که با اجرایی شدن مقررات جدید GDPR مورد توجه قرار گرفته است. داده‌ها را می‌توان در داخل سیستم در «سطل‌ها» نگه داشت یا به‌طور دائم حذف کرد. تا اطمینان حاصل شود که پیروی از GDPR با حذف داده‌های یک فرد به تلاش کمی نیاز دارد.

چیدمان یک فایل بصری است و به راحتی قابل پیگیری است. اما اگر سندی اشتباه فایل شود یا به نظر گم شده باشد، قابلیت جستجوی نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک امکان بازیابی سریع و آسان را فراهم می کند.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد

چاپ و اسکن مجازی ویژگی هایی هستند که به کاربران امکان می دهند با استفاده از دستگاه های محلی و متصل به USB مستقیماً در نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک چاپ و اسکن کنند. در اینجا انتقال داده ها از فرمت فیزیکی به دیجیتال سریع و قابل مدیریت است.

به همین ترتیب، سیستم الگوی نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک که می‌تواند به راحتی هر ساختار فایل موجود را که در حال حاضر استفاده می‌شود. به راحتی تکرار کند. در اینجا سازگاری و زمان مدیریت کاهش می‌یابد.

در مورد نرم افزار امور سهام بخوانید.

چگونه می تواند برای کسب و کارهای کوچک مفید باشد؟

استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک می تواند تا حد زیادی به یک کسب و کار کوچک در نحوه اداره آن کمک کند. همچنین کمک زیادی به اقدامات صرفه جویی در زمان و کاهش هزینه می کند.

این واقعیت که به طور کامل از راه دور توسط متخصصان محصول مدیریت می شود به این معنی است که نیازی به کارشناسان داخلی نیست. دانش فنی دقیق به هیچ وجه ضروری نیست. استفاده از آن ساده و شهودی است و در صورت نیاز منابع پشتیبانی در دسترس است.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد

دسترسی به نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک به لطف سازگاری بین پلتفرم آن بر روی هر دستگاهی امکان پذیر است. به این معنی که به تجهیزات جدیدی نیاز نیست و روش هایی که کسب و کارهای کوچک ممکن است به آن علاقه داشته باشند، مانند کار از راه دور، می توانند به طور موثر اجرا شوند.

از آنجایی که فضای ذخیره‌سازی نامحدود است، کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند به طور بالقوه فضای اداری ارزشمندی را آزاد کنند. زیرا نیاز به یافتن مکان‌هایی برای کپی‌های فیزیکی داده‌ها برطرف می‌شود.

نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک کسب‌وکارها را تشویق می‌کند تا اولین گام‌ها را برای تبدیل شدن به یک دفتر بدون کاغذ، بدون بازنگری کامل فرآیندهای آشنا بردارند.

کسب و کار شما می تواند در هزینه های چاپ و هزینه های مربوط به بایگانی کاغذ صرفه جویی کند. فرآیندهای مدیریت اسناد خود را با نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک ساده کنید و به عنوان یک تجارت کارآمدتر شوید.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک

آیا نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک امن است؟

همیشه نگرانی برای هر کسب و کاری که به دنبال اتخاذ روش های جدید کار با ذخیره سازی داده است این است که چقدر چیزها ایمن خواهند بود.

مدیریت کارآمد اسناد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین سیستم سطوح امنیتی رمزگذاری چند لایه را ارائه می دهد تا به القای اطمینان از امنیت تا حد امکان کمک کند. ISO27001، استاندارد بین المللی برای مدیریت اطلاعات، رعایت شده است.

پشتیبان‌گیری‌ها به‌طور خودکار مکان‌هایی ایجاد می‌شوند و در چندین مکان جغرافیایی ایجاد می‌شوند. به این معنی که هیچ نقطه‌ای از شکست وجود ندارد. اگر مشکلی در جایی پیش بیاید، در بسیاری از مکان‌های دیگر پشتیبان‌گیری می‌شود.

در صورت ناخوشایند حمله باج‌افزاری، نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک دارای قابلیت انعطاف‌پذیری کامل باج‌افزار است. کاربران به سادگی نیاز به تنظیم مجدد و اتصال مجدد به داده‌های خود دارند، بدون اینکه اطلاعاتی از دست رفته یا ضبط شود.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک همچنین ورود کاربر به صورت فردی را ارائه می دهد. به این معنی که با مدیریت کارآمد اسناد می توان یک مسیر واضح از استفاده برای هر گونه دسترسی به اسناد توسط کارمندان ارائه داد. هر گونه تغییر ایجاد شده نیز می تواند از این طریق نظارت شود و تاریخچه سند کامل در دسترس باشد.

برای کسانی که خواهان میزبانی محلی هستند، یک جایگزین به شکل، نرم افزار مدیریت اسناد با میزبانی محلی ارائه می شود. نصب و میزبانی در محیط اداری، اجازه می دهد تا تمام جنبه های ذخیره سازی و استفاده از داده ها توسط کاربر کنترل شود.

از طریق مدیریت کارآمد اسناد در زمان و هزینه کسب و کار کوچک خود صرفه جویی کنید.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت اسناد