مدیریت چرخه عمر سند

بستری کامل برای مدیریت چرخه عمر سند کامل را با نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک فراهم کنید. چالش هایی از قبیل؛ همگام شدن با فناوری، مدیریت زمان، هزینه های قابل توجه نگهداری اسناد، امنیت داده ها و… پیـش روی هر سازمان و تجارتی است. با این وجود میتوان همین چالش ها را به فرصت تبدیل کرد، فرصت هایی که تیم متخصصان پرشین سیستم می توانند به شما در استفاده از آن ها کمک می کنند. در ادامه با راه های مدیریت سند آشنا شوید.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

مدیریت چرخه عمر سند

رویکردهای کارآمد برای بایگانی اطلاعات در تمام جنبه های مادی چرخه حیات آن – از ایجاد تا نابودی – یک چالش مهم به حساب می آید. در عین حال ، ضرورت ایجاد چنین رویکردی امری لازم است که مزایای آن در کاهش هزینه ها، افزایش عملکرد سازمان و سـهولت دسترسی به داده ها نقش قابل توجهی را ایفا می کند.

مدیریت محتوا را ساده کنید

تمام محتوای خود را تحت یک سیستم مدیریت کنید تا به راحتی یافتن اطلاعات، کاهش سیلوها و فایل های بایگانی را از طریق یک رابط کاربری مبتنی بر پوشه آسان کنید.

تسریع در ضبط محتوا

اسکن و نمایه سازی دستی را با ابزارهای ضبط قوی برای وارد کردن و دسته بندی حجم بالایی از اسناد در مقیاس به حداقل برسانید.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

فایل های عمومی را به اشتراک بگذارید

با در دسترس قرار دادن اطلاعات حیاتی از طریق یک پورتال عمومی قابل تنظیم، شفافیت را افزایش دهید.

دسترسی به فایل ها در حال حرکت

به راحتی با دستگاه تلفن همراه خود فایل ها را ضبط، آپلود و ویرایش کنید، حتی در مناطقی با اتصال محدود.

در مورد آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.

سازماندهی خودکار فایل ها

کار بایگانی دستی را با پر کردن متادیتا به صورت پویا، نام‌گذاری فایل‌ها یا تنظیم ویژگی‌های رکوردها با استفاده از فعالیت‌های خودکار کاهش دهید.

ترویج همکاری

همزمان با سایر اعضای تیم، محتوا را ویرایش کنید، نظرات خود را بنویسید، حاشیه نویسی اضافه کنید و موارد دیگر، همه اینها در حالی که می توانید تغییرات و نسخه ها را ردیابی کنید.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

یکپارچه با محتوای مایکروسافت ۳۶۵ کار کنید

ایجاد، ویرایش و بایگانی محتوا با پشتیبانی بومی برای برنامه های Microsoft 365، از جمله Teams، Outlook و مجموعه آفیس.

تسهیل انطباق با سوابق

سوابق جدید ایجاد شده را طبق مقررات صنعت و سیاست های شرکت به صورت خودکار بایگانی کنید.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

محتوا را با برنامه های سازمانی متصل کنید

از API های وب برای ایجاد راه حل های سفارشی و ساده کردن دسترسی به اطلاعات در جایی که کارکنان انتظار دارند، استفاده کنید.

اشتراک گذاری مستقیم

یک راه حل امن تر به اشتراک گذاری فایل برای کسب و کار شما در اینجا وجود دارد. به اشتراک گذاری اطلاعات با افراد خارج از یک سازمان یک روش تجاری استاندارد برای هر صنعتی است. با این حال، با وجود گزینه‌های بیشتر از همیشه برای کارمندان برای به اشتراک گذاشتن فایل‌ها در زمانی که امنیت و حریم خصوصی نگرانی‌های روزافزونی دارند، سازمان‌ها باید ابزارهای امن‌تر و قابل اعتمادتری را ارائه دهند که امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها را بدون قربانی کردن راحتی و حاکمیت فراهم می‌کند. روش‌های سنتی مانند پیوست‌های ایمیل یا کاغذ قدیمی فاقد ردیابی ممیزی هستند و معمولاً فاقد تدابیر امنیتی اضافی برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز هستند. نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم روشی شفاف‌تر و امن‌تر برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها از طریق ابر از یک نمای آشنا که کارکنان هر روز از آن استفاده می‌کنند، فراهم می‌کند.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید.

به محافظت از فایل های حساس و ارتقای انطباق کمک کنید

از پیوندهای محافظت شده با رمز عبور، تاریخ انقضای خودکار و امنیت داخلی ابری برای پشتیبانی از انطباق و کاهش دسترسی غیرمجاز به محتوای به اشتراک گذاشته شده با دیگران، استفاده کنید.

شفافیت در اسناد مشترک به دست آورید

با یک دنباله حسابرسی یکپارچه که اشتراک‌گذاری فایل و فعالیت دانلود را در هر مرحله از راه ردیابی می‌کند، از چه کسی، چه چیزی، کجا و چه زمانی مطلع باشید.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک بخوانید.

به راحتی فایل ها را در نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم از جایی که قبلاً با آن همکاری می کنید و اطلاعات مهم سازمان خود را ذخیره می کنید – بدون نیاز به یادگیری یک پلت فرم جدید به اشتراک بگذارید.